Pensate a come sono cambiate le attività lavorative nelle aziende. Forse sono stati integrati nuovi processi nelle attività quotidiane, nuovi prodotti sono stati introdotti sul mercato, nuove esigenze si sono palesate e la globalizzazione dei mercati ha modificato i parametri del mercato: solo le aziende che sono riuscite a interiorizzare questi cambiamenti sono riuscite a rimanere rilevanti e redditizie.
Kurt Lewin: Modello di Cambiamento a 3 Fasi
Diversi modelli sono stati utilizzati per guidare il cambiamento; in questo blog, ci concentreremo su uno degli approcci fondamentali del Change Management per le organizzazioni: il Modello a 3 fasi di Kurt Lewin. Kurt Lewin è rinomato nell’ambito del Change Management in quanto fondatore della psicologia sociale e per il suo studio delle dinamiche di gruppo e dello sviluppo organizzativo. Negli anni ’40 Lewin teorizza il Modello a 3 fasi del cambiamento, che descrive il cambiamento come un processo a tre fasi. La spiegazione più semplice di questa teoria è data dall’analogia della trasformazione di un grosso cubo di ghiaccio in un cono. Le tre fasi necessarie per farlo sono:
Scongelamento (interrompere le regolari attività)
Cambiamento (implementare il cambiamento)
Ricongelamento (consolidare il cambiamento rafforzando le strutture e i ruoli)
Scongelamento
La prima fase del Modello di Kurt Lewin è lo Scongelamento: rompere il regolare flusso di lavoro. Il cambiamento può nascere dalla necessità, quando qualcosa non funziona come previsto, oppure può essere indotto da un cambiamento nel settore/società, dal desiderio di essere più efficienti o dalla volontà di ottenere un maggiore ritorno economico.
Le fasi necessarie per il successo della fase di Scongelamento sono le seguenti:
Condurre un’analisi interna per capire le principali aree di cambiamento. Questa è la fase più difficile e spesso viene svolta da un consulente, un soggetto imparziale che può analizzare la situazione in modo oggettivo. Ottenere il supporto del Senior Management. Necessario per agire sugli insight acquisiti durante l’analisi interna e per ottenere cambiamenti significativi nelle attività aziendali. Comunicare la visione (Perché si sta cambiando? Qual è l’obiettivo?); è fondamentale rispondere alle preoccupazioni dei dipendenti e di tutti coloro che verranno coinvolti nel cambiamento. Trasparenza e una comunicazione chiara della situazione attuale rendono il cambiamento un processo collaborativo. Il coinvolgimento dei dipendenti apporta una prospettiva più completa della situazione ed è essenziale per identificare la soluzione migliore per ogni ruolo. Avere una visione chiara dell’“equilibrio desiderato” elimina l’incertezza e aiuta i dipendenti a focalizzare il loro impegno nel raggiungimento del cambiamento identificato. In questo modo, loro sono in grado di immaginare la loro futura routine lavorativa e di percepire i benefici del cambiamento. Identificare le forze che “guidano” e quelle che “resistono” al cambiamento. Possono essere di tipo finanziario, strutturale o legate alle risorse disponibili. Per quanto riguarda le risorse umane, è importante ricordare che ogni persona ha una predisposizione naturale al cambiamento: Alcune si oppongono in modo irremovibile, rimanendo bloccate nella routine che conoscono (saranno forti forze di “resistenza” al cambiamento, soprattutto se ricoprono ruoli manageriali); Altre sono indifferenti e si adattano facilmente; Infine, alcune persone facilitano il cambiamento e, come early adopters, possono aiutare i loro colleghi ad abbracciare il cambiamento (possono essere forze “promotrici” del cambiamento incredibilmente efficaci).
Cambiamento
La seconda fase è legata all’implementazione del cambiamento. La comunicazione da parte del management a tutti i dipendenti è essenziale. È stato dimostrato che un approccio agile e iterativo è il modo più efficace per implementare il cambiamento.
