In questa intervista abbiamo con noi Ivan Ferri, Project Manager presso ZANASI, azienda leader nella produzione di stampanti industriali. Ivan ci fornisce interessanti insight su come la certificazione PRINCE2 ha influito sui processi aziendali e su come intraprendere con successo una carriera come project manager.
Ci può descrivere brevemente il suo ruolo come project manager presso ZANASI e come la certificazione PRINCE2 ha influito sul suo lavoro quotidiano?
Il mio ruolo in ZANASI è quello di coordinare un progetto di sviluppo, in questo caso un progetto di sviluppo legato a un nuovo codificatore industriale.
ZANASI produce sistemi di stampa industriale a getto di inchiostro, con un’esperienza più che ventennale nel settore. Quando abbiamo intrapreso lo sviluppo di una nuova macchina l’azienda ha deciso di cogliere l’occasione per avviare un doppio percorso di crescita: da un lato rivolto allo sviluppo di un prodotto che introducesse un nuovo concetto di modularità del sistema stesso e dall’altro un cambio metodologico nel processo di sviluppo.
In questa fase specifica sono stato incaricato di ricoprire il ruolo di project manager, seguendo e portando a termine questo ambizioso e importante progetto aziendale.
La scelta dell’azienda di optare per la certificazione PRINCE2 rientra in un progetto più ampio avviato già da qualche anno: internalizzare processi di carattere internazionale per aumentare la propria capacità competitiva sul mercato.
Il metodo PRINCE2 ha avuto un impatto diretto aumentando la nostra capacità organizzativa. Prima di intraprendere questo percorso, in azienda non era stata ancora identificata una persona che possedesse una certificazione di project management. Si seguivano metodi approvati e metodi che erano stati acquisiti in seguito a corsi di formazione fatti internamente, ma senza rilascio di certificazioni, che però portavano un dispendio di tempo e di risorse molto poco efficace.
La certificazione PRINCE2 ci ha permesso di organizzare in modo molto più coordinato, anche tra i vari reparti, le attività, perché un sistema di stampa è fatto da tantissime discipline.
Noi siamo un’azienda che deve mettere insieme nei propri progetti competenze di varie aree, penso alla meccanica, all’elettronica, alla chimica, al software. Mondi diversi che riescono a essere messi in relazione tra loro e a funzionare in modo correlato grazie a un metodo che è oggettivamente flessibile. Questo è il principale punto di forza.
Quali sono gli obiettivi principali che ha affrontato o sta affrontando nei suoi progetti presso ZANASI?
Gli obiettivi principali sono realizzare nuovi prodotti con vincoli di tempo e di budget, obiettivi abbastanza comuni alla metodologia dello sviluppo industriale di prodotti.
Nel nostro caso specifico, come accennavo prima, gli obiettivi che ci siamo prefissati nel a medio-lungo termine hanno comportato, e comporteranno un’ulteriore rivoluzione tecnologica aziendale e inevitabilmente una nuova gestione dei progetti di sviluppo. Una sfida decisamente importante, ma che è per noi continuo stimolo di crescita.
Come PRINCE2 ha contribuito a migliorare la gestione dei progetti in azienda? C’è qualche esempio di come il metodo sia stato applicato in progetti passati?
Posso fare un esempio concreto. L’aspetto in cui PRINCE2 ci ha permesso di entrare a gamba tesa in modo importante nella gestione dei progetti, è stato quello di focalizzarsi sul business case. Oggi ciascuna risorsa coinvolta nel progetto ha la consapevolezza che ogni scelta, ogni azione, ogni deviazione dal pianificato deve essere giustificata a livello economico. E questa è forse la cosa che siamo riusciti ad applicare con maggior successo di tutto il metodo PRINCE2.
Come gestisce il bilancio e le risorse all’interno di tutti i suoi progetti e quali strumenti usa per assicurarti che siano consegnati in tempo e nel budget?
