Portfolio Management: cos’è?
Un portfolio è l’insieme dei progetti e programmi che vengono gestiti da un’organizzazione.
Un portfolio può essere composto da più programmi e/o più progetti. I progetti all’interno di un portfolio possono anche essere diversi tra loro, cosa che non succede nei programmi, che sono invece formati da progetti correlati.
Possiamo dire che il portfolio rappresenta la messa in pratica della strategia di un’organizzazione.
Il portfolio management è la gestione coordinata di progetti e programmi per raggiungere specifici obiettivi di business.
Il portfolio management definisce le priorità in base agli obiettivi di business, e partendo da queste favorisce la scelta dei programmi e progetti da realizzare per creare valore di business, del livello di rischio e delle risorse da impiegare. Se il project management ha come obiettivo quello di gestire correttamente i progetti, il portfolio management serve a “scegliere i giusti progetti”.
Guida Management of Portfolios (MoP)
Nella guida MoP (Management of Portfolios) Axelos definisce il portfolio management come “un insieme coordinato di decisioni e processi strategici volti a creare il miglior equilibrio possibile tra il cambiamento organizzativo e le attività di routine (business as usual).”
Caratteristiche del Portfolio Management:
- è focalizzato sul ritorno sugli investimenti e sulla realizzazione efficace del cambiamento attraverso programmi e progetti nel loro insieme
- serve a garantire che ci sia un’ottima allocazione delle risorse (risorse umane, asset, materiali, fondi e servizi) per raggiungere gli obiettivi strategici aziendali
- supporta le organizzazioni nella scelta dei progetti e programmi futuri dando ai manager maggiori informazioni su dove effettuare i giusti investimenti
- serve a garantire che la priorità di progetti e programmi sia periodicamente rivista in modo da investire le risorse in linea con gli obiettivi strategici dell’organizzazione.
Differenza tra Portfolio Management vs Programme Management
Nel post Cos’è il Programme Management abbiamo dato la definizione di programma e programme management: un programma serve a soddisfare uno o più obiettivi strategici e si focalizza sulla realizzazione del cambiamento; il Programme Management è la gestione dei progetti tra loro correlati che formano un programma.
La differenza principale tra programme e portfolio management è che il programme management si occupa di progetti simili mentre il portfolio management gestisce progetti e programmi anche di diverso ambito
Portfolio Management: perché è importante
Il Portfolio Management può consentire:
- migliore allocazione ed utilizzo delle risorse tra progetti o programmi
- migliore comunicazione tra progetti e programmi
- migliore coordinamento tra progetti e programmi
Secondo Axelos, “in un mondo sempre più veloce ed esigente come quello di oggi il portfolio management può aiutare le organizzazioni a realizzare con successo il cambiamento e a raggiungere i loro obiettivi strategici”.*
Oggi più che mai le organizzazioni che vogliono stare al passo con i cambiamenti e le novità hanno bisogno di un approccio che metta al centro il portfolio. Si tratta di trovare l’equilibrio tra gestire il business as usual e il cambiamento, assicurando che il business e tutta l’organizzazione siano disposti, pronti, e capaci a sostenere ed assimilare i cambiamenti.
5 consigli per un Portfolio Management di successo
1. Limita il numero di progetti
Il carico di lavoro necessario per ogni progetto in corso non deve superare i 5 giorni alla settimana. L’ideale sarebbe limitarsi ad un massimo di 10 progetti per evitare il sovraccarico delle risorse coinvolte.
2. Sii assertivo/a
È importante essere assertivi: si possono delegare progetti non prioritari e rifiutare nuove richieste spiegando cordialmente perché non possono essere accettate.
3. Concentrati sulle tue mansioni
Per essere efficaci nella gestione di più progetti, è meglio evitare di frammentare le attività di lavoro. Pianifica, nella tua agenda, dei momenti dedicati al tuo lavoro sui progetti, considerando del tempo aggiuntivo per eventuali imprevisti.
4. Ottimizza le riunioni di progetto
È necessario pianificare riunioni regolari con un ordine del giorno standard. Dovrebbero essere limitate ad un massimo di un’ora. Si raccomanda l’uso di una tabella di registro delle azioni, aggiornata ogni settimana, per evitare di dover redigere i verbali.
5. Traccia i tuoi progressi
Una revisione settimanale dei risultati raggiunti permette di osservare i progressi compiuti. Gli obiettivi devono essere trasformati in azioni concrete e monitorati per mantenere una prospettiva positiva.
Sei interessato/a ad acquisire nuove competenze nella gestione di multi progetti? Scopri i corsi di formazione MoP (Management of Portfolios) dal nostro sito e contattaci per saperne di più!
QRP International è un ATO (Accredited Training Organisation) per MoP. Scopri le diverse possibilità di formazione e scegli il corso che si adatta alle tue esigenze o a quelle dei tuoi colleghi.
*Axelos, What is Portfolio Management
