Per fare fronte a incertezze, ambiguità e velocità di cambiamento, le organizzazioni di oggi devono sviluppare molte competenze più o meno complesse.
Per massimizzare le responsabilità di successo e relativi benefit, un’organizzazione deve avere la giusta governance con la giusta visione.
La guida P3O ha l’obiettivo di far lavorare in modo coeso la governance per ottenere un quadro generale dell’organizzazione e garantire un migliore processo decisionale.
Portfolio, Programme and Project Offices (P3O) – Definizione
Axelos dà la seguente definizione di Portfolio, Programme e Project Office:
Il modello di business decisionale e di supporto per tutti i cambiamenti all’interno di un’organizzazione. Questo include strutture fisiche o virtuali, singole o multiple, come ad es. uffici (permanenti e/o temporanei), che forniscono un mix di funzioni e servizi centrali e localizzati, e l’integrazione con gli accordi di governance e con l’attività in generale, come le altre funzioni di supporto alle imprese.
Perché P3O è la spina dorsale di un’organizzazione?
La guida P3O ha come punto focale il portfolio office con l’obiettivo di offrire ai portfolio manager e ad altri professionisti in ambito change i processi, le descrizioni dei ruoli, le funzioni, i servizi e le tecniche per avere successo.
Per questo motivo, se un’organizzazione fosse un corpo umano, P3O ne sarebbe la spina dorsale, con il compito di supportare quello che accade all’interno di tutta l’impresa.
Obiettivi della guida P3O
L’obiettivo principale di Portfolio, Programme and Project Offices è quello di fornire una guida universalmente applicabile che includa processi e tecniche, insieme a suggerimenti e consigli, che permettano ai professionisti e alle organizzazioni di stabilire, sviluppare e mantenere con successo delle strutture appropriate al fine di facilitare diversi processi.
A chi si rivolge P3O?
P3O può essere applicato sia da project che da programme manager e può fornire loro una migliore comprensione di come funzionano il portfolio e le interdipendenze tra tutte le iniziative di cambiamento.
P3O si rivela anche utile per i professionisti in ambito di General Management: li aiuta ad individuare ciò di cui hanno bisogno per produrre valore per l’organizzazione, essere più efficaci e vedere come far combaciare tutti gli elementi.
Proprio come la spina dorsale fa con il corpo, così P3O sostiene i business leader aiutandoli a gestire l’intera organizzazione in modo più efficace e trarre il meglio dall’implementazione delle strategie di cambiamento.
I rischi di un cambiamento organizzativo
Ovviamente i cambiamenti vengono intrapresi perché si pensa portino opportunità e benefici all’interno dell’organizzazione, ma ogni cambiamento comporta anche dei rischi, come ad esempio:
- Troppi progetti o programmi da gestire simultaneamente, questo può comportare difficoltà organizzative e ritardo nelle consegne;
- Spese eccessive;
- Duplicazione dei progetti o progetti non necessari;
- Scarso potere decisionale (scelte sbagliate, prese troppo lentamente o entrambe).
Il Portfolio Office subisce quindi continue pressioni per aggiungere valore all’organizzazione ed è proprio qui che entra in gioco P3O.
I benefici di P3O
Tra i benefici principali di P3O troviamo:
- Allineamento strategico: il Portfolio Office deve assicurarsi che le iniziative di cambiamento rispecchino gli obiettivi strategici.
- Prioritizzazione: serve a preservare il budget e ridurre il lavoro non necessario.
- Risk Management: dà una guida alla gestione dei rischi e previene over-run costosi (Per approfondire leggi anche: Le 4 componenti del Project Risk Management).
- Ottimizzazione delle risorse: sempre più importante man mano che l’organizzazione fa “più con meno”.
- Protezione della qualità: P3O aiuta a focalizzarsi su quello che deve essere fatto e su quello che vogliono i clienti.
- Registrazione dei benefici: per dimostrare che il valore migliora l’organizzazione.
Gestire progetti e programmi strategicamente
La necessità di spostare l’operato delle organizzazioni verso un cambiamento più programme-based o project-based ha comportato la necessità di operare un allineamento con gli obiettivi strategici e aziendali.
Questo comporta maggiori attenzioni alla governance, come ad esempio le strategie di business, e capire quanto efficientemente un’organizzazione sappia far fronte al cambiamento.
Per approfondire leggi anche: L’impatto positivo di una struttura P3O.
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