“AGILE” sembra essere la parola del momento nel project management, come se fosse stato inventato un modo miracoloso per gestire i progetti. Ma le pratiche Agile sono nate nel 1990: in quell’anno un gruppo di esperti scrisse il cosiddetto “Manifesto AGILE”, seguito subito dopo dal lancio della “AGILE alliance”.
Da allora, sono stati sviluppati diversi approcci di project management Agile.
Al momento ci sono circa 13 approcci Agile nel mondo del project management. PRINCE2 è uno di questi e offre il doppio vantaggio di fornire un framework agile per ogni tipo di progetti ma anche il supporto a tutto il ciclo di vita di un progetto: dalla nascita dell’idea (pre-progetto) fino alla valutazione dei benefici (post progetto).
Abbiamo chiesto al nostro formatore e consulente Antoine Breton come poter adattare PRINCE2 per enfatizzare 5 elementi di PRINCE2 e utilizzare la sua agilità intrinseca.
1. La “Descrizione del Prodotto del Progetto” Agile
“L’obiettivo di un progetto ben gestito è di consegnare al termine del progetto ciò di cui il cliente ha bisogno, non cosa ha chiesto all’inizio”.
All’interno del principio “Focalizzazione sul Prodotto”, PRINCE2 raccomanda l’uso del templatete “Descrizione del Prodotto del Progetto”. Questo documento non solo descrive quale dovrebbe essere il prodotto sviluppato durante il progetto ma indica anche:
- le aspettative di qualità del cliente
- criteri di accettabilità
- metodo
- responsibilità.
Questi 4 elementi hanno un’alta probabilità di essere modificati durante il progetto. L’obiettivo di un progetto ben gestito è di consegnare al termine del progetto ciò di cui il cliente ha bisogno, non cosa ha chiesto all’inizio.
La “Descrizione del Prodotto del Progetto” di PRINCE2 dovrebbe essere usata come riferimento per discussioni costruttive con il cliente durante tutto il progetto. Questo accadrà presto, nella fase pre-progetto durante il processo “Avvio di un progetto”. Ulteriori miglioramenti a questa base di riferimento possono essere apportati negli step successivi durante la fase “Inizio di un progetto”, quando il Piano di Progetto viene sviluppato sulla base della “Descrizione del Prodotto del Progetto”.
Mentre il progetto prosegue fase dopo fase, il project team controllerà e aggiornerà proattivamente con il cliente la “Descrizione del Prodotto del Progetto” ad ogni limite di fase. Quindi, di fatto, il cliente ha l’opportunità di modificare quello che sarà il prodotto finale abbastanza spesso e questo approccio molto AGILE fa convergere il prodotto finale verso i bisogni reali del cliente.
2. L’uso appropriato della tematica “Cambiamento”
”La richiesta di cambiamento non dovrebbe essere vista come un fattore di disturbo nel Piano di Progetto ma piuttosto come una migliore comprensione da parte del cliente dei suoi veri bisogni”.
L’agilità è intrinseca in PRINCE2 nella Tematica del cambiamento. Più il progetto usa la tematica Cambiamento in maniera appropriata più il progetto può essere agile. La richiesta di cambiamento non dovrebbe essere vista come un fattore di disturbo nel Piano di Progetto ma piuttosto come una migliore comprensione da parte del cliente dei suoi veri bisogni.
Nel nostro mondo in continua evoluzione è ormai certo che le cose cambiano spesso e rapidamente. Gestendo il periodo di pianificazione e non pianificando troppo in dettaglio troppo presto, PRINCE2 ha la caratteristica intrinseca di accogliere i cambiamenti nella pianificazione.
La procedura di Cambiamento può essere adattata per catturare velocemente problematiche e rischi e permettere di prendere decisioni velocemente. Il registro delle eccezioni può essere un registro non-scritto, stessa cosa vale per le decisioni prese in seguito al registro. Alla fine, tutte le decisioni verranno formalizzate attraverso una nuova versione della Fase o Piano di Progetto. Inoltre, problematiche e registri di qualità terranno traccia degli eventi.
3. Utilizzo di workshop e daily stand-up meeting
“Può essere una buona idea quella di organizzare la comunicazione attraverso uno stand-up meeting giornaliero”.
