PRINCE2 e smart working: come integrarli?

Gestire progetti da remoto non è una novità: negli ultimi anni tanti project manager hanno già lavorato con team in diverse location. Un esempio sono le organizzazioni con più sedi o i fornitori che non hanno la stessa sede del cliente. La differenza nella situazione COVID-19 attuale è che si è passati repentinamente da alcune sedi nei quali i team lavoravano comunque fisicamente insieme ad una realtà in cui ognuno è letteralmente per conto proprio.

Perché PRINCE2?

Quando mi trovo ad affrontare una sfida di project management, solitamente mi rivolgo a PRINCE2. PRINCE2 è uno dei metodi più utilizzati a livello internazionale per gestire progetti. Come sempre, PRINCE2 è solo parte della soluzione. Gestire progetti virtuali include anche tante soft skill e competenze di leadership, che PRINCE2 non tratta. Questo è perché – anche se estremamente importanti – è impossibile codificare soft skill e leadership in un metodo. Gestire progetti virtuali da casa include anche un giusto equilibrio lavoro/vita privata, ma questo non è un argomento di cui parleremo in questo post.

PRINCE2 affronta la gestione di progetti attraverso 7 principi, 7 tematiche e 7 processi. I principi sono delle linee guida imprescindibili e delle pratiche che si applicano a tutti i progetti, indipendentemente da dimensione, tipo o settore. I sette principi sono:

• Giustificazione Commerciale Continua
• Apprendimento dall’esperienza
• Ruoli e responsabilità predefiniti
• Gestione per Fasi
• Gestione per Eccezione
• Focalizzazione sui Prodotti
• Adattamento all’ambiente di progetto specifico

Tutti i principi restano applicabili ai progetti virtual, ma vorrei sottolineare 5 di questi principi che sono particolarmente importanti spostandosi nella “realtà virtuale”. Lavorando da remoto è importante non creare un eccesso di momenti in sincrono. Spesso si tratta di videoconferenze che possono prendere tantissimo tempo, specialmente se con tante persone. Diversi principi aiuteranno a ridurre il numero di meeting, e a renderli brevi e diretti al punto.

Focalizzazione sui prodotti

Il principio Focalizzazione sui Prodotti richiede che i progetti siano orientati ai risultati e non alle specifiche attività.

Per un progetto, questo significa che il successo è guidato da una visione comune di cosa il progetto produrrà e dalle caratteristiche che questi prodotti devono avere. In pratica: i requisiti devono essere chiari, come anche i criteri rispetto ai quali verranno valutati. Lo stesso vale per il lavoro dei team di progetto o dei singoli membri del team: è importante essere d’accordo su cosa ognuno consegnerà piuttosto che su cosa ognuno farà.

In qualità di project manager, vuoi mantenere il controllo invece di gestire gli aspetti più specifici. Per questo è importante stabilire con i tuoi team quali risultati tangibili, output consegneranno entro una certa scadenza. Se gestisci in maniera diretta i singoli membri del team, ha senso avere un veloce check-in giornaliero.

Se hai a che fare con i team probabilmente diminuirai la frequenza a settimanale o a due volte a settimana. Per alcuni sarà un cambio di mentalità non dover chiedere “cosa farai oggi?” ma “cosa consegnerai domani?”. È un piccolo cambiamento, ma può portare ad un migliore allineamento delle aspettative e alla certezza per il/la project manager che il lavoro fatto contribuisca al successo del progetto.

Ruoli e Responsabilità predefiniti

Il principio di Ruoli e Responsabilità predefiniti significa che i progetti devono avere una struttura che permette a tutte le persone coinvolte di rispondere alla domanda: Cosa ci si aspetta da me?

Se questa struttura manca, rischi di dover avere più meeting per condividere gli ostacoli e determinare chi dovrà affrontarli. In una situazione in cui i membri del team lavorano fisicamente insieme, l’assenza di questa chiarezza su chi fa cosa può essere superata più facilmente visto che i membri del team possono parlarne apertamente e avere un aiuto immediato.

Anche se non è comunque ottimale perché per un attimo viene meno la concentrazione del team ed è necessario del tempo per ritornare ai livelli di concentrazione precedenti all’interruzione. Quindi, assicurati che tutti i membri del team conoscano chi è responsabile per cosa, in modo che tutti possano affrontare la problematica direttamente con la persona giusta. Ma assicurati anche che ognuno conosca le proprie responsabilità in modo da poter prendere le decisioni che è autorizzato/a a prendere.

Gestione per Eccezione

Il principio di Gestione per Eccezione fornisce un uso efficiente del tempo di gestione in quanto assicura che le decisioni vengano prese dal giusto livello di gestione senza però perdere il controllo.

Questo viene fatto delegando l’autorità e specificando le ‘tolleranze’, per es. performance target e gli scostamenti da quei target ammessi. Dopo di ché dovrai anche specificare un meccanismo nel caso in cui le tolleranze vengano superate. Una volta fatto questo, comunicare i progressi diventa più facile e non richiede meeting.

Conosciamo tutti la sensazione di essere in un meeting che poteva essere un’email; avere dei target chiari e dei limiti di eccezione ci permette di comunicare chiaramente i progressi del tuo lavoro o progetto in breve. In questo modo, avrai bisogno solo di un meeting quando sarà necessario prendere una decisione. E ciò significa: quando qualcuno supera il limite di tolleranza e deve intervenire un livello più alto di gestione.

Apprendimento dall’Esperienza

Il principio Apprendimento dall’Esperienza richiede che ogni risorsa coinvolta nel progetto individui le lezioni che può apprendere dalle esperienze e agisca in accordo con ciò che ha imparato per poter sempre migliorare.

Se sei stato/a catapultato/a in questa nuova situazione in cui tutto accade da remoto, è particolarmente importante riflettere spesso su come stai gestendo le cose. Potrebbe essere utile chiedere a tutti i tuoi team member di tenere un registro delle lezioni, una lista delle loro esperienze, e prevedere un momento per discutere le lezioni del team.

Implementando le esperienze positive in maniera strutturata nel tuo modo di lavorare e risolvendo le esperienze negative per evitare che avvengano di nuovo, potrai migliorare costantemente la gestione del tuo progetto virtuale.

Adattamento all’ambiente di progetto specifico

Il principio Adattamento all’ambiente di progetto specifico assicura che il metodo utilizzato per gestire il progetto sia adattato al progetto e che il livello di controllo sia adattato all’ambito, alla complessità, all’importanza e al rischio del progetto. Se la tua situazione cambia inaspettatamente, come è successo ora con i project team che lavorano da remoto, è di massima importanza verificare che il tuo metodo standard di gestione dei progetti sia il più appropriato.

Ogni progetto è unico e quindi per ogni aspetto del progetto dovrai deviare dallo standard. Quindi prendi del tempo per pensare a come il tuo metodo standard può essere adattato al tuo ambiente virtual.

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