Sappiamo tutti che un progetto è una struttura organizzativa temporanea con l’obiettivo di creare un prodotto o servizio (output) unico entro determinati vincoli, come tempo, costi e qualità.
Sappiamo anche che i benefici sono la forza trainante che spinge ad avviare e investire in un progetto. Tuttavia, i benefici di un progetto, nella maggior parte dei casi, si realizzano ben oltre la data di chiusura del progetto, risultando dall’uso commerciale dei suoi risultati. A questo punto, il Project Manager e il team di progetto hanno terminato il loro lavoro sul progetto molto tempo fa.
Quindi, come assicurarsi che un’organizzazione passi dagli output ai benefici (collegamento a output, risultato e benefici)?
Un prerequisito fondamentale per ottenere i benefici del progetto pianificati è una transizione riuscita dal momento del progetto all’uso operativo. Pianificare la transizione è un’attività necessaria ma molte volte trascurata.
Ecco perché la metodologia PM² introduce due diversi processi (con relativi piani): Transition Management e Business Implementation Management. Entrambi sono essenziali per fornire i benefici attesi e il valore del progetto.
Gestire la transizione
La transizione garantisce che la transizione dal vecchio stato al nuovo stato avvenga in modo controllato e agevole. Comprende la gestione di tutte le attività di comunicazione rilevanti e richiede una stretta collaborazione con il Business Manager (BM) per garantire il corretto trasferimento dei risultati finali del progetto all’organizzazione cliente.
I partecipanti chiave di questa attività sono: il Project Manager, che monitora e controlla la transizione, il Quality Assurance, che svolge i compiti sotto la guida del Project Manager, il Product Owner, che accetta il prodotto prima che la transizione sia completata.
Uno dei passaggi principali della gestione della transizione è garantire che il piano di transizione venga portato avanti in modo efficace. Il Piano di Transizione viene preparato dal Project Manager durante la fase di pianificazione del ciclo di vita del PM².
Se non esiste un piano di transizione di cui il PM ha bisogno:
Identificare i vari ruoli e le parti interessate responsabili del processo di transizione
Identificare ciò che deve essere raggiunto prima che la transizione possa essere considerata completa.
Gestire l’implementazione aziendale
L’esecuzione efficace delle attività di implementazione aziendale è fondamentale per il corretto funzionamento anche dopo la consegna dei risultati del progetto. Le attività di implementazione aziendale saranno quasi sempre necessarie dopo la conclusione del progetto: ecco perché è buona pratica definire in anticipo le attività di modifica del progetto post.
Poiché l’implementazione di queste attività non rientra nell’ambito delle responsabilità del progetto, diventano responsabilità dell’organizzazione e vengono eseguite come parte di operazioni in corso o progetti futuri.
Lo scopo dell’attività è analizzare l’impatto dell’implementazione del progetto sulle operazioni in corso e sui processi aziendali esistenti, sulle persone e sulla cultura dell’organizzazione. Questo è anche il momento in cui vengono prese in considerazione le esigenze formative delle persone presenti nell’organizzazione.
Partecipanti chiave: Business Manager, che prepara il piano di implementazione aziendale, e Project Manager, che supporta il Business Manager. Il proprietario del progetto esamina e approva il piano di implementazione aziendale.
Il piano di implementazione aziendale delinea l’impatto sull’organizzazione e le attività di gestione del cambiamento per garantire che i risultati finali siano effettivamente integrati nell’organizzazione.
Il monitoraggio dei vantaggi fa parte del piano di implementazione aziendale. Risponde alla domanda: abbiamo ottenuto i benefici attesi?
Secondo il metodo PM², tutte le attività di implementazione aziendale all’interno della tempistica del progetto diventano parte del piano di lavoro del progetto e sono pianificate/controllate come parte del progetto complessivo.
Principali differenze tra Business Transition e Business Implementation
Le attività di transizione garantiscono che i risultati del progetto siano utilizzabili al 100% con la minima interruzione dell’attività e la massima efficacia.
Le attività di implementazione aziendale garantiscono che i risultati del progetto vengano utilizzati in modo efficace e integrato nel lavoro quotidiano e che i risultati del progetto e i benefici desiderati siano raggiunti.
In termini di durata, le attività di Transizione terminano con gli output del progetto, le attività di Business Implementation continuano fino al raggiungimento dei benefici desiderati.
Essenzialmente, la transizione riguarda la continuità, l’implementazione aziendale il cambiamento.
Le due attività si completano a vicenda e contribuiscono insieme al raggiungimento dei benefici del progetto. Queste attività sono vitali per garantire che il valore e i benefici attesi dal progetto siano realizzati nel lungo termine e che l’organizzazione continui a operare in modo efficace ed efficiente con i cambiamenti introdotti.
QRP International fa parte del Gruppo PM², un’organizzazione associativa senza fini di lucro che mira a facilitare l’implementazione del metodo di gestione dei progetti PM² nei progetti pubblici e privati come previsto dal Centro di Eccellenza in PM² della Commissione Europea. QRP International organizza corsi PM² Foundation, sia in sede che virtuali. Chiedici maggiori informazioni o guarda gratuitamente il nostro webinar registrato.
