Nella nostra intervista a Mélanie Franklin, Co-Chair del Change Management Institute UK, abbiamo visto come sia importante gestire il cambiamento in un mondo agile. I cambiamenti in Agile sono infatti complessi e continui. Complessi perché l’innovazione continua comporta obsolescenza continua, quindi la durata di ogni cambiamento diventa sempre più breve e i cambiamenti sempre più frequenti. Continui perché fanno ormai parte del business as usual. In questo post approfondiamo consigli e tecniche dell’esperta per pianificare un’iniziativa di cambiamento Agile.
Come pianifichiamo in agile?
In agile si parla di “soluzione in evoluzione” (evolving solution); per avere una soluzione in evoluzione dobbiamo continuamente pianificare e lo facciamo guardando all’obiettivo finale. Per poter pianificare ognuno dei cambiamenti abbiamo bisogno di orientarci, di avere una destinazione, che porterà alla trasformazione del modo di lavorare. Dopodichè ci chiederemo “quale sarebbe la parte più utile, cosa potrebbe realmente aiutarci a raggiungere il nostro obiettivo”. Si tratta di uno schema di decomposizione, prendi l’idea totale e la dividi in piccoli componenti. E poi capisci quali parti fare prima e quali dopo.
Quindi si utilizza un approccio bottom up per identificare quanto tempo e risorse ci serviranno, in modo da poterlo comunicare al business.
Nella pianificazione agile c’è un forte coinvolgimento delle risorse, in modo che possano realmente contribuire. Ci dobbiamo chiedere continuamente “stiamo veramente facendo la cosa più rilevante nella nostra pianificazione in questo momento”?
Sembra facile ma non lo è: è importante chiedersi costantemente quale dei componenti dell’idea finale possano effettivamente funzionare e possano dar vita al nostro obiettivo finale. In questo modo si rimane ad una pianificazione di alto livello (ci chiediamo quali sono le idee/parti della soluzione che selezioneremo per prime) e poi si fa una pianificazione più specifica per ognuna. Con agile il livello di dettaglio cresce progressivamente.
Behavioural change: cos’è e perché è importante
Una delle più grosse difficoltà negli approcci agile è il capire l’importanza del cambiamento comportamentale (behavioural change). Spesso l’attenzione è esclusivamente sul tempo per creare i cambiamenti tecnici e tangibili ma si sottovaluta l’impatto del cambiamento sul modo di lavorare. I dipendenti perderanno familiarità con il loro lavoro, devono essere formati sulle nuove tecniche e sistemi. Tutte le attività di transizione richiedono tempo, bisogna accettare il cambiamento, condividere l’obiettivo, commettere errori e continuare a praticare i nuovi modi di lavorare. Tutte queste cose devono essere “assorbite”: in presenza di continui cambiamenti, è fondamentale che le risorse accettino che il loro lavoro cambierà. Per questo gli effetti emotivi devono essere presi in considerazione.
Insieme alle attività di progetto, dobbiamo assicurarci che le risorse coinvolte siano pronte alle nuove attività ed ai nuovi modi di lavorare. Spesso capita che la parte tecnica e tangibile vada molto più veloce e si crea una discrepanza tra le attività di progetto e quelle di cambiamento: magari le risorse stanno ancora cercando di assorbire tutte le attività del cambiamento precedente e si trovano a lavorare su un cambiamento successivo.
Mélanie Franklin individua tre elementi del cambiamento comportamentale (behavioural change):
testare nuovi modi di lavorare
capire come fare le cose
creare nuove abitudini
Bisognerebbe quindi sincronizzare le due attività di progetto e cambiamento comportamentale in modo da non avere nuove funzionalità o cose che le risorse non usano perché non ancora capaci di farlo.
Il primo passo è quello di essere consapevoli che il cambiamento non è solo nelle cose che creiamo ma anche nelle risorse, nel loro modo di lavorare. Dobbiamo riconoscere l’importanza dell’equazione: consegna + implementazione = un nuovo modo di lavorare.
Alla fine di ogni iterazione ci deve essere un accordo su come verrà gestito il cambiamento. Si tratta di un’attività collaborativa perché coinvolge i responsabili del cambiamento (chi crea l’outcome) e gli utilizzatori, che saranno così allineati.
L’importanza della consegna puntuale
Rispettare le consegne significa sapere quando potremo aspettarci il cambiamento e quando potremo vedere il miglioramento. Dividere le attività e rispettare le scadenze significa anche dare una risposta alle risorse che si aspettano il nuovo servizio ed il nuovo modo di lavorare, quelle stesse risorse che hanno ricevuto gli strumenti e la giusta formazione per poter iniziare a lavorare in maniera differente. È importante rispettare le promesse di consegna perché il cambiamento è sempre fonte di stress: le risorse mettono tutto il loro impegno per essere pronte e un ritardo potrebbe aumentare l’impatto emotivo del cambiamento. Rispettare i tempi è quindi fondamentale.
Ma come fare per decomporre la timeline totale? M. Franklin suggerisce dei livelli di pianificazione (immagine in basso).
Il primo elemento è il timeframe, andando nel dettaglio abbiamo le iterazioni e alla fine di ognuna identifichiamo l’outcomerisultato. Per poter raggiungere questi milestone ho un processo ripetibile formato da 3 step:
Getting started
Making progress
Realising benefits
Getting started: si tratta di un brainstorming su tutte le attività da fare (se siamo in un ambiente agile verrà fatto sotto forme di user story). È un’attività collaborativa ed è fondamentale assicurarsi di coprire sia la parte di “delivery” che di “transition”, le attività di change management. È un’opportunità per tutte le persone coinvolte per capire come verrà gestito il tempo e qual è il miglior modo per lavorare.
Making progress: questo step è quello che include tutti i cambiamenti nelle procedure di lavoro, ovvero dei cambiamenti tecnici che porteranno anche ai cambiamenti nel modo di lavorare. Alla fine di questo step si rivedono le parti di lavoro concluse e si valuta la qualità degli elementi del cambiamento e il loro effetto.
Realising benefits: utilizziamo quello che abbiamo ottenuto ma cerchiamo anche di incoraggiare l’eliminazione di tutto quello che non ci serve più. Infine è importante creare un ambiente motivante ringraziando le risorse per il lavoro svolto (per es. condividendo il ringraziamento di un cliente per il servizio).
Questi step offrono una struttura ripetibile per ogni iterazione che potrai utilizzare per pianificare gli elementi dei tuoi cambiamenti Agile.
