La matrice di assegnazione delle responsabilità (RAM) è uno strumento di grande importanza per tutte le organizzazioni, di qualsiasi dimensione. La RAM rappresenta e chiarisci i ruoli e le responsabilità di determinate attività.
La RACI è una tipologia di matrice di assegnazione responsabilità utilizzata nel project management. All’interno di un progetto, la RACI assicura che ogni elemento del progetto venga affidato alla risorsa più adatta, facendo chiarezza su cosa ci si aspetta da ciascuna delle risorse coinvolte. Si tratta di uno strumento semplice ma essenziale che aiuta quindi a definire ruoli, responsabilità e promuovere la collaborazione.
Se consideriamo un progetto come un’orchestra, la RACI assicura che musicisti con ruoli diversi lavorino insieme per garantire armonia e successo nell’esecuzione. Tutte le risorse collaborano nella stessa direzione per ottenere la giusta sinfonia.
Nel metodo PRINCE2 , “Defined, roles, responsibilities and relationships” è infatti uno dei 7 principi fondamentali.
L’acronimo RACI
Vediamo nel dettaglio le 4 lettere di RACI:
R – Reponsabile: la risorsa a cui è assegnato direttamente il lavoro. Svolge il lavoro necessario a completare i task o a creare un deliverable.
A – Accountable: il/la referente che risponde per il corretto e completo completamento del lavoro. C’è solo una figura “accountable” per ogni task.
C – Consulted: le risorse che vengono consultate per avere dei pareri. Chi viene consultato non aiuta a completare il compito.
I – Informed: le risorse che vengono informate dei progressi.
La matrice RASCI
Nel metodo PM² , la matrice guadagna una lettera in più e diventa RASCI (in inglese si pronuncia rasky), che sta per:
R – Responsible A – Accountable S – Supports C – Consulted I – Informed
La S di Support indica i ruoli che hanno una funzione di supporto, quindi le risorse che partecipano alla realizzazione dei task, supportando le figure responsabili.
I vantaggi della matrice di assegnazione di responsabilità
Tutti i membri del team di progetto sanno esattamente di cosa sono responsabili e con chi devono lavorare per completare il progetto con successo. Aiuta ad evitare confusione, ridurre gli errori e garantire che tutti lavorino insieme in modo efficace. Migliora la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team. Identificando i responsabili di ogni attività, la RAM può aiutare a evidenziare potenziali problemi o lacune nel piano di progetto. Ciò consente ai project manager di affrontare questi rischi prima che diventino problemi significativi.
Ovviamente bisogna anche tenere in considerazione le caratteristiche di un progetto: in progetti semplici il tempo usato per creare la matrice e il flusso di lavoro in ottica RACI potrebbe essere eccessivo. È importante inoltre che tutti gli stakeholder siano al corrente delle differenze tra i ruoli, in particolare tra “responsible”/”accountable” e “consulted”/”informed”; non bisogna dare per scontato che siano differenze chiare a tutti.
Esempio di una matrice RACI
Per creare una matrice RACI, si può usare una tabella con tutti i task di un progetto nella colonna di sinistra e gli stakeholder nella riga superiore. Ogni task avrà una R, A, C o I che serve a definire il livello di coinvolgimento di ogni stakeholder nel task.
Role 1
Role 2
Role 3
Role 4
Task 1
R
A
I
Task 2
C
I
A
R
Task 3
A
I
R
C
La guida PM² include una tabella RASCI per ogni artefatto, di seguito un esempio della matrice RASCI per l’artefatto Business Case.
Consiglio: Utilizzare dei colori per le attività può essere utile per riuscire a visualizzare se una persona del team è responsabile di troppi task all’interno di un progetto e per assicurarsi di aver assegnato almeno una R e una A a ciascun task.
Conclusione
Le responsabilità sono fondamentali per il successo della gestione di un progetto, perché favoriscono chiarezza, responsabilità individuale ed efficienza. La matrice RACI può essere uno strumento fondamentale, come anche altre matrici alternative che possono offrire ulteriori personalizzazioni per soddisfare le esigenze di ogni progetto. Attraverso una matrice RACI (o RASCI o simili) i project manager possono gestire al meglio i loro progetti, promuovendo uno spirito collaborativo.
Fonti: The PM² Project Management Methodology Guide 3.0.1
