Agile PMO: intervista a Philippe Ribue

Qual è il tuo ruolo e cosa fai effettivamente?

Lavoro come Organizational Change & Program Manager per analisi di dati e le risorse umane. Il mio ruolo lavorativo principale è progettare, sviluppare, implementare e gestire i cambiamenti che consentiranno alla mia organizzazione di passare con successo dallo stato attuale a uno stato digitale e basato sui dati. Tuttavia, la mia attenzione rimane sulle persone e sulle loro competenze.

Come sei arrivato alla tua posizione attuale?

Ho una laurea magistrale in Psicologia Industriale e delle Organizzazioni e alcuni anni di esperienza lavorativa come Project & Change Manager. Durante questo periodo, ho acquisito la capacità di aiutare a identificare dove è necessario apportare modifiche nelle strategie utilizzate da diverse aziende private e dal settore pubblico. Ho anche seguito l’evoluzione dell’Agility e sono certificato come ‘Agile Coach’. Ho sviluppato alcune conoscenze con la gestione e l’analisi dei dati, nuovi modi di lavorare e governance IT.

Qual è il ruolo del PMO nell’organizzazione ? Perché questo è importante?

Oltre alle classiche attività di un PMO (Project Management Office), il nostro è responsabile di guidare la tabella di marcia del contratto di amministrazione che abbiamo con il governo. Traduce la strategia con le nostre ambizioni per il 2025 in un piano di attuazione che ha sette obiettivi strategici che dovrebbero avere un impatto. Il PMO gestisce la pianificazione e la comunicazione di alto livello che aiutano ad articolare il pensiero strategico o il “perché” dietro i nostri obiettivi e piani.

Il PMO è progettato per:

1. Condividere i principali risultati con il consiglio di amministrazione e visualizzare i risultati da raggiungere nel periodo corrente (2021-2025 ) per realizzare le ambizioni. Connettere il senior management e i dirigenti direttamente al lavoro attraverso strumenti di gestione del lavoro altamente visivi . Produci e mantieni un dashboard delle principali metriche strategiche.
2. Costruire una comprensione comune e creare una proprietà condivisa del piano di implementazione dettagliato , garantendo la partecipazione e incorporando le intuizioni dei membri del team in tutte le funzioni aziendali all’interno dell’organizzazione . Collegare le richieste dal basso verso l’alto con gli obiettivi strategici dall’alto verso il basso .
3. Gestire il modello di pianificazione basato sulle capacità . Ciò richiede una panoramica, un’analisi e una buona comprensione delle diverse capacità all’interno della nostra organizzazione oggi rispetto alle capacità future necessarie per raggiungere i nostri obiettivi nel 2025 .

Come si crea un Agile PMO?

In un mondo sempre più digitale e in cambiamento, il PMO deve ridisegnare la propria missione. Ciò significa essere più focalizzati sul cliente e creare valore aggiunto, invece di seguire processi burocratici antiquati. I leader visionari si stanno trasformando in change agent e massimizzano il valore attraverso l’intera organizzazione. I quadri intermedi, compresi i responsabili di programma e di progetto, stanno correndo per massimizzare la loro rilevanza professionale in questo nuovo mondo.

Leggi il nostro articolo Change Agent chi è e cosa fa per ulteriori informazioni su questo argomento.

Abbiamo stabilito quattro fasi graduali:

1. I membri del PMO partecipano ai progetti organizzati con il Metodo Agile . Si sviluppano e formare una parte dei loro coordinatori che fungeranno poi da Scrum Master.
   
2. Il PMO migliora la conoscenza organizzativa dei metodi agili e rimuove gli impedimenti legati al processo. Questo aiuta a facilitare alcune iniziative dove la maturità e il coinvolgimento dell’impresa è alta. L’organizzazione crea un Agile Centre of Excellence informale accanto al team di innovazione.
3. Il PMO affrontare sistematicamente la resistenza delle parti interessate all’adozione di metodi agili. Il PM (Project Manager) e gli sponsor hanno un’agenda diversa in quanto hanno scelto gli acceleratori di progetto in base principalmente ai requisiti di velocità del progetto.
4. Il PMO riprogetta la gestione del portafoglio e gli approcci di governance per facilitare il coordinamento tra i portafogli con più metodologie.

In che modo Agility può aiutare te e la tua organizzazione a migliorare e modificare i risultati?

L’Agile Mindset porta un approccio dinamico e adattivo basato sui seguenti obiettivi:

• Massimizzare il valore e il prodotto invece del progetto
• Suddividere grandi progetti in risultati più piccoli
• Minimizzare i rischi e rendere costantemente visibile il lavoro
• Promuovere soluzioni innovative

Ci assicuriamo sempre che ci sia una stretta collaborazione tra Agile PMO, IT e le principali parti interessate del business.

C’è un certo percorso di certificazione che consiglieresti alle imprese più grandi che vogliono (o hanno bisogno) di diventare più agili? Quale e perché?

