Il “Rapporto sulle lezioni” è un elemento fondamentale nel metodo di project management PRINCE2, mirato a documentare le esperienze acquisite durante lo svolgimento di un progetto. Questo rapporto non è solo una riflessione retrospettiva, ma uno strumento strategico per migliorare la gestione di progetti futuri. La sua importanza risiede nella capacità di trasformare errori, successi e sfide incontrate in preziose lezioni per l’organizzazione.
Tra i vantaggi principali, vi è la possibilità di evitare il ripetersi di errori, ottimizzare i processi e incrementare l’efficacia complessiva del team di progetto, contribuendo così al successo sostenibile dei progetti futuri.
Nonostante ciò, il rapporto sulle lezioni viene spesso trascurato e, se compilato, si trasforma in un esercizio di forma. Le lesson learned spesso non riescono a diventare “lezioni applicate”. In questo blog andremo ad identificare le principali cause e i benefici che il rapporto sulle lezioni può fornire ai tuoi progetti.
Perché le lessons learned vengono trascurate?
All’inizio di un progetto, il team è completamente concentrato sul suo successo, senza considerare la possibilità del fallimento. L’azienda fa pressione per ottenere risultati tangibili, aggiungendo un ulteriore livello di stress nel raggiungere l’obiettivo.
Per ottenere i risultati richiesti dall’azienda nel minor tempo possibile, le best practice vengono trascurate.
In questo contesto diventa difficile riconoscere e ammettere il fallimento, nonostante il business case dica di fare proprio questo.
Una volta completato un progetto, l’istinto naturale è quello di andare avanti e concentrarsi sulla sfida successiva.
Se la cultura all’interno di un’organizzazione porta a celebrare i successi piuttosto che a fare un passo indietro per vedere cosa si sarebbe potuto fare meglio, le tante lezioni apprese durante il progetto non verranno mai utilizzate per ottimizzare i processi dei progetti futuri.
Rapporto sulle Lezioni: condividere l’esperienza
Il metodo PRINCE2 spinge a condividere le lezioni apprese (sia quelle negative che quelle positive) con il team, sia durante che dopo la conclusione del progetto. Le lezioni apprese aiutano il team a:
- Avere maggiore coinvolgimento del team
- Avere maggiore empatia
- Risolvere rapidamente i problemi
Maggiore coinvolgimento del team
Investire del tempo per ascoltare dimostra una leadership solidale e favorisce un ambiente di lavoro partecipativo: entrambi fattori molto positivi all’interno di un’organizzazione. In effetti, se gestita correttamente, la condivisione può essere più efficace e meno costosa di altri strumenti di team building.
Maggiore empatia
Un’organizzazione, chiedendo a tutti di fornire feedback ed esprimere opinioni in maniera formale, può creare una maggiore empatia tra i membri del team, che si riflette in una migliore comprensione di ciascun ruolo e di come possono interagire per raggiungere gli obiettivi.
Risolvere rapidamente i problemi
A livello pratico, fornire uno spazio in cui le persone possono parlare dei loro problemi significa che ogni problema viene risolto rapidamente e che le voci potenzialmente negative vengono reindirizzate in una conversazione molto più produttiva.
Documenta tutte le lesson learned
È essenziale, tuttavia, che le organizzazioni non si fermino alle mere dichiarazioni, ma che registrino effettivamente le lezioni apprese. È qui che il principio PRINCE2 dell’apprendimento dall’esperienza può fornire una struttura di best practice molto utile, se seguito correttamente. Altrimenti sarà semplicemente un esercizio di compilazione.
Guidata dal project manager, la registrazione delle lezioni apprese deve essere utilizzata fin dall’inizio come un documento da utilizzare sempre e non come qualcosa da rivedere alla fine, quando la maggior parte delle informazioni è stata dimenticata.
Il suo vero valore risiede nella condivisione di queste conoscenze tra diversi project manager, in modo che queste lezioni diventino parte del DNA del team.
Come documentare le lessons learned
L’aggiornamento, la registrazione e il controllo con i membri del team per identificare le lezioni apprese rientrano nella responsabilità del Project Manager, che deve incorporare le seguenti pratiche nel suo lavoro quotidiano per trarre vantaggio dalle lezioni apprese, come spiegato in PRINCE2. È necessario:
- Dare valore alle lesson learned: se il Project Manager non dà valore ai risultati delle lezioni apprese, nessun altro lo farà. È quindi importante organizzare una sessione in cui le opinioni di tutti i membri del team possono essere ascoltate.
- Considerare un mediatore: il/la Project Manager potrebbe dover chiedere a qualcun altro di guidare il meeting. Stabilire delle regole di base crea uno spazio neutrale in cui discutere i problemi.
- Focalizzarsi sul miglioramento: la chiave è essere obiettivi; non è una riunione in cui puntare il dito contro qualcuno o dare la colpa a qualcuno. L’obiettivo è creare fiducia nel processo di gestione e credere nel valore dei risultati.
Lessons Learned: una nuova mentalità
L’insuccesso non è qualcosa da temere. Non deve essere un argomento tabù, ma deve far parte del processo di avanzamento e di responsabilizzazione del team attraverso nuovi modi di pensare. Molti imprenditori di successo sono arrivati dove sono ora grazie a ciò che hanno imparato dopo i loro errori.
Il trucco consiste nell’analizzare le lezioni apprese in modo da poter pensare di agire diversamente la prossima volta. Per dirla con le parole di Samuel Beckett: “Ho provato. Ho fallito. Non importa. Riproverò. Fallirò meglio”.
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Per approfondire leggi anche:
Articolo originale pubblicato sul blog Axelos: “How to use ‘lessons learned’ to reduce project failure” di Ana Bertacchini.
