La parola trasparenza all’interno di un progetto può essere definita come “la qualità di essere svolto in maniera aperta, senza segreti”. Nel regno dei progetti e dei processi, significa gestire un progetto in cui tutti i membri del team possono accedere a tutte le informazioni rilevanti in modo semplice ed efficiente.
Inoltre nel project management significa che i collaboratori hanno un accesso facile e veloce alla documentazione di progetto e alle informazioni necessarie per completare le loro attività. Allo stesso tempo, tutte le risorse che lavorano al progetto hanno una comprensione accurata e in tempo reale dello stato di completamento del lavoro all’interno del progetto. Per questo motivo la trasparenza del progetto porta a risultati migliori sia per il team che per il progetto stesso.
Un progetto diventa trasparente se si riscontrano le seguenti caratteristiche:
- I team member possono facilmente accedere e lavorare con i dati del progetto, indipendentemente da dove si trovino
- Si garantisce che i dati siano accurati e forniti dalla fonti ufficiali.
- Si ha una migliore comprensione del progetto
- Maggiore produttività del team
- Maggiore responsabilità tra i membri del team
- Comunicazioni trasparenti
Avere a portata di mano le informazioni relative al progetto fa risparmiare tempo
Quando si tratta di portare avanti i progetti e fare progressi, tutti i membri del team devono avere accesso alle informazioni di cui hanno bisogno per completare efficacemente le attività.
Ad esempio, se i membri del team scoprono un problema e necessitano di informazioni relative al progetto, una buona trasparenza del progetto garantirà loro di avere queste informazioni a portata di mano. L’ultima cosa che si vuole ottenere è che questi membri del team inizino a contattare altri dipendenti alla ricerca delle informazioni pertinenti necessarie per completare con successo le loro attività.
Qual è la soluzione? Si potrebbe utilizzare un sistema digitale centralizzato per memorizzare le informazioni rilevanti per un progetto. Con tutto in un unico posto, i membri del team possono accedere rapidamente alle informazioni senza rallentare i loro flussi di lavoro o interrompere gli altri. Un software di completamento del progetto può archiviare tutta la documentazione relativa al progetto e assegnarla a oggetti o sistemi.
Tracking del progetto in tempo reale
I progetti di successo sono sempre il risultato di una buona pianificazione, programmazione e reporting. Ed è difficile arrivare ad un buon progetto finale senza tutti questi fattori.
Se la tua azienda non è in grado di tenere traccia dell’avanzamento del progetto a causa di report imprecisi, le risorse avranno difficoltà a pianificare la fase successiva del progetto. Senza un’accurata pianificazione, la programmazione di team, dipendenti e risorse non sarà accurata. Pertanto creerà ritardi e sforamenti. Soprattutto quando si hanno problematiche di progetto che devono essere risolte.
Con un progetto trasparente, le risorse avranno sempre il polso del progetto. Conosceranno esattamente lo stato del progetto e saranno in grado di pianificare e programmare in anticipo. Di conseguenza riducendo al minimo il rischio di interrompere il flusso di lavoro e subire ritardi.
La trasparenza aumenta la fiducia e la produttività del team
Proprio come è probabile che i consumatori diventino fedeli a un marchio che offre trasparenza, è probabile che i membri del team di progetto si fidino maggiormente l’uno dell’altro, del loro project manager e di altri stakeholder se la trasparenza è supportata e incoraggiata nel team e nell’organizzazione. Tutti sanno che qualsiasi informazione necessaria e ritenuta importante sarà disponibile e condivisa apertamente per consentire a chiunque di svolgere bene il proprio compito. Inoltre, le risorse sono inclini a offrire aiuto e dare il massimo perché credono in ciò che stanno facendo e sanno che il successo del team o dell’organizzazione è anche il loro successo individuale.
Un team produttivo è in grado di ottenere più risultati del previsto. Quando un membro del team performa meglio di altri, la trasparenza aiuta a mostrarlo. Può avere una migliore performance forse grazie a migliori capacità, migliori skill tecniche o una migliore comprensione di ciò che deve fare. A sua volta, questo membro del team può fare da coach per gli altri membri, in modo che tutti lavorino ad un ritmo più o meno uguale. In questo modo viene riconosciuto il lavoro di chi ha dato un maggiore contributo e gli altri membri del team ottengono un aggiornamento delle loro conoscenze o abilità. L’effetto complessivo è una maggiore produttività per l’intero team e maggiori possibilità di successo per il progetto.
Un altro aspetto importante della trasparenza è la libertà di fornire feedback senza il timore di imbarazzo o ritorsioni. Parte della gestione del progetto è incoraggiare e formalizzare il feedback. Ciò può rivelare inefficienze nei processi attuali e aiutare a far ripartire le discussioni sul modo migliore per andare avanti in modo che tutti ne traggano vantaggio. Il team deve sentirsi a proprio agio nel parlare, il che è un risultato diretto di quanto i dipendenti hanno il potere di parlare.
Conclusioni
La trasparenza nella gestione dei progetti può portare molti vantaggi per un’azienda. Può mantenere il team allineato, creare fiducia e creare una cultura del lavoro ben organizzata.
Affinché i dipendenti sentano propria la vision di ogni progetto e si sentano ispirati durante tutto il processo, è necessario dare la priorità a pratiche di project management efficienti per contribuire a creare questo tipo di successo.
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Fonti:
https://thedigitalprojectmanager.com/projects/communication/value-transparency-project-management/
