Cos’è la documentazione dell’inizio del progetto (DIP)? Definizione:
In PRINCE2 la DIP (Documentazione dell’inizio del Progetto) è l’insieme di documenti che riunisce le informazioni chiave necessarie per iniziare il progetto su una base solida e per distribuire le informazioni a tutti gli interessati al progetto.
A cosa serve la documentazione dell’inizio del progetto?
La documentazione dell’inizio del progetto, elaborata durante il processo di Inizio del progetto, ha come obiettivo quello di definire il progetto per costituire la base per la sua gestione e la valutazione del suo successo complessivo. La documentazione dell’inizio del progetto fornisce la direzione, l’ambito e, insieme al Piano della Fase, costituisce il “contratto” tra il Project Manager e il Comitato di Progetto.
Le funzioni della Documentazione dell’Inizio del Progetto sono tre:
Assicura che il progetto abbia una solida base prima di chiedere al Comitato di progetto di fornire un contributo significativo al progetto.
Funge da documento base rispetto al quale il Comitato di Progetto e il Project Manager possono valutare lo stato di avanzamento, le questioni e i problemi relativi alla fattibilità continua.
Fornisce una fonte univoca di riferimento riguardo al progetto, in modo che le persone che entrano a far parte della cosiddetta “organizzazione temporanea” possano apprendere in modo semplice e rapido di cosa tratta il progetto e come è gestito.
La DIP è un prodotto dinamico in quanto deve sempre rispecchiare lo stato attuale, i piani e i controlli del progetto. Alla fine di ogni fase si dovranno aggiornare i prodotti che la compongono e, se necessario, creare nuove versioni baseline, in modo da rispecchiare lo stato attuale delle parti che la costituiscono.
La versione della Documentazione dell’Inizio del Progetto utilizzata per ottenere l’autorizzazione del progetto deve essere conservata come base rispetto alla quale si dovrà successivamente valutare la prestazione al momento della chiusura del progetto.
Composizione della Documentazione dell’Inizio del Progetto:
La Documentazione dell’Inizio del Progetto deve comprendere i seguenti elementi:
Definizione del progetto: spiega gli obiettivi del progetto (contesto, obiettivi del progetto e i risultati desiderati, l’ambito del progetto e le esclusioni, i vincoli e le costrizioni, le tolleranze del progetto, gli utenti, le eventuali altre parti interessate note e le interfacce).
Approccio al progetto: definisce la business option prescelta che verrà utilizzata nel corso del progetto.
Business Case: descrive la giustificazione del progetto sulla base dei costi, rischi e benefici stimati.
Approcci alla gestione: procedure, tecniche e standard che devono essere applicati al progetto. Esistono nove approcci alla gestione e sono:
Approccio alla gestione dei benefici: stabilisce i benefici e le azioni di gestione e revisione che assicurano il raggiungimento degli esiti del progetto e confermano che i benefici del progetto sono stati realizzati.
Approccio alla gestione dei cambiamenti: stabilisce lo stato organizzativo target necessario affinché il progetto raggiunga i suoi obiettivi, insieme ai mezzi con cui l’azienda cambierà, partendo dallo stato corrente e attraverso qualsiasi eventuale stato provvisorio.
Approccio alla gestione commerciale: descrive le procedure, le tecniche e gli standard da applicare e le responsabilità per una gestione commerciale efficace.
Approccio alla gestione della comunicazione: definisce e descrive i mezzi e la frequenza della comunicazione e della ricezione di feedback nell’ecosistema del progetto, sostenendo l’allineamento e la definizione del progetto.
Approccio alla gestione dei dati: descrive il modo in cui i dati e le informazioni saranno gestiti nell’ecosistema del progetto, durante il ciclo di vita del progetto e successivamente.
Approccio alla gestione delle questioni: descrive le modalità di acquisizione e segnalazione dei problemi e spiega come verranno valutate e controllate i cambiamenti alla baseline del progetto.
Approccio alla gestione della qualità: descrive gli standard e le procedure di qualità da applicare, gli strumenti e le tecniche da utilizzare, le disposizioni relative al reporting e alle registrazioni, nonché i ruoli e le responsabilità per il raggiungimento delle specifiche di qualità e dei criteri di accettazione richiesti durante un progetto.
Approccio alla gestione del rischio: descrive le tecniche e gli standard specifici di gestione del rischio da applicare e le responsabilità e procedure per una gestione del rischio efficace.
Approccio alla gestione della sostenibilità: definisce le azioni, le revisioni e i controlli che saranno stabiliti per garantire il raggiungimento dei target di prestazione di sostenibilità del progetto.
Piano di progetto: descrive come e quando si devono realizzare gli obiettivi del progetto, e fornisce una baseline rispetto alla quale monitorare lo stato di avanzamento.
Adattamento di PRINCE2: descrive come PRINCE2 verrà adattato al progetto.
Cronologia della creazione della Documentazione dell’Inizio del Progetto
Dove posso trovare i dati/le fonti per elaborare la documentazione dell’Inizio del progetto?
La Documentazione dell’Inizio del Progetto riprende le informazioni presenti nel project brief. In effetti, il project brief descrive scopo, costo, tempistiche, requisiti di prestazione e restrizioni al progetto. Il project brief viene creato nella fase pre-progettuale, durante il processo di Avvio di un Progetto, e viene utilizzato durante il processo di Inizio di un Progetto al fine di creare la Documentazione dell’Inizio del Progetto e le relative componenti. Non viene conservato e viene sostituito dalla Documentazione dell’Inizio del Progetto. Il project brief comprende i seguenti elementi:
definizione del progetto
business case preliminare
descrizione del prodotto del progetto
approccio al progetto
struttura del team di gestione del progetto
descrizioni dei ruoli
riferimenti a qualsiasi documento o prodotto correlato.
Questi elementi essenziali del project brief sono quindi ripresi nella Documentazione dell’Inizio del Progetto e integrati con i nuovi elementi ottenuti da colloqui con:
gli utenti, riguardo le loro esigenze,
i fornitori, per ottenere le informazioni sui metodi, gli standard e i controlli applicati,
il business nella persona del project executive, sui rapporti qualità prezzo dei prodotti
La Documentazione dell’Inizio del Progetto comprende tutti i prodotti di gestione derivanti dal processo di Inizio di un progetto, ad eccezione della Strategia di gestione dei benefici che continua ad essere conservata dopo il progetto e non viene archiviata insieme agli altri documenti del progetto.
Formato e presentazione
La Documentazione dell’inizio del progetto può essere in diversi formati, tra cui:
Un documento singolo
Un indice che rimanda a una raccolta di documenti
Una raccolta di dati in uno strumento di gestione del progetto.
La Documentazione dell’Inizio del Progetto è un prodotto dinamico, per questo il business case e il piano di progetto sono aggiornati durante il processo di Gestione del limite di fase. Gli altri documenti della DIP possono essere aggiornati se necessario.
Alla fine del progetto, durante il processo Chiusura del Progetto, la Documentazione dell’Inizio del Progetto viene confrontata con la DIP finale per valutare la prestazione del progetto.
Se vuoi scoprire come gestire al meglio un progetto e approfondire PRINCE2, il metodo di project management più usato al mondo, scopri le date del nostro corso PRINCE2 Foundation o scrivici per tutte le informazioni.
PRINCE2® è un marchio registrato del gruppo PeopleCert. Utilizzato su licenza di PeopleCert. Tutti i diritti sono riservati.
