Il Project Management è una disciplina che coinvolge molti aspetti differenti, dalla pianificazione al risk management: per questo motivo essere un Project Manager significa avere diverse competenze e capacità.
Leggiamo spesso articoli generici su cosa un buon Project Manager dovrebbe fare, incluse competenze che vanno al di là di una buona capacità di gestione dei progetti. Per esempio, saper gestire le risorse è sicuramente importante, e non si riferisce solo ai Project Manager. Tutti i manager hanno bisogno di saper gestire le risorse, e questo è un principio generale, non un suggerimento pratico.
Per questo motivo abbiamo chiesto al nostro formatore e consulente esperto Jeff Ball quali sono i 5 suggerimenti pratici che vorrebbe condividere con persone che si affacciano per la prima volta al mondo del Project Management. E questa è la sua lista.
Suggerimento n.1: Dai priorità ai documenti
È necessario che tu abbia una documentazione per il tuo progetto prima di iniziarlo effettivamente. Questi sono i due primi documenti sui quali un project manager dovrebbe lavorare:
- Un documento breve che fornisca una base solida al progetto
- Un documento più lungo che descriva il progetto
Questi documenti devono essere approvati dal Project Owner, uno alla volta, prima di avviare il progetto. Ciò assicura che ci sia una conoscenza di base condivisa riguardo al progetto e a come realizzarlo, prima che inizino i lavori.
In PRINCE2, questi documenti sono il Project Brief e il Documento di Inizio Progetto o DIP. Il DIP, il documento più lungo, include il documento più breve, una specification del tuo prodotto e dei deliverable, il tuo piano, ecc.
Se inizi a realizzare il tuo progetto solo dopo l’approvazione di questi documenti da parte dell’Owner, allora il tuo progetto avrà fondamenta più solide.
Suggerimento n.2: Conosci bene il tuo ruolo
Il Project Manager non è il Project Owner. Se sei il Project Manager, hai bisogno di un input dal Project Owner. Non è il tuo progetto, è un progetto del business.
Il Project Manager ha il compito di realizzare e documentare, il Project Owner è un senior che “possiede” il progetto e prende le decisioni in merito ad aspetti come budget e risorse (la governance). Il Project Manager è più junior, e non è al giusto livello per prendere queste decisioni. E senza queste decisioni, il Project Manager non può procedere correttamente.
In PRINCE2, l’Owner è il Project Executive, che presiede il Comitato di Progetto, creato per i senior responsabili dell’approvazione dello stato di avanzamento del progetto.
Suggerimento n.3: Pianifica il tuo lavoro e poi lavora al tuo piano
Prima pianifica, poi esegui.
Un piano è sempre necessario, sia che tu sia al primo giorno o al 10 o 100. Senza un piano, stai solo pensando ad oggi, mentre un buon Project Manager dovrebbe pensare anche al domani: un aspetto chiave per un buon Project Management è quello di focalizzarsi sul futuro.
In PRINCE2, un piano si focalizza su ciò che devi consegnare. PRINCE2 ha tre livelli di piani, tutti abbastanza semplici. Con una pianificazione semplice ma effettiva, progetti complessi possono essere realizzati molto più facilmente.
Suggerimento n. 4: non diventare un prigioniero dell’Iron Triangle
I project owner vi assegneranno molto spesso progetti nei quali scopo, tempi e costi sono stabiliti e invariabili. Per il project owner, questo può essere un buon controllo di gestione, ma in realtà porta spesso al mancato successo del progetto. Se scopo, tempi e costi sono invariabili, sei prigioniero del cosiddetto «Iron Triangle». I progetti sono difficili ed incerti. La realtà è che il Project Manager ha veramente bisogno di flessibilità, quindi non sentirti prigioniero! Evita l’Iron Triangle scopo-tempi-costi. Come evitare questa trappola?
In PRINCE2, il concetto di “tolleranza” si basa sull’individuazione della flessibilità di cui il Project Manager ha bisogno. La tolleranza è infatti una deviazione ammessa in eccesso o in difetto dagli obiettivi di un piano in termini di tempo, costi.
PRINCE2 usa le tolleranze per stabilire un controllo di gestione to establish workable management control, con limiti di tolleranza ammessi, e questo è il modo in cui PRINCE2 ti aiuta ad evitare l’Iron Triangle.
Suggerimento n.5: Considera l’incertezza: analizza i rischi del tuo progetto
In un progetto i rischi sono inevitabili perché i progetti portano cambiamento, e il cambiamento introduce incertezza, quindi rischio. Il Project Manager deve valutare i rischi all’inizio del progetto, ma il profilo del rischio del progetto cambierà durante il progetto, e quindi il Project Manager dovrà ri-valutare i rischi regolarmente.
Parlando apertamente dei rischi, il Project Manager professionalizza l’approccio (e de-personalizza i problemi): invece di affermare “Non so se riuscirò a finire entro il primo dicembre”, potrà esprimere l’incertezza dicendo “Con questa deadline vedo i seguenti possibili rischi”. Questo è un vocabolario dei rischi, un modo per iniziare a esprimere l’incertezza più oggettivamente e meno soggettivamente.
In PRINCE2, la gestione del rischio include procedure per identificare e valutare i rischi; e per poi pianificare ed implementare le risposte al rischio.
Questi 5 suggerimenti ti aiuteranno ad iniziare la tua carriera da Project Manager, ma c’è un importante aspetto da non sottovalutare: dimostra la tua conoscenza con una certificazione di Project Management. Dai un valore aggiunto alla tua carriera.
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