La gestione del cambiamento è da sempre una delle maggiori sfide per le organizzazioni. E in un mondo in continuo cambiamento, la sfida è ogni giorno sempre più grande.
Le organizzazioni gestiscono il cambiamento in diversi modi: ci sono organizzazioni che hanno una strategia ben definita e quindi un chiaro percorso verso il cambiamento, altre che invece gestiscono il cambiamento in maniera reattiva, senza una visione strategica, per rispondere ai continui cambiamenti che le circondano (es. competizione, crescita, innovazione).
Un programma serve a coordinare tutte le attività di un’iniziativa di cambiamento, assicurando che ci sia allineamento con la strategia. Un programma di successo rende possibile il cambiamento e lo fa coordinando, dirigendo e controllando l’implementazione di una serie di progetti che hanno obiettivi comuni (risultati e benefici), che sono appunto in linea con gli obiettivi strategici dell’organizzazione.
La maggior parte del lavoro per apportare il cambiamento viene svolto attraverso i progetti, ma il programme management è diverso dal project management. Un programma, infatti, non è una grande progetto. Un programma può includere progetti in diverse aree del business; può essere un programma autonomo o far parte di un portfolio.
Ecco alcuni punti chiave di un programma:
- serve a soddisfare uno o più obiettivi strategici
- si focalizza sulla realizzazione del cambiamento – una volta ottenuti i benefici del cambiamento, il programma può considerarsi finito.
Quindi la differenza sostanziale tra programmi e progetti si riferisce al tipo del cambiamento, non alla durata dell’iniziativa di cambiamento.
Programme Management: cos’è?
Per usare le parole di Axelos*, il Programme Management è “la gestione dei progetti tra loro correlati che formano un programma.” Anche nel programme management, come nel project management, la pianificazione del lavoro e dei task è fondamentale, ma questa attività è strettamente legata alla strategia dell’organizzazione, piuttosto che a specifici risultati (deliverable).
Inoltre nel Programme Management sono coinvolte anche le funzioni aziendali legate al cambiamento. Questo assicura che i cambiamenti siano implementati correttamente all’interno delle aree di business coinvolte dalle iniziative. Al termine del cambiamento le funzioni aziendali si ritroveranno in una situazione di business as usual cambiato, che ci si aspetta presenti dei benefici rispetto al precedente BAU.
Programme Management: perché è importante
Sicuramente molte organizzazioni utilizzano metodologie di project management. Ma il project management spesso non è sufficiente: il programme management è necessario per affrontare iniziative di cambiamento complesse o su larga‐scala.
In caso di un cambiamento importante, infatti, il rischio e la complessità aumentano. Un’organizzazione può avere al suo interno più progetti e tutti in contemporanea – nel caso di un cambiamento complesso, ci potrebbero essere tanti progetti per un lungo periodo. E diventa sempre più difficile gestirli correttamente utilizzando solo metodi di project management.
Inoltre i progetti spesso finiscono presto e, una volta consegnato il risultato, il team di progetto passa al progetto successivo, troppo spesso senza assicurarsi che i risultati siano realmente utilizzati o che siano consegnati correttamente ai team operativi. Per sua natura, il progetto si focalizza sui risultati più che sui benefici di medio-lungo termine.
L’importanza del programme management risiede nella necessità di visibilità e controllo sui diversi progetti.
Grazie al programme management, l’organizzazione può avere un insieme di competenze che, insieme al project management, possono assicurare il ritorno sugli investimenti delle loro iniziative di cambiamento.
Il ruolo del programme management, e anche del programme manager, è di vitale importanza per le organizzazioni di oggi, che devono essere consapevoli dei rischi a cui vanno incontro con progetti con un forte impatto sul business.
*Axelos, What is Programme Management?