Il cambiamento può richiedere ai dipendenti di acquisire nuove competenze (ad esempio, utilizzare un nuovo software), può avere un impatto sulle strutture e sui processi di un’azienda, e può anche comportare modifiche ad un prodotto o servizio. È importante ricordare che questi cambiamenti interessano i dipendenti che dovranno trovare un nuovo equilibrio, un nuovo modo di fare le cose che prima erano in grado di fare con sicurezza e puntualità. È anche un momento di incertezza generale: il mio ruolo sarà sostituito? Ci saranno licenziamenti di personale? Riuscirò a completare le mie nuove mansioni in tempo? Riuscirò ad apprendere ciò che mi viene richiesto? Sono tutte domande valide a cui ogni lavoratore cerca di rispondere.
Una buona comunicazione dal management guidata dalla trasparenza e da uno sforzo concreto per allineare tutti i dipendenti con le nuove tecnologie e competenze è necessaria per un effettivo cambiamento: l’impiego di demo (ad esempio, di un nuovo software), di FAQs, di sessioni di Q&A per risolvere i dubbi sui nuovi processi si è dimostrato estremamente efficace per massimizzare il coinvolgimento e i risultati dei dipendenti in questa fase del cambiamento.
Una leadership forte può aiutare a comunicare la nuova visione e le motivazioni del cambiamento a tutti gli stakeholders coinvolti: in tutti i business case di successo, i manager hanno spiegato durante riunioni con tutti i dipendenti la necessità del cambiamento e hanno accettato feedback durante l’implementazione per adattare le pratiche e massimizzarne l’efficacia.
Il management deve anche allocare risorse sufficienti – budget, tempo, formazione, etc. – per garantire che tutto sia pronto per un corretto passaggio al nuovo standard. In generale, la resistenza deve essere affrontata in modo appropriato, non solo con una buona comunicazione, ma anche con un’assistenza concreta e utile.
Infine, per diffondere le nuove pratiche è importante identificare i facilitatori, ovvero dipendenti che hanno una maggiore propensione ad accettare il cambiamento e a implementarlo nelle loro attività.
Ricongelamento
La fase finale del modello di Lewin è il Ricongelamento: riportare la struttura e la stabilità per consolidare il cambiamento. Dopo che i dipendenti hanno assimilato i nuovi processi e le nuove routine, è il momento di premiare chi si è adattato più velocemente e di incentivare gli altri a fare lo stesso. La fase di Ricongelamento è importante perché chiude la fase più intensa del cambiamento e permette ai dipendenti di familiarizzarsi con i nuovi processi e il nuovo modo di lavorare.
Questa fase di Ricongelamento è un periodo di attento monitoraggio e feedback. La maggior parte dei dipendenti ricadrà nel vecchio modo di lavorare o di svolgere determinati compiti; in quei momenti il Change Leader deve attivarsi per capire perché il dipendente ha preferito utilizzare le passate metodologie di lavoro e perché ha pensato che le nuove fossero meno efficaci per quel compito.
ll Change leader deve comprendere il ragionamento che sta alla base di questa decisione, per fornire una spiegazione del perché quel processo sia meno efficiente o non sia in linea con il modo in cui tutti gli altri processi sono ora gestiti.
Questa fase è anche il momento ideale per premiare i dipendenti che hanno modificato il loro comportamento lavorativo. Questa pratica ha un duplice vantaggio: i dipendenti si sentiranno premiati per essersi allineati al nuovo ambiente di lavoro e coloro che non hanno abbracciato il cambiamento si sentiranno incoraggiati a farlo.
Conclusione
Il cambiamento può essere una straordinaria opportunità o una pericolosa minaccia per qualsiasi azienda. I principi e gli approcci di Change Management possono guidare le aziende in questo processo, consentendo loro di crescere e raggiungere standard più elevati. Il Modello del Cambiamento in 3 Fasi di Kurt Lewin è un approccio importante e storico che riassume il modo in cui il cambiamento può essere realizzato. Tuttavia, durante i corsi di Change Management si possono apprendere ulteriori approcci e tecniche su come integrare i cambiamenti nella propria azienda.
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