Output, outcome, benefici di progetto: qual è la differenza?

I progetti nascono per introdurre dei cambiamenti. Molto spesso però nel realizzarli concentriamo tutta la nostra attenzione sul risultato tangibile, quello più facile da vedere; il nostro orizzonte rischia di fermarsi a quello che in inglese viene chiamato deliverable e non al perché stiamo realizzando il progetto. Un progetto ha un impatto e dei benefici, allineati alla vision dell’organizzazione.

I Project team tendono a focalizzare i loro sforzi sul produrre i risultati tangibili, i deliverable. Ma in realtà i deliverable di progetto sono il mezzo e non il fine, il vero obiettivo del progetto è quello di raggiungere specifici risultati finali che portano a benefici misurabili.

Per questo si parla di output, outcome e benefici di progetto. È molto importante che tutte le risorse coinvolte nella gestione ed esecuzione di un progetto (manager e membri del team) comprendano la relazione tra questi tre elementi.

Cosa sono output, outcome e benefici

OUTPUT (deliverable): tradotti anche come risultati, sono prodotti/servizi, che introducono qualcosa di nuovo (un cambiamento).

OUTCOME: il cambiamento introdotto dall’output porta ad un outcome, un risultato finale, che offre dei vantaggi diretti.

BENEFICI: il vero “perché” del progetto. I benefici sono i miglioramenti misurabili risultanti dal risultato finale o outcome.

Quali le caratteristiche di questi tre elementi e quale la loro relazione?

• Gli output sono facili da misurare; è facile avere visibilità se l’output è stato realizzato/raggiunto o no.
• Gli outcome sono più difficili da misurare. Si possono fare delle interviste a chi utilizza il prodotto/servizio ad esempio. Interessano l’utente.
• I benefici sono la parte più complessa. Sono difficili da misurare; si può provare per esempio a misurarli con statistiche o sondaggi. Interessano particolarmente le persone che devono decidere di realizzare il progetto.

Relazione tra output, outcome, benefici in un progetto, secondo The PM² Methodology Guide v3.0

Tutte le parti coinvolte nel progetto devono essere in grado di identificare gli output, outcome e benefici di un progetto. Senza comprensione, i partecipanti al progetto possono perdere di vista l’obiettivo originale e produrre dei deliverable che hanno poco (o nessun) valore per l’organizzazione.

Visto che il team di progetto finisce il suo lavoro con la consegna dell’output, è il Project Manager che deve assicurare che vengano realizzati, e per farlo deve creare la visione nel team sin dall’inizio del progetto.

Se è vero che spesso i risultati finali e i benefici vengono realizzati solo dopo la chiusura del progetto, bisogna evitare che si arrivi a conclusione del progetto senza coinvolgimento e una visione chiara per tutti i membri del team.

Ad esempio, l’output di un progetto può essere lo sviluppo di un nuovo software per la registrazione delle richieste degli utenti riguardo ad una particolare linea di prodotti. Gli outcome possono essere il miglioramento del servizio, una maggiore accuratezza dei dati raccolti e una migliore soddisfazione degli utenti. I benefici potranno essere un aumento del 20% delle vendite del prodotto e 25% di crescita dei ricavi.

Best practice per realizzare i benefici di un progetto: 

• Stabilisci i KPI di progetto: misurare è l’ingrediente essenziale. Assicurati inoltre di creare la struttura adatta a misurare. I KPI aiutano tutto il team a concentrarsi su obiettivi comuni e garantiscono l’allineamento di tutte le risorse coinvolte.
• Coinvolgi il team di progetto; se sei il/la project manager focalizzati sui risultati finali e i benefici attesi dall’organizzazione e diventane promotore con gli altri membri del team. A volte questo comporterà un cambiamento nell’output previsto, ma l’importante è avere sempre a mente il perché del progetto. Se sei un membro del team, interrogati e interroga il tuo/la tua project manager se non ti è chiara la visione del progetto.
• Scrivi chiaramente nel Business Case quali sono i benefici pianificati (e quindi attesi). Rivedi regolarmente le stime, soprattutto nel caso in cui non sia possibile misurare i benefici reali.
• i metodi di project management possono sicuramente offrirti un utile strumento per controllare la performance e ad avere degli strumenti per migliorarla.

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FONTE: The PM² Methodology Guide v3.0