PM² (P-M squared) sta per ‘Project Management Methodology’. La metodologia è stata sviluppata e rilasciata per la prima volta nel 2007 per essere utilizzata esclusivamente in progetti IT all’interno del Dipartimento IT (DIGIT) della Commissione Europea.
Prima di PM², all’interno della Commissione venivano già utilizzati diversi framework (ad esempio per organizzare le attività di sviluppo software) che però non tenevano conto di tutte le interazioni con gli stakeholder, non permettevano di monitorare budget, risultati o qualità e non prevedevano nessuna strategia di gestione rischi e issue. Oppure all’estremo opposto c’erano i metodi generici di project management provenienti dall’esterno, come PRINCE2 o PMBOK, che però richiedevano di essere adattati per poter poter funzionare correttamente in un ambiente di progetto non ancora abbastanza maturo. Il Methodology Team di DIGIT decise allora di iniziare a cercare delle best practice da cucire insieme in maniera coerente per dare vita ad un insieme di linee guida flessibile, facile e solido che i project manager potessero usare per gestire lo sviluppo software in maniera controllata.
La nascita di PM²
Per testare la soluzione sono stati selezionati dei progetti pilota ed il successo è stato immediato: leggero, il nuovo metodo richiedeva tempi di apprendimento abbastanza veloci e si è dimostrato sin da subito adatto ad affrontare le tipiche sfide del settore pubblico: forti gerarchie, bassa maturità del project management, mancanza di responsabilità. Era nato PM².
Invece di proporre immediatamente PM² come “il” metodo da usare per tutti i progetti, il team ha continuato a selezionare progetti pilota e volontari per testare ed affinare il nuovo strumento. Il successo dei progetti gestiti utilizzando PM² ha iniziato ad avere risonanza anche al di fuori del team DIGIT e ci sono state delle richieste di utilizzare la metodologia anche per progetti non-IT. Questo “PM² customizzato” avrebbe sostituito completamente la metodologia e velocizzato la sua adozione all’interno dei numerosi dipartimenti della Commissione Europea.
I primi corsi di formazione PM² e la Guida ufficiale
Alla fine del 2010 era ormai chiara l’importanza di avere metodi comuni di lavoro e di basarsi su good practice. Fu quindi presa la decisione di creare non solo dei corsi di formazione per PM² ma anche un percorso di certificazione per “valorizzare le risorse che si stavano impegnando ad utilizzare la metodologia” e riconoscere il loro impegno nel miglioramento della maturità della Commissione Europea nel project management. I primi corsi iniziarono nel 2012 e furono da subito un grande successo, con formazione quasi ogni giorno e corsi pieni già tre o quattro mesi in anticipo.
Sei anni dopo erano stati formati oltre 10.000 professionisti e più di 1.000 avevano ottenuto la certificazione.
Nel 2012 è stata creata una guida ufficiale, la versione “v2.0”, molto generica, utilizzabile per ogni tipo di progetto e in ogni contesto. Un anno dopo, il successo di PM² ha iniziato a diffondersi in altre Istituzioni Europee, grazie a progetti che vedevano coinvolte più istituzioni e alla mobilità del personale. Nel 2014 è stata pubblicata la guida PM² nella sua versione v2.5, che costituisce un’importante svolta nella direzione “più Europa, meno Commissione”. È stata la base per l’adozione di PM² da parte del Consiglio dell’Unione Europea e del Parlamento. Allo stesso tempo anche le Agenzie Esecutive all’interno degli stati membri hanno iniziato a manifestare il loro interesse ed è stato creato un vero network paneuropeo per mettere in contatto tutti i professionisti di project management all’interno delle Istituzioni Europee.
Dal 2016 a oggi: sfide e successi di PM²
In parallelo con la crescita dell’utilizzo di PM² crescevano anche le aspettative – la sfida per il relativamente piccolo “Method team” all’interno di DIGIT diventava sempre più grande: creazione di contenuti online, traduzione in tutte le lingue, adattamento per diversi tipi di progetto, integrazione con metodologie di portfolio o programme management… Oltre a tutto questo, considerando che la maggior parte dei progetti interni erano gestiti con PM², succedeva che le istituzioni si trovassero in difficoltà con partner esterni che non conoscevano il metodo. Questo portava a dover organizzare nuovamente la formazione ma per project manager esterni, con conseguente aumento dei costi di progetto. A tutte queste dinamiche si univa la necessità del Method team di rendere pubblico quello che avevano realizzato con così tanto successo, ed è per questo che nel 2016 si è deciso di rendere PM² un metodo pubblico, tramite un modello Open Source che consente a chiunque di utilizzare, adattare, completare e modificare la metodologia senza nessun costo. L’avventura di OpenPM² è iniziata a novembre 2016: per tre mesi consecutivi, la guida OpenPM² è stato il secondo libro più scaricato all’interno della Libreria dell’Unione Europea, secondo solo alla… mappa dell’Unione Europea!
Autore: Laurent Kummer
