PM², il metodo di gestione dei progetti sviluppato dalla Commissione Europea, è stato ampiamente adottato dal Ministero della Difesa in Francia. Abbiamo chiesto a Stéphane Foltzer, direttore dell’Accademia della difesa digitale, come il ministero ha adattato la metodologia alle esigenze del servizio civile.
Qual è il tuo ruolo? qual è la tua missione?
Sono il direttore dell’Accademia per la Difesa Digitale (ADN), sin dalla sua creazione nel 2020 da parte del Ministro delle Forze Armate.
L’ADN copre 3 missioni principali:
- Sostenere l’accelerazione della trasformazione digitale del Ministero delle Forze Armate;
- Contribuire al rafforzamento dell’attrattività e della fidelizzazione della famiglia professionale SIC (sistemi informativi e di comunicazione);
- Aumentare la capacità e la qualità della formazione in CIS e tecnologia digitale.
Per raggiungere questi obiettivi, l’ADN interviene in 3 aree prioritarie di azione:
- Alfabetizzazione digitale (aumento delle competenze in strumenti collaborativi, office automation e altri strumenti più specifici);
- Formazione tecnica nei sistemi di informazione e comunicazione (ICS);
- Innovazione educativa con la tecnologia digitale.
L’Accademia della Difesa Digitale si affida alla tecnologia digitale per migliorare la qualità della formazione. Soprattutto dall’era del COVID, le sfide della trasformazione digitale sono non solo importanti ma cruciali per il Ministero delle Forze Armate. Oggi più che mai il personale ha bisogno di essere formato, ma formato in modo diverso.
La digitalizzazione ci consente di rispondere a bisogni enormi e favorisce la creazione di una formazione attraente ed efficiente. ADN ha quindi sviluppato un approccio olistico alla formazione, che fa parte di un continuum di apprendimento digitale per un’amministrazione dell’apprendimento.
Lo scopo di questo approccio è quello di passare dai soliti corsi di formazione teorica di 3/5 giorni a una vera e propria professionalizzazione degli agenti, nell’arco di diversi mesi. Questo continuum cercherà di coprire l’intero spettro dell’apprendimento continuo di un agente. Durante tutta la sua carriera, dal monitoraggio delle informazioni, alla proposta di formazione pertinente, allo sviluppo di formazione e corsi che ancora non esistono. Ad esempio, abbiamo recentemente creato un corso end-to-end per project manager, della durata di 3 mesi, con 3 mezze giornate a settimana.
Puoi dirci di più su questo corso di project management? Quali bisogni soddisfa? Quali sono le principali sfide che devi affrontare?
L’ADN ha progettato e gestisce, in collaborazione con il dipartimento digitale interministeriale (DINUM), un corso di riqualificazione per agenti pubblici nella gestione di progetti digitali, cofinanziato dal “Plan France relance” e da “NextGenerationEU”.
Consiste nel professionalizzare gli attori coinvolti nei progetti digitali, al fine di garantire la gestione dei progetti loro affidati e di ottimizzare le loro prestazioni. Formarli in una metodologia di gestione dei progetti è stato uno degli elementi chiave per raggiungere questo obiettivo.
Invece di seguire una formazione teorica sul PM², il metodo di project management sviluppato dalla Commissione Europea, l’ADN ha sviluppato un corso per project manager end-to-end. È composto da formati ibridi e diversi temi complementari per il project manager (modalità progetto in generale, metodi tradizionali vs agili, notizie digitali, sicurezza informatica,…)
Come sei venuto a conoscenza di PM²?
Ho scoperto PM² cercando su Internet. Dopo alcune ricerche mi sono subito convinto della sua idoneità parlando con il team del Centro di Eccellenza in PM² (COEPM2) che lo ha sviluppato e diffuso.
Esistono diverse metodologie di gestione dei progetti. Cosa ti ha spinto a scegliere PM² come metodologia di project management?
- Una metodologia open source
Poiché gli studenti provengono da tutti i ministeri francesi, volevamo affidarci a una metodologia aperta, in modo che tutti potessero adattarla, se necessario, al proprio ambiente senza restrizioni legali.
La licenza “creative commons” del metodo PM² è per noi una delle chiavi del successo nel raggiungimento di una cultura condivisa della modalità del progetto pubblico.
- Un metodo concreto e attrezzato
La varietà e la qualità delle risorse didattiche prodotte dal COEPM2 ci hanno permesso di avviare molto rapidamente un primo corso pilota. Ha contribuito a ridurre al minimo il lavoro necessario per la creazione delle presentazioni, pur essendo rassicurato sulla pertinenza del contenuto che era già stato ampiamente testato.
Volevamo anche poter diffondere ampiamente la metodologia scelta, all’interno di una comunità di apprendimento, al fine di raggiungere gradualmente una cultura condivisa attorno alla modalità del progetto, oltre il corso iniziale.
- Un metodo leggero e pratico
Anche la sobrietà dei contenuti (circa un centinaio di pagine per la guida centrale) ci ha molto interessato, poiché il tempo a disposizione per insegnarla era limitato.
L’equilibrio tra teoria e pratica lo ha rafforzato, poiché PM² non fornisce solo concetti teorici, ma anche numerosi modelli pronti all’uso.
- Un metodo etico, adatto al servizio pubblico
Le mentalità che la metodologia include sono uniche e conferiscono alla metodologia una dimensione umana ed etica. Questo era perfettamente allineato con t valori del servizio pubblico e dei progetti che è chiamato a realizzare.
- Una certificazione ufficiale
Infine, l’esistenza di una certificazione ufficiale è stata un vero vantaggio per il riconoscimento della professionalizzazione dei nostri studenti.
