In olandese si dice “Meten is Weten”: misurare significa conoscere. Misurare è diventata un’attività diffusa in ogni settore: nelle imprese, nelle scuole, negli ospedali… ogni attività deve avere degli obiettivi ed il loro raggiungimento deve essere misurabile. Si cerca sempre di raggiungere i propri obiettivi e di fornire indicatori di performance (KPI’s) affidabili.
Questa necessità è presente anche nel Project Management ma è necessario tenere presente che in questa disciplina gli obiettivi sono fissati in modo leggermente diverso: invece di stabilire un set arbitrario di obiettivi, si crea un piano di progetto e, per valutare i progressi, si compara il piano con la realtà, cioè con quello che di concreto si è realizzato. La performance del progetto si valuta quindi confrontando il suo stato attuale con quello che ci si era prefissati di realizzare.
Fattori principali di valutazione di un progetto
I fattori principali sui quali si valuta la performance di progetto sono sempre stati i costi e il tempo. Esiste un acronimo, OTOB, che sintetizza il modo in cui generalmente ci si auspica che il Project Manager porti a termine il suo lavoro: on time, on budget. Quando si discute di project performance, in genere ci si riferisce all’acronimo OTOB cercando di rispondere a questa domanda: “stiamo realizzando quanto ci eravamo prefissati nel piano originale rispettando i limiti di tempo e di costo?”
OTOB è il metodo di misura tradizionale della performance di progetto; non possiamo ignorare il fatto che i moderni metodi di gestione progetti hanno fatto rilevanti passi in avanti includendo anche alcuni parametri per valutare la Qualità di ciò che si è realizzato e hanno trasformato l’acronimo originale in OTOBOQ.
Il Manuale PRINCE2 ha rappresentato un’evoluzione del metodo in questo senso. L’argomento Qualità viene introdotto nel Capitolo 1, dove vengono illustrati 6 fattori chiave per la misurazione della performance mentre nella precedente versione tutti questi indicatori erano stati brevemente indicati in uno degli ultimi capitoli. Per gestire al meglio un Progetto secondo PRINCE2 è necessario tenere in considerazione: Tempi, Costi, Scopo, Qualità, Rischio e Benefici.
Bisogna ricordare che durante la gestione pratica del progetto è inoltre necessario dividere la voce costi in Costi Finanziari e Impegno Complessivo perché queste due voci devono essere gestite in maniera differente: i costi finanziari sono quelli che si traducono in semplici spese di denaro (ordini d’acquisto, fatture…) mentre l’Impegno Complessivo viene misurato in termini di ore-lavoro di tutte le risorse coinvolte nel progetto.
7 KPI PRINCE2
Gestendo un progetto secondo PRINCE2, avremo 7 indicatori di performance da controllare per i quali sarà necessario comparare lo stato reale del progetto con quello che ci si era prefissati nel piano originale:
- Tempo
- Costi finanziari
- Impegno Complessivo
- Ambito
- Qualità
- Rischio
- Benefici
1. Tempo
Il tempo è il fattore più facile da misurare. Nella maggior parte dei casi il piano è un programma di lavoro (in genere un Diagramma di Gantt) che prevede una serie di tappe intermedie (e per PRINCE2 i limiti di fase). In questo modo si pianifica il progetto dal punto di vista temporale. Per valutare il progetto da questo punto di vista, si confronteranno le date di consegna previste per l’intero progetto e per le fasi intermedie con quelle reali.
2. Costi Finanziari
Come il Tempo, anche i dati riguardanti i costi finanziari sono piuttosto facili da analizzare. È possibile ottenere una stima dei costi pianificati in vari modi. Alcuni professionisti li misurano attraverso un Diagramma di Gantt, altri invece inseriscono queste informazioni in un Business Case. Per procedere nel migliore dei modi bisogna includere i costi reali nei costi del progetto nel momento esatto in cui si decide di effettuare una spesa (ad esempio nel momento in cui si emette un ordine d’acquisto). I costi reali del progetto devono essere messi subito a registro, se si desidera una valutazione esatta dei costi non si deve aspettare che le fatture vengano registrate nel sistema contabile e nemmeno il momento in cui vengono pagate.