Ci sarà sempre un dibattito sulle certificazioni e se le organizzazioni dovrebbero sostenerle. Ciò che è innegabile sono quelli che consideriamo i vantaggi organizzativi per il supporto di certificazioni e credenziali. Quando un’organizzazione decide di far ottenere la certificazione ai lavoratori, ciò dimostra che queste capacità sono discipline necessarie che devono essere prese sul serio e fornisce la garanzia che è stato impiegato del tempo per sviluppare le competenze. Con una certificazione, la posizione di questi ambasciatori, leader o formatori viene autenticata, rendendo più facile ottenere sponsorizzazioni e credibilità, abbassando quindi la resistenza complessiva al cambiamento.

Consiglio di avere un team multidisciplinare con almeno queste certificazioni:

• Struttura agile : aiuta a comprendere le sfide delle grandi organizzazioni e il suo flusso end-to-end. Comprendendo i vari flussi di valore, si possono facilmente superare gli ostacoli e aiutare le organizzazioni ad andare avanti nel viaggio con il cliente.

Lean e Agile sono molto finemente incorporati nel framework Agile che incorpora credenze, standard e processi che costituiscono le fondamenta di qualsiasi organizzazione su larga scala. Con questa certificazione, puoi conoscere in dettaglio ogni parametro o ogni principio di base del ridimensionamento A gile. Imparerai che Agile non riguarda solo la consegna, la codifica o le pipeline , ma riguarda anche le persone.

• Gestione del cambiamento : un responsabile del cambiamento certificato può aiutare l’organizzazione a prevenire la resistenza al cambiamento, fornire supporto al team per accettare il cambiamento e gestire le principali parti interessate durante l’intero processo.

L’agilità sta prendendo piede e vi è un crescente riconoscimento dei suoi vantaggi trasformativi. Ma passare a un modello operativo agile è difficile, soprattutto per le aziende affermate. Esistono diversi percorsi verso l’agilità e molti diversi punti di partenza. Le organizzazioni agili sono diverse. Le organizzazioni tradizionali sono costruite attorno a una gerarchia strutturale statica, a silos, mentre le organizzazioni agili sono caratterizzate come una rete di team che operano in cicli di apprendimento e decisionali rapidi. Una trasformazione Agile cambia radicalmente il modo in cui il lavoro viene svolto e, pertanto, il blueprinting deve anche identificare le modifiche alle persone, ai processi e agli elementi tecnologici del modello operativo.

• Analisi aziendale : l’ uso strategico dell’analisi aziendale e l’interpretazione efficace dei dati possono migliorare l’efficienza operativa complessiva di un’azienda e la crescita dei ricavi in vari modi. L’analisi aziendale strategica dovrebbe consentire a un’azienda e al suo PMO di utilizzare le informazioni esistenti per affrontare meglio i problemi e cogliere le opportunità nel loro percorso di trasformazione.

Se i manager temono che aiutare le persone a ottenere una credenziale li aiuti solo a trovare un nuovo lavoro, la citazione di Henry Ford riassume questo punto: ” The only thing worse than training your employees and having them leave is not training them and having them stay“.

Su una nota più personale, come vedi la tua crescita professionale nei prossimi anni? Cosa possiamo aspettarci da te?

Gli ultimi 24 mesi hanno cambiato tutto. Per le imprese. Per i leader. Per i dipendenti. Ora, mentre la polvere si deposita, un fatto diventa chiaro; il potere è passato dalle organizzazioni alle persone. Dal profitto alla prosperità reciproca.

Ciò rappresenta una minaccia esistenziale per le imprese di tutto il mondo. Un’organizzazione è valida solo quanto le persone che impiega; quelle organizzazioni che vogliono sopravvivere dovranno rispondere alle nuove dinamiche di potere in atto. Dovranno guardare oltre gli obiettivi finanziari per considerare i bisogni di tutta la loro gente. Dovranno anche abbattere i silos e superare le sfide del lavoro a distanza per garantire che le persone si sentano in contatto con lo scopo e la visione dell’azienda e tra di loro. Penso che sia giunto il momento per un approccio più incentrato sulle persone per costruire un futuro sostenibile.

Le domande di scopo che ho in mente per svolgere il mio lavoro nei prossimi anni sono:

• Governance : perché lo stiamo facendo, chi stiamo cercando di soddisfare, qual è il nostro orizzonte temporale e come misuriamo il successo? In che modo il nostro consiglio deve evolversi per supervisionare, abilitare e supportare la realizzazione della nostra strategia?

Per un cambiamento veramente efficace, i leader devono unirsi attorno a uno scopo unificato che sia spinto e sostenuto dalle persone in tutta l’organizzazione.

La maggior parte delle aziende dovrà cambiare il modo in cui opera per raggiungere i propri obiettivi. I dipendenti dovranno collaborare in modi diversi ed eseguire lavori più complessi.

• Cultura e mentalità : come posso contribuire a creare la giusta cultura e mentalità, coinvolgere le nostre persone e, di conseguenza, rafforzare i comportamenti giusti?

Ottenere la giusta cultura è essenziale per qualsiasi trasformazione di successo. Poche persone sono disposte a modificare i propri atteggiamenti e le proprie convinzioni semplicemente perché il senior management dice loro di farlo.

Sono pronto per le prossime sfide e tengo a mente il consiglio di Mike Tyson: “Tutti hanno un piano fino a quando non vengono presi a pugni in faccia” . È accettabile fallire, e poiché hai fallito, questo non riflette un totale fallimento della tua crescita. Invece, abbraccialo e trasformalo, come parte dei tuoi punti di apprendimento.