Il PRINCE2 update alla sesta versione non ha modificato la struttura del metodo, basato sui quattro elementi integrati:
7 principi
7 processi
7 tematiche
e l’ambiente di progetto (adattamento all’ambiente…)
Questa struttura era, ed è, uno dei punti di forza di PRINCE2 – integra tutti gli elementi essenziali del project management in un framework integrato che può essere applicato con successo ad ogni tipo di progetto.
L’ultimo dei quattro elementi integrati, ‘adattamento all’ambiente di progetto specifico’, è diventato molto più importante nella sesta versione di PRINCE2.
Cos’è l’adattamento?
“L’adattamento consiste nell’adattare un metodo o processo al contesto di un progetto specifico.” (manuale PRINCE2). In questo caso, adattare il metodo PRINCE2 al progetto nel quale verrà usato.
In risposta a questa definizione, ho spesso sentito questa domanda “E perché abbiamo bisogno di adattare PRINCE2? Non si tratta di un metodo di project management universale, che può essere utilizzato per ogni tipo di progetto?”
Ora, questo aspetto di versatilità di PRINCE2 è proprio ciò che lo rende applicabile a qualsiasi tipo di progetto. I principi PRINCE2 sono validi per tutti i progetti e le tematiche e i processi sono elementi essenziali ed importanti per tutti i progetti. Allo stesso tempo questi elementi ‘universali’, nel manuale PRINCE2, sono descritti in maniera standard, o possiamo dire ‘universale’.
La gestione dei rischi, per esempio, che in PRINCE2 si trova all’interno della tematica dei rischi, è considerate essenziale per ogni progetto. Tuttavia, la spiegazione riguardo come gestire il rischio nel manuale PRINCE2 è uno standard, forse in qualche modo un approccio formale che nella realtà può essere applicato in diversi modi. Il rischio, per esempio in un progetto agile, può essere gestito in maniera meno formale, con l’utilizzo di strumenti di comunicazione visiva come una lavagna dei rischi e registro dei rischi orale. In un progetto di sviluppo di un prodotto assicurativo può essere un’attività statistica molto specialistica, che segue dei calcoli precisi. PRINCE2 riconosce tutto questo e lascia spazio all’adattamento della tematica dei rischi – anzi, dice che le tematiche devono essere adattate – e allo stesso tempo spiega che le tematiche non possono essere lasciate da parte, perché essenziali.
E questo è il caso di tutte le tematiche e processi: il manuale PRINCE2 fornisce un approccio standard, che può aver bisogno di più o meno adattamento a seconda delle specifiche situazioni.
Quindi quando adattiamo PRINCE2?
Adattamento per un progetto – partendo da PRINCE2
L’adattamento è un principio di PRINCE2. Se non c’è adattamento non è PRINCE2!
Per ogni progetto in un contesto nel quale PRINCE2 non è stato ancora adattato, un project manager deve vedere come applicare le tematiche e i processi di PRINCE2. L’adattamento è concordato con il project board che deve assicurare che il progetto applichi gli standard definiti dal corporate o programme management, dal cliente o altri organi decisionali.
Adattamento – a partire dagli standard dell’organizzazione
Se l’organizzazione nella quale il progetto viene svolto ha già adottato il suo standard di gestione progetti (basato su una versione adattata di PRINCE2), l’adattamento è comunque necessario e deve essere fatto sulla base di questo standard.
In organizzazioni dove vengono svolti tanti progetti dello stesso tipo, è conveniente investire in una versione adattata di PRINCE2, che fa sì che l’adattamento a un certo tipo di progetti venga fatto una volta sola, facendo risparmare tempo ai progetti e ai loro project manager. Rende anche i progetti più facili da controllare da un punto di vista della governance.
Adattamento continuo
In organizzazioni dove PRINCE2 è stato già adottato, il metodo standard di project management non dovrebbe essere bloccato fino alla fine dei tempi. Idealmente, per mantenere lo standard rilevante, il governance body che ha sviluppato lo standard aziendale deve registrare le lezioni apprese dai progetti utilizzando il metodo. Quindi può integrare queste lezioni in un ciclo di valutazione regolare (annualmente, ogni due anni…) all’interno degli standard organizzativi, adattandolo in un ciclo di miglioramento continuo.
Questo permette all’organizzazione di adattarsi, e continuare ad adattarsi, a pratiche e metodi in continua evoluzione, nella project management. E fa anche sì che la community di project management dell’organizzazione si senta coinvolta nel modello dell’organizzazione e lo usi di più, con maggiore successo.
Questa attenzione all’adattamento rende la nuova versione del manuale PRINCE2 veramente practica, flessibile e scalabile! La sesta versione di PRINCE2, ora più che mai, grazie anche alla maggiore rilevanza data all’adattamento, spiega come migliorare e adattare il project management a tutte le situazioni.
Niels Van Bemmelen
Niels ha 20 anni di esperienza in progetti e programmi per la gestione del cambiamento all’interno delle organizzazioni. È stato coinvolto in ampi progetti per il cambiamento aziendale in ambienti internazionali fortemente competitivi. Come project manager, business analyst e in ruoli di garanzia, Niels ha lavorato su progetti in ambito finanziario, turistico, educativo e anche nel settore pubblico. È un trainer multilingue per PRINCE2, MSP, MoP, P3O e PRINCE2 Agile ed è in grado di fornire corsi in inglese, italiano e olandese.
