Programma, Portfolio di progetti o PMO? Quando si utilizzano metodologie adeguate per gestire i progetti, ciò può creare valore per la tua organizzazione. In questa intervista abbiamo chiesto a Danny Vandeweyer di Solidaris come affronta le sfide dei progetti con le Best Practices.
Qual è il tuo ruolo e cosa fai effettivamente?
Il mio titolo è Program Manager, ma in realtà essere un Program Manager è solo una parte molto piccola del mio lavoro. La maggior parte del mio lavoro è legata alla gestione del Project Portfolio e del PMO (Project Management Office). Fungo anche da punto di escalation tra l’IT, i nostri servizi e le parti esterne.
Per quanto riguarda il portfolio, ho incontri regolari con i diversi dipartimenti per discutere le priorità, la pianificazione e lo stato di avanzamento dei progetti. E ovviamente assicurarsi che ci sia allineamento con la pianificazione della capacità delle risorse IT.
In qualità di PMO Manager, devo garantire che la metodologia che utilizziamo per gestire i nostri progetti sia applicata correttamente. Ciò significa monitorare i progetti e apportare modifiche quando necessario, ma significa anche fornire formazione e coaching ai Project Manager, agli Analisti aziendali e ai Responsabili di dipartimento. Anche qui i Responsabili di Dipartimento giocano un ruolo importante, perché devono capire come gestiamo i progetti. Devo anche assicurarmi che i modelli e gli strumenti necessari siano disponibili e utilizzati correttamente. E poiché diamo valore al miglioramento continuo , discuto regolarmente la metodologia, i modelli e gli strumenti con i PM e i BA per vedere se sono necessari miglioramenti.
Come sei arrivato alla tua posizione attuale?
Ho iniziato la mia carriera come Analista/Programmatore per una società di consulenza che mi ha assegnato ad una società di logistica. Qui ho subito acquisito conoscenza del mondo della logistica e l’azienda mi ha chiesto se fossi interessato a gestire un progetto per loro. All’inizio era un progetto su piccola scala, ma mi ha introdotto al mondo del Project Management.
Ben presto seguirono progetti più grandi, poiché il mondo del Project Management era per me molto affascinante. Pertanto, ho iniziato a seguire corsi per saperne di più e a leggere molti libri sulle diverse metodologie e corpi di conoscenza come PRINCE2 e PMBoK . Ho inoltre ampliato le mie conoscenze gestendo progetti per il settore bancario e diversi fornitori di servizi di pagamento.
Il passo logico successivo per me è stato entrare nel mondo della gestione di programmi, portfolio e PMO. Dopo aver ricoperto queste funzioni presso varie aziende, la mia attuale azienda mi ha trovato tramite un head hunter che cercava qualcuno con le mie competenze. È così che sono arrivata a Solidaris, un’azienda che fornisce assicurazione sanitaria sociale in Belgio.
Quali migliori pratiche utilizzi all’interno della tua organizzazione? Perché è importante?
Quando ho iniziato a lavorare in questa organizzazione nel 2018, mi è stato chiesto di migliorare il modo in cui l’organizzazione lavorava con i progetti. A quel tempo, il metodo waterfall era ancora in uso, ma come sapete, al giorno d’oggi e sicuramente all’interno dell’IT, quel metodo manca di agilità. Quindi ho introdotto per prima cosa una metodologia di base basata su PRINCE2 Agile . Ha dato alle persone una struttura da seguire e da essere agili secondo necessità.
Alcune delle migliori pratiche importanti che attualmente promuoviamo internamente sono:
- Determinare i requisiti e l’ambito e gestirli in modo appropriato
- Pianificare e programmare il progetto. Assegnare le risorse adeguate
- Monitorare il progetto e intraprendere azioni correttive se/quando necessario
- Gestire rischi e problemi
- Crea un piano di comunicazione adeguato e attieniti ad esso
- Concludere il progetto correttamente
L’utilizzo delle Best Practices fornisce una base strutturata e approfondita per la gestione dei progetti. Fornisce un modo per svolgere il lavoro in modo più efficiente e, se applicato correttamente, può portare a termine il lavoro meglio e più velocemente. Poiché tutti i progetti sono strutturati sostanzialmente quasi nello stesso modo, le parti interessate possono comprendere meglio come funziona il Project Management nell’organizzazione.
Come puoi creare valore attraverso la gestione di progetti e/o programmi nel tuo settore? C’è un user case speciale di cui vorresti parlarci?
