Laurent Kummer è Senior Project Management Consultant per la Commissione Europea e lavora allo sviluppo e promozione di PM², la metodologia di project management utilizzata e promossa dalle Istituzioni Europee.
Negli ultimi mesi del 2019 è stato attivamente coinvolto, in qualità di Project Manager, in un progetto decisamente impegnativo all’interno della Commissione Europea… L’abbiamo intervistato per saperne di più.
“6 settimane per proporre una soluzione “paperless” ed abbandonare un’abitudine lunga 60 anni”: ci puoi raccontare qualcosa in più sul progetto?
Questo progetto deriva da una richiesta della Presidente della Commissione Europea Ursula Von der Leyen in seguito alla sua elezione. Ha voluto dare il buon esempio dimostrando come la riunione decisionale più importante dell’UE, la riunione del Collegio dei Commissari, si possa svolgere senza carta, evitando la stampa di oltre 2 milioni di copie di documenti all’anno.
Un altro requisito complicava però la richiesta: la presidente di solito chiede a tutti/e i/le partecipanti ai suoi meeting di lasciare tutti i dispositivi elettronici personali (smartphone, tablet ecc…) fuori dal meeting, sia per motivi di sicurezza ma anche per assicurare che le persone siano focalizzate sul meeting, senza distrazioni. Abbiamo dovuto pensare quindi a degli speciali dispositivi elettronici che potessero rimanere nella iconica sala riunioni Jean Monnet.
Qual è stata la sfida più grande del progetto? E quale, secondo te, la chiave per il successo?
Il vincolo è stato principalmente il tempo: abbiamo avuto meno di due mesi per consegnare una soluzione innovativa che rispettasse entrambi i criteri di sicurezza (alcuni documenti contengono dati sensibili) e praticità (gli utilizzatori sono VVIP senza particolari competenze IT).
Ad aggiungere pressione, è stato annunciato pubblicamente sin dall’inizio che non c’era un piano B, quindi ci sarebbe stato anche un chiaro rischio di danneggiamento di immagine nel caso non avessimo consegnato in tempo…
A questo livello, e con una nuova Presidente, la competizione personale era anche un rischio: tutti vogliono compiacere il nuovo capo, quindi la ripartizione di ruoli e responsabilità doveva essere inequivocabile.
È qui che è entrato in gioco PM²: con un modello di governance chiaro e la sua matrice di assegnazione responsabilità, con i suoi template per gestire la comunicazione ed il suo modo di coinvolgere gli sponsor di progetto nel progetto, è stato un vero asset a nostra disposizione.
Concretamente quando ti capita un progetto così impegnativo devi focalizzarti su una consegna corretta al primo tentativo e poco altro. E anche le soft skill vengono messe alla prova: calma, pazienza e capacità di convincimento sono fondamentali per ottenere in maniera rapida quello di cui c’è bisogno.
Come vi ha supportato PM²?
Con la tabella RASCI* di PM² siamo stati in grado di comunicare velocemente sul chi fa cosa. PM² promuove un modello di governance bilanciato dove il lato business gioca un ruolo importante per il successo del progetto, ma dove il business manager deve conoscere PM². Fortunatamente in questo caso la mia controparte lato business era certificata PM² – questo ha decisamente semplificato la comunicazione: sapevamo tutti come strutturare ed organizzare il lavoro utilizzando gli artefatti PM² come il Work Plan (Piano di lavoro) e il Charter (Carta del Progetto). Questo ci ha consentito di raccogliere requisiti in maniera precisa e rimanere nell’ambito del progetto, permettendoci di essere focalizzati sulla consegna, con una chiara visibilità di rischi e issue.
*RASCI è una matrice di assegnazione responsabilità – Responsibility Assignment Matrix (RAM), un modo per rappresentare e chiarire i ruoli e responsabilità per una data attività. L’acronimo RASCI sta per: Responsible, Accountable, Supports, Consulted, Informed, ovvero R = ruolo di responsabilità, A = ruolo di rendicontabilità, S = ruolo di sostegno, C = ruolo consultato, I = ruolo informato.
Quali sono stati i risultati?
Alla fine abbiamo cercato di mantenere le cose molto semplici: tablet e software già conosciuti, nessun tipo di innovazione sui livelli di sicurezza, ma è stata l’integrazione ad essere delicata. Il Project Manager è come un direttore d’orchestra in questo caso, deve assicurarsi che tutti facciano la loro parte al momento opportuno. Abbiamo consegnato in tempo (con anche un paio di settimane di anticipo) e la Presidente è stata felice – è la prima cosa che ha menzionato nella sua prima conferenza stampa da Presidente:
“I want to report from the very first College meeting, which was for the very first time a paperless College meeting, it was completely digital.”
