In QRP International sappiamo che il migliore modo per imparare e dimostrare l’efficacia delle Best Practice è CONDIVIDERE storie di successo, specialmente attraverso case study e esempi di situazioni comuni che un Project, Programme o Portfolio Manager può incontrare.
Se è vero che non si finisce mai di imparare, vogliamo aiutarvi ad avere sempre nuovi spunti e suggerimenti per stare al passo con il cambiamento.
In questo articolo vedremo come Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH ha introdotto e adattato PRINCE2.
Konica Minolta è una multinazionale giapponese leader mondiale nelle tecnologie applicate ai settori Business Technology (soluzioni di stampa e gestione documentale per ufficio, production printing e inkjet industriale), Healthcare (sistemi radiografici e diagnostici), Industrial-Sensing (dispositivi e sensori ottici, strumentazioni scientifiche di misurazione).
La società sta attuando una trasformazione ai suoi processi core business e si sta trasformando da organizzazione incentrata sull’hardware ad una orientata sui servizi IT e ha individuato il project management come motore e sostegno per il cambiamento.
Ha quindi deciso di adottare PRINCE2 per migliorare le capacità di project management e per aiutare a sviluppare una funzione di project & portfolio management per la sua sede centrale e per le società operanti a livello nazionale.
Quali sono stati i fattori a guidare il cambiamento?
- Aspettative e richieste dei clienti
- Necessità del cambiamento all’interno dell’organizzazione per migliorare l’efficienza
- Trasparenza limitata (sopratutto per progetti interni) e capacità decisionali limitate
- Un contesto molto competitivo e agile
La società era consapevole di dover migliorare il suo project & portfolio management per poter metter in atto il cambiamento del business e per poter rispondere alle domande “quanti progetti abbiamo?” e “quanto costano?”. Non aveva informazioni affidabili riguardo al numero totale di progetti programmati e, in fase di esecuzione, del budget utilizzato o del planning e obiettivi. Un’assenza di project & portfolio management trasparente limitava la consapevolezza necessaria per prendere decisioni.
Per prima cosa sono stati stabiliti traguardi a breve e lungo termine per aiutare a costruire il giusto contesto per raggiungere scopi e obiettivi definiti.
Vediamo in dettaglio i quattro punti salienti del programma di cambiamento:
- SCOPI E PROCESSI
Lo scopo del programma era quello di implementare il project & portfolio management nelle sedi principali in Europa e nelle sussidiarie europee – processo ancora in corso.
I bisogni alla base erano: necessità di una visione di insieme del portfolio, abilità a prioritizzare e armonizzare i progetti e avere una guida strategica. La risposta ai bisogni è stata l’introduzione ed il continuo adattamento dell’approccio e dei processi PRINCE2. Questo approccio valeva sia per progetti interni e con i clienti che per l’istituzione di processi di controllo finanziario.
- MIND SETTING
A tal fine è stato fondamentale riconoscere il project managament come motore e sostegno per il cambiamento e miglioramento del business ed anche accettare processi standardizzati, strumenti, ruoli e responsabilità.
- TRAINING & EDUCATION
Konica Minolta ha parallelamente creato un training programme per i suoi dipendenti; il training ha coinvolto tutte le persone interessate in progetti e i full-time project manager. Sono state individuate le skills richieste per i diversi ruoli ed i rispettivi livelli di training PRINCE2. Eccoli nel dettaglio:
- Livello Bronze – gruppo target: tutti i dipendenti che hanno un ruolo in un progetto – PRINCE2 FOUNDATION
- Livello Silver – gruppo target: Dipendenti che lavorano regolarmente su progetti – PRINCE2 PRACTITIONER
- Livello Gold – gruppo target: Project Manager a tempo pieno – PRINCE2 PRACTITIONER + training specifici per senior manager
- INTRODUZIONE DI UN UNICO STRUMENTO DI PROJECT & PORTFOLIO MANAGEMENT
Altro elemento importante: il supporto del giusto set di strumenti. Sono stati valutati vari strumenti e la scelta è ricaduta su Principal Toolbox di Fortes Solutions. Konica Minolta ha lavorato con Fortes Solution per sviluppare un set di strumenti comune brandizzato ‘Lighthouse’ all’interno di Konica Minolta.
L’efficacia del nuovo sistema è stata continuamente valutata attraverso i KPI (Key Performance Indicator) definiti per misurare il miglioramento delle capacità di gestione dei progetti in tutte le operation europee. Esempi di KPI introdotti sono stati il numero di project manager certificati PRINCE2 in tutte le operation europee e il numero di sussidiarie europee utilizzatrici di Lighthouse come strumento di project & portfolio management.
Alcuni esempi dei miglioramenti misurati con i KPI? I progetti guidati da Project Manager certificati PRINCE2 sono aumentati da 23% al 90% in un anno e i progetti con fattori di successo ben definiti sono cresciuti dal 45% al 100% in un anno.
I nuovi servizi di project, programme e portfolio management sono già utilizzati dalla sede centrale di Konica Minolta e dalle sue divisioni europee. Il programma di cambiamento ha già sviluppato un approccio PRINCE2 su misura, stabilito processi e funzione di project & portfolio management per le sedi europee e finalizzato lo strumento comune (Lighthouse). Konica Minolta sta migliorando le performance di realizzazione dei progetti e supportando la transizione verso i servizi basati sull’IT. Per il futuro si aspetta di avere benefici dalla coerenza nella fatturazione dei servizi di project management, un migliore management delle risorse e un allineamento più forte dei progetti scelti con la corporate strategy.
Inizialmente il programma di cambiamento ha riscontrato dei problemi come resistenza al cambiamento e difficoltà nel coinvolgimento del management; molti dubbi erano stati sollevati riguardo alla velocità del cambiamento e quindi alla sensazione di essere sopraffatti dalla quantità dei cambiamenti. Ma i dubbi e i problemi sono stati affrontati con successo grazie alla formazione in PRINCE2 e all’adattamento di processi, strumenti, modelli in maniera efficace.
Un insegnamento importante del case study Konica Minolta è sicuramente quello di introdurre il cambiamento gradualmente, evitando di sovraccaricare l’organizzazione con nuovi processi e nuovi modi di pensare. Per far ciò bisogna accettare tempi di adozione più lunghi ma che porteranno a risultati qualitativamente migliori.
