Nell’ambito del Project Schedule Management la ‘Lead and Lags’ è una tecnica che coinvolge diversi processi e fa riferimento al potenziale anticipo o ritardo delle attività nella pianificazione del progetto risultando fondamentali nella gestione delle attività, scopriamo di più su ‘Lead and lag time’.
Che cos’è il lead time?
Come chiarito nel PMBoK:
Lead Time è la quantità di tempo in cui un’attività successiva può essere avanzata rispetto a un’attività precedente.
Ovvero, quando un’attività è ancora in esecuzione e contemporaneamente inizia l’esecuzione di un’altra attività, il Lead Time indica la sovrapposizione tra la prima e la seconda attività.
Per esempio, nell’introdurre un software di gestione degli ordini, l’organizzazione può decidere di cominciare la fase di training dei dipendenti che saranno incaricati di utilizzare il software mentre il team di test e sviluppo sta ancora svolgendo le attività di test sul software.
Lead time & project management
Nell’ambito del project management il concetto di Lead Time definisce un progetto finito, un progetto one-time o il completamento di una parte importante del progetto. Prendendo in considerazione un Project Board che utilizza la suddivisione tra “To Do”, “Work in Progress” e “Work Waiting for Next Steps”, il Lead Time si estenderebbe a tutte e tre le suddivisioni e quando il compito viene aggiunto al Project Board il suo tempo di lavorazione si somma al Lead Time.
Per questo motivo, identificare i Lead Time può aiutare il/la Project Manager a ri-pianificare le attività in modo da poter sfruttare al meglio quel tempo. L’avvio anticipato delle attività successive riduce il tempo complessivo necessario per completare una sequenza di attività (ad es. in un progetto o in un work package).
Nel programmare le attività, tendenzialmente il tempo di Lead è indicato come negativo, questo perchè viene considerato come il tempo che si sta risparmiando rispetto ad una pianificazione finish-to-start.
Con un esempio pratico: Abbiamo due attività, una che prenderà 4 giorni e l’altra ne prenderà 5, per un totale di 9 giorni di lavoro. Supponiamo che la seconda attività abbia due giorni di Lead Time, ovvero, possiamo iniziare a lavorare sulla seconda attività due giorni prima rispetto alla conclusione dell’attività precedente. In questo modo la durata totale della lavorazione sarà di 7 giorni invece che di 9.
Che cos’è il Lag Time?
Facendo riferimento sempre al PMBoK:
Il Lag Time è il tempo durante il quale un’attività successiva deve essere ritardata rispetto a un’attività precedente.
In pratica, quando la prima attività è stata completata ma si è verificato un ritardo con l’inizio della seconda attività, il ritardo stesso viene definito Lag Time. L’espressione è stata mutuata proprio dal gergo relativo al ritardo della connessione internet e raramente il Lag Time è intenzionale o positivo.
Lag Time in project management?
Nell’ambito del project management il Lag Time quando due o più task che dipendono l’uno dall’altro vengono rallentati da un incidente o un errore nel percorso di lavorazione. Quando un task viene bloccato, anche l’altro di conseguenza deve essere fermato finché il problema non viene sistemato.
Per questo motivo, i Lag possono causare ritardi nelle consegne e problemi di budget.
Lead Time VS Lag Time
- Il Lead Time è un anticipo nello svolgimento delle attività. Il Lead Time corrisponde al tempo “risparmiato”.
- Il Lag Time è un ritardo nello svolgere le attività.
I Lead sono la misura prevista di quanto tempo ci vorrà per fare qualcosa, mentre i Lag misurano quanto è lontano un compito o una fase di progetto dopo che è iniziato. La differenza principale risiede a livello pratico: se il Lag Time è solo una registrazione di quello che è avvenuto, il Lead Time è anche in grado di influenzare le performance.
Indicatori Lead e Lag in project management
Gli indicatori Lead e Lag aiutano a valutare le performance: cosa è andato bene e cosa no, ma soprattutto per valutare cosa andrebbe migliorato.
Si rivelano quindi due elementi fondamentali per lavorare sul continual improvement assicurandosi che il team di lavoro confronti Lead e Lag Time di vari progetti su cui ha lavorato per comprendere i propri punti di forza e capire dove migliorare.
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