In ZANASI oggi abbiamo scelto di iniziare a lavorare su progetti con PRINCE2, scegliendo un approccio classico o Waterfall. La scelta è stata ponderata e voluta; in questa prima sessione applicare il metodo si sarebbe tradotto verosimilmente nel rischio di rendere troppo complesso il processo, soprattutto considerando che ci sono risorse nuove appena entrate in azienda, che ancora non hanno così tanta dimestichezza con la gestione dei progetti.
Quindi abbiamo scelto di usare un approccio che fosse maggiormente lineare, anche a vantaggio di chi non ha mai sperimentato questa metodologia.
Siamo comunque consapevoli che il nostro obiettivo è, piano piano, riuscire a introdurre anche altre tipologie di gestione e di approcci. Ad esempio il reparto software freme per lavorare in modo un po’ più agile, sicuramente anche per l’affinità che il metodo avrebbe con il lavoro core che svolgono, ma confidiamo che un passo per volta arriveremo a estenderlo a tutta l’azienda.
Oltre alle skill tecniche, quali ritiene siano le competenze soft skill fondamentali per un project manager in ZANASI e come ha sviluppato queste competenze nel corso della sua carriera?
Penso che la competenza forse più importante di tutte sia la gestione delle persone. Questo è l’aspetto per me fondamentale, perché al di là della competenza tecnica che ormai, non dico si dia per scontata, ma si presuppone che le persone ne siano dotate, quella che deve essere coltivata giorno per giorno e che ti dà valore aggiunto è proprio la capacità di gestire persone da un punto di vista umano.
Proprio per questo motivo, ZANASI ha deciso di intraprendere un altro progetto collegiale seguito direttamente da un business coach umanistico affiancato da un’altra PM interna. Cerchiamo di mettere di fianco a competenze più tecniche, competenze più umanistiche, relative alle relazioni interpersonali.
Quali consigli avrebbe per coloro che vogliono iniziare una carriera come project manager e qualche lezione che ha appreso nel corso di tutti questi anni di lavoro?
Prima lezione è che a fare il project manager vengono i capelli bianchi. A parte gli scherzi, la prima raccomandazione che vorrei fare a chi decide di intraprendere questo percorso, questa carriera, è non fatelo self-made.
Le certificazioni e i corsi servono perché permettono di approfondire maggiormente la tematica, e di scambiare allo stesso tempo opinioni con persone che sono nel tuo stesso ruolo o saranno nel tuo stesso ruolo in realtà differenti. Quindi è un ampliamento del bagaglio culturale che non può essere trascurato.
Le difficoltà all’inizio sono sempre sottostimate. Se dovessi dare un consiglio a qualcuno: quando c’è un problema agisci subito. Non aspettare che ti arrivi addosso. Agisci al volo su questa cosa perché all’inizio si tende sempre a considerarlo più semplice. Se lo lasci lì, poi diventa ingestibile. Questa è la principale lezione operativa che mi sento di trasmettere.
Perché appunto ce ne siamo accorti sulla nostra pelle. Questa è una proprio una lesson learned nostra. Se lo trascuri poi diventi ingestibile, quindi è molto meglio agire sul momento.
Siccome ZANASI opera in un settore tecnico che è molto specifico, quali sfide ha affrontato nel gestire progetti legati alle stampanti industriali e come ha utilizzato PRINCE2 per superare queste sfide?
La sfida più grossa che noi ci troviamo tutti i giorni a dover affrontare è quella di provare a fare qualcosa in cui non si è certi non solo di poter arrivare, ma che sia possibile fisicamente farlo.
Trattandosi di ricerca e sviluppo, a volte ci si potrebbe anche imbattere in un muro e non andare più avanti.
La sfida più grossa che incontriamo è riuscire a gestire questa incertezza globale che c’è nei progetti che facciamo. Come PRINCE2 ci ha aiutato? Col risk management.
Questa incertezza per noi è diventata un rischio di progetto e quindi tutta la gestione dei rischi che viene prevista, e la predisposizione di risposte al rischio in fase di analisi; questa è la parte che ci ha aiutato a vincere questo scoglio.
Sicuramente uno dei temi che sfruttiamo di più.
