La stima del progetto è un aspetto fondamentale per una gestione efficace del progetto. Guida l’allocazione delle risorse, stabilisce aspettative realistiche ed è la base per la pianificazione, la programmazione e il budgeting.
Padroneggiando le tecniche di stima dei progetti, le aziende possono garantire che tutti gli stakeholder, dal team di progetto ai decisori esterni, abbiano una chiara comprensione di ciò che il progetto comporta, dei rischi potenziali e delle risorse necessarie per il successo.
In questo articolo esploreremo i principali componenti della stima di un progetto e le principali tecniche di stima per garantire previsioni accurate e attuabili.
L’importanza della Stima di Progetto
Una stima accurata del progetto è fondamentale per definire i parametri che ne determinano l’andamento. Questi parametri comprendono:
- Risorse: Identificazione del personale, degli strumenti e dei materiali necessari per l’esecuzione
- Tempo: Determinazione della durata necessaria per completare i pacchetti di lavoro
- Budget: Stanziamento di fondi sia per l’esecuzione che per le potenziali modifiche
- Rischi e opportunità: Valutazione dei fattori che potrebbero ostacolare o migliorare i risultati del progetto
Definendo queste componenti, la stima del progetto consente di:
- Definire obiettivi realistici che siano allineati ai limiti (tempo, budget, risorse, ecc.) del progetto
- Gestire efficacemente le risorse per garantire la preparazione
- Comunicare in modo trasparente con tutte le parti interessate, dal comitato di business e di progetto a singoli individui coinvolti dal progetto
Il processo di stima coinvolge i contributi non solo del project manager, ma anche degli specialisti e dei membri del team. I loro insights portano a previsioni più accurate, identificando potenziali rischi e opportunità che potrebbero non essere immediatamente visibili.
Cos’è la Stima Parametrica?
Nelle fasi iniziali di un progetto, quando le informazioni dettagliate sono scarse, le stime parametriche forniscono un’approssimazione di alto livello dell’impegno, del tempo e dei costi necessari. Queste stime iniziali si basano su ipotesi di massima e servono come punto di partenza per le discussioni e la pianificazione.
Pur non essendo precise, le stime parametriche sono preziose per definire le aspettative iniziali, facilitare l’allocazione delle risorse e guidare gli stakeholder nella comprensione della portata del progetto.
Quando si rendono disponibili ulteriori dati, queste stime possono essere perfezionate per ottenere una maggiore precisione.
Le 5 Principali Tecniche per la Stima dei Progetti
1. Giudizio di un Esperto
Il giudizio degli esperti si basa sull’esperienza di specialisti, siano essi membri del team interno o consulenti esterni. Questa tecnica è particolarmente preziosa quando i dati storici sono limitati o quando si tratta di progetti complessi. Gli esperti possono anche aiutare a identificare rischi o sfide che non emergono dall’analisi dei dati.
Esempio: Un’impresa di costruzioni consulta un architetto senior per stimare i tempi e i costi necessari per la costruzione di un nuovo complesso di uffici. Sulla base dell’esperienza maturata in progetti simili, l’architetto identifica i rischi potenziali, come i ritardi dovuti al clima stagionale, e fornisce una stima iniziale.
2. Stima per Analogia
La stima per analogia utilizza i dati storici di progetti simili per prevedere sforzi, costi e tempi. Questo approccio è rapido e semplice, ma deve tenere conto delle differenze tra i progetti passati e quelli attuali per ottenere una maggiore precisione.
Esempio: Una società di software deve sviluppare un’applicazione di e-commerce. Il project manager fa riferimento ad un’applicazione simile realizzata l’anno scorso, che ha richiesto 1.000 ore e 50.000 euro. Vengono effettuati degli aggiustamenti in base alle funzionalità richieste del progetto attuale e la stima viene aggiornata di conseguenza.
3. PERT
La stima a tre punti, nota anche come PERT (Program Evaluation and Review Technique), considera i risultati ottimistici, pessimistici e più probabili di un progetto per creare una stima media. Questo approccio tiene conto della variabilità e dell’incertezza dei parametri del progetto.
Esempio: Un’agenzia di marketing stima il tempo necessario per progettare un nuovo sito web.
- Stima ottimistica: 2 settimane
- Stima pessimistica: 6 settimane
- Stima più probabile: 4 settimane
La distribuzione PERT viene calcolata con la formula: “Ottimista+(4×Più Probabile)+Pessimista)÷6”. Nel nostro esempio, si può determinare che 4 settimane è la tempistica stimata del progetto.
4. Stima Top-Down
La stima top-down parte da una panoramica di alto livello del progetto e affina progressivamente le stime per ogni componente. Questo metodo è efficiente e si basa sulle conoscenze interne dell’azienda, sui benchmark del settore e sulle opinioni degli esperti per fornire una stima.
Esempio: Una start-up sta pianificando una conferenza annuale. Sulla base dei benchmark del settore e degli eventi passati, il costo stimato per l’organizzazione della conferenza è di 100.000 euro. Il team suddivide la stima in categorie principali (ad esempio, sede, catering, marketing) e assegna budget specifici a ciascuna categoria per perfezionarla.
5. Stima Bottom-Up
Questo approccio prevede la stima di pacchetti di lavoro più piccoli e la loro successiva aggregazione per determinare la stima complessiva del progetto. Sebbene richieda molto tempo, questo metodo è altamente dettagliato e accurato, il che lo rende ideale per i progetti complessi.
Esempio: Per la stessa conferenza, gli organizzatori stimano i costi a livello dettagliato. Determinano il costo dell’affitto della sede (20.000 euro), l’assunzione di un catering (30.000 euro) e le spese di marketing (10.000 euro). Dopo aver ottenuto la somma di queste stime dettagliate, si arriva a un costo totale di 100.000 euro.
Best Practice per la Stima dei Progetti
Non esiste un’unica soluzione adatta a tutti. L’uso di una combinazione di metodi, come il giudizio degli esperti, la stima per analogia e l’analisi bottom-up, consente ai project manager di tenere conto di diverse variabili e di ridurre al minimo gli errori di stima.
La combinazione delle tecniche garantisce una visione più olistica dei requisiti del progetto e aumenta la fiducia nelle stime fornite. Ad esempio, le stime analogiche iniziali possono essere perfezionate con calcoli bottom-up dettagliati man mano che si rendono disponibili ulteriori dati.
Conclusione
Padroneggiare la stima di un progetto è sia un’arte che una scienza. Combinando più tecniche e seguendo le best practice, come l’utilizzo di più metodi, i project manager possono creare piani realistici e attuabili.
Una stima efficace del progetto non solo pone le basi per il successo, ma favorisce anche la fiducia tra gli stakeholder, allineando le aspettative e preparandosi alle sfide future. Adottando queste tecniche, le organizzazioni possono trasformare l’incertezza in opportunità e garantire che i loro progetti siano consegnati in tempo, nel rispetto dello scopo e del budget.
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