I progetti nel settore pubblico sono spesso complessi e piuttosto grandi. Il fatto che il PM² non sia un metodo leggero è un problema?
No. PM² si ispira all’ambiente pubblico, condivide il DNA dei progetti pubblici pur essendo altrettanto compatibile con il settore privato. Il contrario non sarebbe così scontato, ma qui troviamo questa intrinseca compatibilità del metodo con i progetti pubblici.
È del tutto possibile, su progetti complessi, decidere che il metodo generale sia PM² e sulle parti in cui gli elementi sono potenzialmente mancanti. Ad esempio, nella fase esecutiva in cui possiamo contestualizzare molto di più rispetto al PM² (trattandosi di un metodo generico), possiamo benissimo lasciare che sia il project manager o il service provider a proporre elementi/metodologia aggiuntiva.
Il quadro rimane lo stesso, così come i documenti e le revisioni delle pietre miliari. Questo è anche il vantaggio di un metodo leggero. Stabilisce un quadro predefinito, noto a tutti, e facilita l’adattamento al contesto e all’ambiente del progetto. Può essere semplificato o ampliato secondo necessità e questa flessibilità è un vero punto di forza in un contesto pubblico.
Come hai adattato PM² al tuo ambiente?
Inizialmente, abbiamo sviluppato un corso rivolto ai project manager digitali che lavorano nei dipartimenti informatici del Ministero dell’Esercito, che è stato rapidamente esteso a livello interministeriale.
Data la forte richiesta di questo corso, è stato poi ampliato con un secondo corso, più funzionale, rivolto ai reparti aziendali, ma tutti includono il metodo PM² allo stesso modo, in modo da avere un insieme comune di competenze per un buon dialogo .
In termini di adattamento, abbiamo inizialmente tradotto in francese le varie risorse create dal COEPM2 che non erano ancora state tradotte: la guida agile, la maggior parte degli artefatti, i materiali didattici e il modulo di e-learning C1.
In uno spirito di contributo pubblico a una dinamica europea, abbiamo naturalmente trasferito tutti questi prodotti alla comunità europea che si sta sviluppando attorno a PM². Abbiamo quindi tradotto l’esame di certificazione progettato da COEPM2 e lo abbiamo distribuito sulla nostra piattaforma digitale.
Stiamo ora lavorando alla creazione di un gioco collaborativo per imparare il PM² in modo divertente, in particolare come rompighiaccio introduttivo per una classe virtuale. Nelle prossime settimane, produrremo anche capsule di micro-apprendimento che integreranno i moduli esistenti “C1” (guida iniziale) e “A1” (estensione agile), in modo da poter aumentare la diffusione della cultura della modalità del progetto anche ulteriore.
In che modo il metodo ti ha aiutato nella gestione dei tuoi progetti?
È ancora presto per dare un feedback poiché abbiamo iniziato i corsi di formazione poco più di un anno fa. Stiamo aspettando feedback dalle prime lezioni. L’idea è vedere come il corso nel suo insieme, non solo il PM², soddisfi le aspettative. In altre parole, abbiamo davvero migliorato la professionalità degli agenti? Questa è una domanda che verrà posta sia agli studenti che ai loro datori di lavoro.
Il settore interdipartimentale è stato integrato nel progetto ed è probabile che il personale provenga da diversi ministeri. PM² ha il vantaggio di essere compatibile con tutto ciò che già esiste e offre un metodo semplice, che permette ai reparti che non hanno un metodo di apprenderne uno e a quelli che già utilizzano altri metodi di combinarli.
Inoltre, l’estensione Agile di PM² ha apportato una certa varietà alla metodologia, che apre ancora di più le possibilità.
PM² consente di fornire e condividere una cultura comune della modalità progettuale in generale, ma anche un metodo basato su strumenti (modelli di documenti, liste di controllo, ecc.) concreto e molto pratico. Contribuisce a rafforzare l’obiettivo finale, che è quello di diffondere una cultura del project management all’interno del settore pubblico.
Hai altri progetti di miglioramento continuo in corso?
L’ADN ha in programma di sviluppare una comunità di apprendimento sul PM² aperta a tutti i funzionari pubblici. Infatti, una volta acquisite le conoscenze teoriche, non è raro incontrare difficoltà nell’applicare le conoscenze nella pratica. È quindi interessante poter discutere con altre persone che sono state formate con lo stesso metodo e che stanno vivendo le stesse difficoltà, condividere documenti e feedback, e incontrarsi durante eventi faccia a faccia oa distanza.
A volte, quando non si ha accesso immediato alla formazione formale, avere accesso a contenuti educativi di qualità è un’opportunità per autoformarsi, senza essere totalmente isolati. Questa sarà la seconda ragione dell’esistenza di questa comunità PM².
Infine, un podcast completerà queste risorse per condividere testimonianze di professionisti della modalità progetto, per pubblicizzare pratiche che funzionano bene su base giornaliera o anche modi per sviluppare determinate abilità.
Quali sono i tre concept che vorresti sviluppare nel prossimo futuro?
Esperienza immersiva: come integrare diverse tecnologie e tecniche moderne (occhiali 3D, serious games, giochi collaborativi, workshop pratici in modalità progetto, ideazione, design thinking) per rendere la formazione attraente ed efficace.
Imparare ad imparare: come possono i nostri dipendenti pubblici cambiare il loro rapporto con l’apprendimento, per essere più coinvolti nella loro formazione e padroneggiare gli strumenti per imparare meglio e più facilmente.
Ibridazione della formazione: come inserire capsule e-learning prima delle lezioni virtuali in modo da creare reverse training e sfruttare la modalità sincrona per correggere esercizi, svolgere attività di sottogruppo, ecc.
