Management of Portfolios (MoP) ha introdotto il concetto di clear line of sight. Approfondiamo questo elemento della guida MoP.
Cos’è la “clear line of sight” in MoP?
La clear line of sight è una tecnica che ha l’obiettivo di garantire che il contributo positivo che il portfolio apporterà all’organizzazione nel realizzare obiettivi strategici e miglioramenti misurabili attraverso le prestazione, sia sempre chiaro a tutti gli stakeholder coinvolti nel progetto.
L’obiettivo della tecnica clear line of sight è quello della trasparenza del progetto, che deve essere sempre dimostrata e ricercata, a partire dall’intento strategico fino alla realizzazione dei benefici.
La trasparenza in un progetto
Impiegare risorse, siano queste umane, di materiale, di budget o di servizio, nella risoluzione dei problemi sbagliati è uno dei grandi rischi che corre quotidianamente un’organizzazione. È fondamentale riuscire ad identificare, definire e risolvere i problemi che comportano maggiori rischi.
Lo sviluppo di una strategia e la programmazione delle attività sono elementi fondamentali per la riuscita di un progetto, ed è in questo che la clear line of sight si rivela particolarmente utile: la trasparenza risulta quindi fondamentale nel definire il giusto percorso di un progetto.
Come fornire una clear line of sight in un progetto?
È importante fornire un punto di vista chiaro e completo su:
- Quali iniziative sono incluse
- Programmazione e tempistiche delle iniziative
- Risorse necessarie e fabbisogno finanziario
- Elementi fondamentali
- Rischi
- Benefici che saranno raggiunti
Il plan deve necessariamente fornire una visione chiara e completa di come il portfolio darà supporto al raggiungimento degli obiettivi strategici e come verrà misurato il successo o insuccesso di questi obiettivi.
Obiettivi SMART e FAST
Gli obiettivi dovrebbero essere SMART:
- Specific (specifici)
- Measurable (misurabili)
- Achievable (raggiungibili)
- Relevant (rilevanti)
- Time constrained (limitati nel tempo)
Tuttavia, gli obiettivi SMART sottovalutano le ambizioni, si focalizzano principalmente su singole performance individuali ed ignorano l’importanza di regolare la discussione degli obiettivi organizzativi e strategici.
Per garantire una clear line of sight, gli obiettivi dovrebbero invece essere FAST:
- Frequently discussed (discussi frequentemente)
- Ambitious (ambiziosi)
- Specific (specifici)
- Transparent to everyone (trasparenti per tutti)
Rendendo gli obiettivi FAST invece che SMART, gli obiettivi organizzativi possono essere integrati nelle discussioni in atto al fine di rivedere i progressi, allocare le risorse, dare priorità alle iniziative e fornire feedback.
Tutti gli obiettivi dovrebbero essere raggiungibili e inseriti all’interno di metriche chiare e precise e tutti dovrebbero essere a conoscenza di come l’organizzazione ha intenzione di raggiungere tali obiettivi e come verrà misurato ogni successo.
Pianificazione strategica e trasparenza in MoP
La pianificazione strategica è una funzione fondamentale del portfolio che supporta le decisioni di investimento e dà una forma e una guida a ciò che un’organizzazione è, chi serve e perché fa quello che fa ponendo particolare attenzione a fornire servizi e valore ai propri clienti.
Definisce non solo il percorso che l’organizzazione sta intraprendendo e le azioni che sono state necessarie fino a quel momento, ma determina anche come si stabilirà il successo o l’insuccesso di un progetto.
Questa è la clear line of sight a cui bisogna aspirare per applicare in modo efficace MoP, specialmente per quanto riguarda il ciclo continuo del portfolio e la definizione delle pratiche: comprendere, categorizzare, prioritizzare, bilanciare e pianificare.
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