Spesso nello sviluppo di un progetto si tende a confondere i concetti di rischio e criticità, in questo articolo faremo chiarezza sul significato dei due termini e sulle loro caratteristiche.
Rischio e criticità: definizioni
Il PMI definisce così il concetto di rischio:
Un evento o una condizione incerta che, se si verifica, ha un effetto positivo o negativo su uno o più obiettivi del progetto.
Mentre, per quanto riguarda criticità, nell’ambito del Project Management questa viene definita come:
Un evento che si è verificato e sta ostacolando l’avanzamento del progetto e non può essere risolto solo con il contributo del project manager e del team di progetto.
Rischio in Project Management
Una delle best practice del Project Management è quella di prevenire i rischi. Sebbene un rischio possa avere un effetto sia negativo che positivo, il team, il Project Manager ed il Risk Manager in particolare devono svolgere un lavoro preventivo per farsi trovare preparati nel caso in cui dovesse verificarsi uno qualsiasi dei rischi evidenziati.
I rischi devono essere individuati:
- All’inizio di un progetto;
- In modo iterativo;
- A cadenza frequente e regolare (per esempio settimanale);
- Quando viene eseguito il controllo delle modifiche;
- Quando vengono raggiunti momenti fondamentali in un progetto.
Harry Hail ha teorizzato una metodologia in 7 punti per identificare i rischi:
- Parlare con gli stakeholder, fare domande specifiche sul prodotto e/o servizio da realizzare.
- Brainstorming con domande decise prima per risolvere questioni fondamentali a cui il team di lavoro darà risposta collaborando.
- Fare una checklist dei rischi più comuni, l’organizzazione potrebbe (e dovrebbe!) averne già una a disposizione. Ovviamente, una checklist contiene rischi di carattere generale e non considera quelli specifici del progetto in questione.
- Assumption Analysis: il PMBOK definisce l’assumption (presupposto) come “fattori che devono essere considerati veri, reali e certi senza necessità di dimostrazione”. I presupposti sono cause di rischio.
- Diagrammi causa-effetto: aiutano i PM ad identificare le cause di possibili rischi al fine di eliminarli.
- Nominal Group Technique (NGT), non tutti i Project Manager conoscono questa tecnica di brainstorming che consiste nel raccogliere tutte le idee e ordinarle per priorità. Consiste di una lista prioritizzata di rischi.
- Affinity Diagram: un’altra tecnica di brainstorming in cui viene chiesto ad ogni membro del team di fare una lista di rischi e categorizzarli in gruppi.
Criticità in Project Management
Far fronte alle criticità affinchè il progetto possa avanzare, è responsabilità del Project Manager e l’impatto delle criticità sul risultato del progetto ricade sempre sul PM.
I critical issue derivano probabilmente da una di queste due cause:
- Difficoltà nel completare un item/task che è già all’interno del project plan;
- Un item/task necessario per il completamento del progetto non era stato identificato o inserito nel project plan.
La difficoltà relativa alla gestione dei critical issue è il fatto che richiedano una risposta immediata e un’azione tempestiva, che vengono eseguite secondo quanto stabilito nella fase di identificazione dei rischi, a meno che non arrivino da aree non considerate prima. Questo processo di identificazione di una criticità e ideazione della risposta immediata si chiama Issue Management.
Issue Management
L’issue management può essere riassunto in due attività principali:
- Identificare un work item necessario a risolvere la criticità: questo potrebbe trattarsi o di un task/milestone del project plan che non può essere completato come previsto o di un nuovo elemento che non era stato inserito nel project plan. A volte questi work item sono chiamati action items e sono associati a un project meeting permanente (ad esempio, una riunione settimanale di revisione dello stato del progetto). Alcuni project manager registrano questi work item sul project issue register e rivedono periodicamente la lista.
- Risolvere l’issue assicurando che il work item sia completato correttamente.
In conclusione
Per il corretto svolgimento di un progetto è fondamentale non confondere i due concetti di Rischio e Criticità ma sapere come affrontare tempestivamente entrambe le situazioni e riuscire a consegnare un prodotto/servizio che rispetti quanto richiesto dagli stakeholder.
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