Prendere decisioni in maniera veloce e collaborativa è una delle caratteristica dei progetti agile. In PRINCE2, la relazione chiave tra Project Manager e Team Manager è formalizzata attraverso il Pacchetto di Lavoro e PRINCE2 consiglia un template per questo.
La comunicazione per valutare il progresso del pacchetto di lavoro si ha attraverso i Check Point Report e può essere una buona idea quella di organizzare questa comunicazione attraverso uno stand-up meeting giornaliero.
La revisione della qualità può essere organizzata attraverso workshop non solo per controllare i criteri di qualità dei prodotti ma anche per produrre collettivamente lesson learned, miglioramenti nelle stime e accuratezza nei criteri di qualità per i prodotti futuri.
4. Sviluppo iterativo e rilascio incrementale
“Non tutto può essere sviluppato immediatamente e un dato prodotto potrebbe aver bisogno di passare attraverso diverse fasi dil sviluppo durante il progetto”.
Agile Project Management implica Sviluppo iterativo e Rilascio incrementale. La gestione della configurazione sviluppata nella tematica del Cambiamento di PRINCE2 è il miglior modo per mantenere il controllo del prodotto del progetto in maniera iterativa.
Non tutto può essere sviluppato immediatamente e un dato prodotto potrebbe aver bisogno di passare attraverso diverse fasi dil sviluppo durante il progetto. Usare il controllo e “bloccare” il prodotto dopo la revisione di qualità PRINCE2 contribuisce efficacemente allo sviluppo iterativo.
Il principio PRINCE2 “Gestione per fasi” offre la possibilità di “rilascio per fasi”. Il Piano di Progetto è diviso in fasi e limiti di fase. Adattare il Piano di Progetto in modo che il rilascio per fasi avvenga nei Limiti di Fase ha grandi vantaggi: aiuta molto la relazione tra progetto e Cliente grazie alla costruzione di fiducia e confidenza. Inoltre, deve essere fatto uno sforzo nel Piano di Progetto per organizzare il rilascio in modo che i prodotti chiave vengano rilasciati nelle fasi iniziali per fornire un tempestivo ritorno sull’investimento del cliente. Può anche fornire una leva finanziaria per la continuità del progetto.
Il rilascio per fasi ha anche un effetto positivo sul risk management. Rilasciando più frequentemente parti del prodotto finale durante il progetto, il valore globale atteso dei rischi non viene accumulato fase dopo fase ma piuttosto si riduce con il tempo.
5. Pianificazione, la spina dorsale del progetto
“I Project manager dovrebbero resistere al desiderio del cliente di avere troppi dettagli della pianificazione all’inizio”.
La pianificazione PRINCE2 non si focalizza solo sul prodotto che contribuisce a dare migliore risposta ai bisogni del cliente, la pianificazione è anche evolutiva ed è una buona pratica agile adattarla utilizzando la logica della “horizon planning” (pianificare con un certo livello di accuratezza solo ciò che puoi vedere).
I project manager dovrebbero resistere al desiderio del cliente di avere troppi dettagli della pianificazione all’inizio. Questo richiederà capacità comunicative e fiducia. Utilizzando con successo il rilascio per fasi, puoi costruire fiducia con un rilascio anticipato al cliente. Lui o Lei sarà quindi più proattivo/a con il progetto, si sentirà coinvolto/a e ti darà indicazioni più precise riguardo le aspettative e i criteri di accettazione. Tutto ciò contribuirà ad una pianificazione di qualità. Fase dopo fase, le lezioni verranno apprese e si avranno miglioramenti della tecnica di stima.
Per rendere la pianificazione PRINCE2 “agile” è possibile organizzare le fasi come “Incrementi” nei quali i pacchetti di lavoro saranno progressivi. La fine di un pacchetto di lavoro sarà un punto di revisione e organizzazione del lavoro dei pacchetti successivi. Il Testing è integrato ed è una caratteristica integrata nella pianificazione di qualità di PRINCE2. La tecnica di “Revisione di Qualità” permette un rilevamento precoce di insuccesso che è una pratica comune in agile (“Fail fast”).