Il Covid, infatti, ha reso negli ultimi anni il lavoro nel settore sanitario molto impegnativo. Nuove normative venivano costantemente imposte e dovevamo reagire in modo molto rapido per apportare le modifiche necessarie al nostro software. E ovviamente la prima reazione delle persone è stata quella di ignorare alcune Best Practices. Tuttavia, li abbiamo incoraggiati ad attenersi al piano e siamo stati in grado di dimostrare come lavorare con i metodi in modo pragmatico e agile abbia apportato loro valore.
L’osservazione che spesso ricevevamo dal nostro team di gestione era che veniva dedicato troppo tempo all’avvio del progetto per chiarire i requisiti e l’ambito. E questo mentre avremmo già potuto iniziare il lavoro. Ecco perché abbiamo introdotto anche l’importanza dell’MVP (Minimum Viable Product) nel Project Management . Una volta determinato questo MVP, il lavoro potrebbe già iniziare per fornire ciò che era necessario a tal fine.
Quali sono le sfide più grandi per un PMO che lavora nel tuo settore? Ci sono abilità fondamentali o tratti personali di cui un PMO di successo dovrebbe essere a conoscenza?
Come azienda dobbiamo collaborare con il Collegio Intermutualista Nazionale (NIC – CIN) che è un’associazione mutualistica composta da rappresentanti delle diverse federazioni dei fondi di assicurazione sanitaria e di altri organismi di assicurazione sociale. Questa organizzazione avvia progetti comuni che vengono discussi tra tutti i diversi rappresentanti del PMO di tutte le federazioni. Inoltre, le norme della legge belga cambiano regolarmente. E nella maggior parte dei casi questi hanno scadenze rigorose. Aggiungi questo al carico di lavoro dei progetti all’interno della tua organizzazione e puoi immaginare che mantenere una pianificazione tempestiva del progetto sia molto impegnativo.
Ciò significa che le competenze fondamentali all’interno del nostro PMO sono sicuramente legate alla comunicazione, e più specificatamente legate alla capacità di negoziare. Anche avere buone capacità di pianificazione è importante, poiché è necessario assicurarsi che le scadenze, le date di consegna desiderate e la pianificazione della capacità delle risorse necessarie per il progetto coincidano.
Come PMO siamo anche, in primo luogo, responsabili della formazione e del coaching dei PM, ma anche della promozione della conoscenza e dell’uso della metodologia e delle migliori pratiche a tutte le parti interessate. Quindi anche essere in grado di fornire formazione e coaching è per noi una competenza importante.
Su una nota più personale, come vedi la tua crescita professionale e/o personale nei prossimi anni? Cosa possiamo aspettarci da te?
A livello professionale, c’è ancora del lavoro per aiutare la mia organizzazione a crescere in maturità. Ecco perché mi piace il concetto di “miglioramento continuo”. Puoi iniziare da un livello base e quando è il momento giusto (leggi: quando quasi tutti sono allo stesso livello), puoi passare al livello successivo. Aiutare un’organizzazione a crescere è ciò che mi dà energia.
A livello personale, traggo molta energia dal fatto di poter utilizzare tutte le mie conoscenze e competenze per organizzare eventi. Ciò significa che nel tempo libero ogni anno organizzo volontariamente un evento. Per questa occasione raccogliamo fondi a favore di enti di beneficenza legati alla ricerca sul cancro e al sostegno dei malati di cancro e delle loro famiglie. Con un gruppo di amici, abbiamo iniziato nel 2010 con l’organizzazione dell’evento ‘Ven2-4Cancer’ (leggi: Ventoux for Cancer). Pedalare, camminare e correre fino alla cima del Mont Ventoux in Francia. Nel 2014 abbiamo iniziato a organizzare l’evento “Relay for Life” ( Levensloop / Relais pour la Vie) nella mia città natale.
Dal 2010 al 2019 le nostre donazioni totali hanno raggiunto un importo di quasi 3,5 milioni di euro per organizzazioni come “Kom op tegen kanker” e “Stichting tegen kanker”. Purtroppo, a causa del Covid, negli ultimi due anni non abbiamo potuto organizzare un evento. Ma il 24 e 25 settembre di quest’anno (2022) l’evento si ripeterà. Ora sotto il nome di “Samen voor Hoop” (Uniti per la speranza).
E come detto, molte delle mie competenze, come la comunicazione, la negoziazione, la pianificazione e così via, sono molto utili anche nell’organizzazione di questo evento.
