In un progetto virtual, il tuo team lavora da diverse sedi. Negli ultimi anni abbiamo visto i team di progetto diventare sempre più “virtuali” – condizioni di lavoro più flessibili, fornitori e partner esterni, team esternalizzati – e la comunicazione resta l’ostacolo più grande. Comunicare efficacemente con il tuo team di progetto è ancora più complicato quando il tuo team non si trova fisicamente nella stessa sede.
Sono tante le difficoltà negli aspetti ‘soft’ della comunicazione: ti mancano spesso i segnali visivi che ti aiutano a capire come un messaggio orale viene ricevuto. Nella comunicazione scritta chi invia il messaggio ha la tendenza ad essere più negativo e chi lo riceve tende spesso ad interpretarlo in maniera più negativa del dovuto. La parte più difficile nella comunicazione da remoto è creare un ciclo di feedback che assicuri che un messaggio venga ricevuto ed interpretato nel modo giusto.
Per quanto riguarda le dinamiche della comunicazione, l’approccio in un ambiente virtual dovrebbe essere simile a quello in cui tutti lavorano nella stessa sede. Il problema è che molte inefficienze non emergono così tanto come quando si è nello stesso posto, perché puoi facilmente incontrare il tuo/la tua collega o andare direttamente alla sua scrivania. Ma come sempre: il tempo speso nella preparazione è tempo guadagnato nell’esecuzione. Quello di cui il tuo progetto ha bisogno – virtual o classico – è un Communication Management Approach.
Il Communication Management Approach PRINCE2
Come in tanti altri aspetti del project management, PRINCE2 fornisce una guida su come affrontare le sfide della comunicazione. Il metodo di project management PRINCE2 è ormai uno standard de facto in molte parti del mondo. E per quanto riguarda la comunicazione, fornisce una guida grazie all’Approccio di gestione della comunicazione (Communication Management Approach), e indica anche come usarlo lungo il ciclo di vita del progetto. PRINCE2 è spesso considerato pieno di documentazione e burocrazia, ma questa non è altro che un’interpretazione distorta. Userei piuttosto PRINCE2 come una checklist di cose che devo chiarire e concordare con gli stakeholder del progetto. La mia citazione preferita del manuale PRINCE2 (a pag. 27) dice che “è importante ricordare che un’efficiente gestione dei progetti richiede informazioni (non necessariamente documentazione) e decisioni (non necessariamente meeting).” La situazione determina poi quanto ben documentata deve essere questa informazione e se le decisioni devono essere prese in un meeting o no.
Diamo un’occhiata a cosa propone il Communication Management Approach di PRINCE2 e come può aiutare a gestire progetti virtual. In senso stretto, il Communication Management Approach si occupa di mezzi e frequenza della comunicazione con parti interessate interne ed esterne al progetto. Non andrò nel dettaglio sull’identificazione, analisi e coinvolgimento degli stakeholder esterni, ma mi focalizzo sulla comunicazione interna, per esempio con il project team.
PRINCE2 non tratta i tool, quindi non troverete particolari raccomandazioni o consigli su questa tematica. Il mio consiglio è solamente “non pensateci troppo”. In fondo, “a fool with a tool is still a fool”. Quindi come prima cosa valuta i tool che vengono già usati dalla tua organizzazione. Non dipendere troppo dalle email; le email non sono un buono strumento in generale, ma è difficile eliminare una brutta abitudine. Le email hanno la tendenza a portare ad un sovraccarico di comunicazione. È molto più utile usare strumenti come la chat per la comunicazione scritta, è più informale e diminuisce nettamente lo sforzo dovuto al formato. E lascia quindi più tempo per il contenuto. Oltre alla chat, è bene anche avere uno strumento per i meeting online, per le videoconferenze, a cui tutti possono accedere facilmente da diversi dispositivi. L’opzione di condivisione dello schermo è di solito inclusa ed è molto utile.
È importante avere dei buoni accordi su come usare il tool. In qualità di project manager, devi rendere le linee guida chiare e dare il buon esempio. Alcune cose da considerare: l’uso delle webcam o il tasto muto per le videoconferenze, come strutturare l’argomento e l’utilizzo delle mention nelle chat. Assicurati anche che sia chiaro per tutti quale strumento serve a cosa – questo è particolarmente importante quando ci sono più strumenti a disposizione che hanno più o meno le stesse funzionalità.
Dovresti tenere traccia, registrare le comunicazioni: decisioni prese, azioni concordate, argomenti che devono essere discussi… Ribadisco, l’email non è un buon mezzo. Ma non hai bisogno di strumenti particolari: può bastare un semplice documento condiviso in rete a cui tutti possono accedere. Assicurati che tutti sappiano dove possono trovare quell’informazione. Anche qui è forse più facile e sicuro usare la tecnologia che la tua organizzazione ha già, piuttosto che acquistare nuove soluzioni.
Stabilite quando tu o altri dovrete comunicare, e quindi i meeting che farete. I meeting online tendono ad essere molto più stancanti delle discussioni dal vivo, e le persone che lavorano da casa hanno di solito altre distrazioni, come i bambini.
Quindi, in un ambiente virtual è ancora più importante mantenere il numero di meeting al minimo possibile! Ruoli e responsabilità chiari e risultati ben definiti aiuteranno a ridurre il numero di sessioni online con più persone. Assicurati di seguire i principi PRINCE2 anche in ambienti virtuali; (quali principi? Leggi il blog post Principi PRINCE2: come applicarli ai progetti virtual)
Assicurati che sia chiaro a tutti chi è responsabile per quale tipo di comunicazione. Questo significa non solo organizzare i meeting o gestire la chat di gruppo, ma anche rendere esplicito chi deve rispondere a quale tipo di domanda. Più chiarisci queste cose prima, più agevole sarà il tuo progetto.
Comunicazione informale
Tutto quello di cui abbiamo parlato finora tratta principalmente la comunicazione formale. Quando erogo attività di coaching a dei Project Manager, consiglio spesso di scegliere una scrivania vicina alla macchinetta del caffè. Ma è vero anche che, lavorando da casa, non ha tanto senso che tu sieda vicino la tua macchinetta del caffè. In ufficio, la macchinetta del caffè ha la funzione informale di sollecitare, promuovere conversazione: potrai capire lo status attuale, i veri rischi e problematiche del progetto e quello che il project team sta imparando. Quindi, non dimenticare questi momenti – cerca di includerli nella tua routine. Questo, in un ambiente virtual, significa invitare le persone ad una video chat anche solo per parlare o organizzare un aperitivo virtuale dove tutti possono avere un momento di condivisione a distanza. Lo svantaggio dei progetti virtual è che hai bisogno di portare formalità negli incontri informali.