3. Impegno Complessivo
L’impegno complessivo viene misurato in ore-lavoro, può essere facile da stimare ma spesso è difficile da misurare. Se si utilizza un Diagramma di Gantt, è possibile stimarlo in ore o giorni di lavoro per persona. In questo modo otteniamo l’Impegno Pianificato. L’impegno reale tuttavia è difficile da misurare perché molte organizzazioni non hanno sistemi di fogli di presenza (oppure se li hanno non sono utilizzati da tutti coloro che contribuiscono al progetto). Di conseguenza, così come è sorprendentemente difficile fornire una soluzione per i fogli di presenza (ad esempio per far sì che le persone li utilizzino settimana dopo settimana) allo stesso modo è sorprendentemente difficile misurare l’impegno complessivo e, per molti progetti, è effettivamente impossibile.
4. Ambito
L’ambito di un progetto è molto difficile da controllare, ma con i metodi moderni si sono ottenuti risultati importanti in questi senso. Se si utilizza la pianificazione basata sul prodotto di PRINCE2 è possibile definire l’ambito pianificato scomponendo il prodotto finale del progetto in più sotto-prodotti. Procedendo in questo modo diventa più facile rilevare quando il prodotto finale del progetto o un suo sotto-prodotto è stato consegnato. In questo modo si individua immediatamente l’ambito reale del progetto. In aggiunta a PRINCE2 anche alcuni metodi Agile, come ad esempio Agile Atern, utilizzano una Lista di Requisiti Prioritarizzati per facilitare la gestione dell’Ambito del Progetto.
5. Qualità
PRINCE2 rende più facile anche il controllo sulla Qualità. Utilizzando la pianificazione basata sul prodotto, si pianificano in modo semplice ed efficace i requisiti qualitativi del prodotto finale del progetto e si ottiene la qualità pianificata. Nel momento in cui il lavoro è terminato, vengono eseguiti tutti i test qualitativi che diagnosticano il livello di qualità effettivamente ottenuto.
6. Rischio
Il rischio è solitamente controllato attraverso stime regolari durante tutta la durata del progetto e non attraverso misurazioni precise. Ogni volta in cui si pianifica o ripianifica un progetto nel suo complesso o in una sua parte, effettuare un’analisi del rischio è una scelta saggia. Attraverso questa attività si ottengono previsioni sul rischio: il rischio pianificato. Una volta che vengono prese le adeguate contromisure, il rischio viene mitigato e di conseguenza si abbassa il livello del rischio previsto. Misurare il rischio reale è difficile, probabilmente impossibile. L’unico modo di procedere è rivedere le stime attraverso regolari analisi del rischio.
7. Benefici
Come il rischio, anche i benefici sono regolarmente controllati tramite stime. In molti progetti non è possibile misurare i benefici, perché questi si realizzano dopo la chiusura del progetto. Nel Business Case sarebbe necessario enunciare i benefici pianificati e, nel caso in cui non fosse possibile misurare i benefici reali, è necessario rivedere regolarmente le stime. Se si utilizza PRINCE2 scrupolosamente, alla fine di ogni fase è necessario rivedere il Business Case e il Piano di revisione dei Benefici associato. Per i Project manager quindi il detto Olandese “Meten is Weten” (misurare significa conoscere) è semplicistico. In questa disciplina è possibile controllare la performance di progetto, ma non è possibile ottenere una misurazione precisa per tutti gli indicatori che si devono utilizzare.
PRINCE2 fornisce un aiuto concreto per “conoscere” il progetto attraverso un framework utile a controllarne la performance e fornisce validi strumenti per migliorarla… Dagli una possibilità!
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