Hai partecipato al corso PRINCE2, hai superato l’esame. Sei tornato in ufficio e riapri il manuale: 320 pagine, 19 capitoli e 26 documenti… ma da dove iniziare?
Ecco come iniziare il tuo primo progetto PRINCE2 con tre semplici step.
1) Prepara il Project Brief e fallo approvare dal tuo executive
Come il nome suggerisce, il Project Brief è un documento BREVE. Rendilo facile da leggere. Nel manuale PRINCE2 puoi trovare dei modelli per la stesura del documento, ma prediligi comunque semplicità e chiarezza rispetto a formalità e dettagli.
Il brief deve includere la struttura organizzativa del progetto. Sei il project manager, ed hai bisogno di un executive: questo è FONDAMENTALE. In assenza di un executive non stai utilizzando PRINCE2. L’Executive assumerà la responsibilità del progetto, tu agirai a suo nome.
Il Brief dovrà anche contenere la definizione del Prodotto di Progetto – il tuo prodotto finale. È importante scriverlo, perché definisce il tuo obiettivo. Il manuale PRINCE2 ti dice che è un documento separato, ma puoi scriverlo come paragrafo del tuo Brief.
Per definire correttamente il tuo Prodotto di Progetto, hai bisogno di capire chi è il tuo Cliente, chi l’Utente (il cliente può essere interno o esterno). Hai bisogno di discutere il tuo prodotto del progetto con il Cliente, per comprendere i suoi bisogni. Il Project Brief deve includere le loro aspettative di qualità e i loro criteri di accettazione.
Quando il Project Brief è pronto, l’Executive deve approvarlo. Finché non c’è l’approvazione, non procedere.
2) Crea una Struttura di Suddivisione del Prodotto e falla approvare
La Struttura di Suddivisione del Prodotto o Product Breakdown Structure (PBS) è un ottimo modo per capire cosa hai bisogno di produrre. La PBS inizia con il tuo Prodotto di Progetto che è il tuo deliverable finale. La PBS conterrà più dettagli – probabilmente mostrerà 15 o 20 prodotti chiave finali.
Il modo più facile di creare la PBS è con foglietti adesivi su una flip chart o lavagna. Se usi i foglietti adesivi, è facile ridefinire la PBS man mano che le idee emergono. Idealmente lavori con un collega o due, per assicurarti di avere una visione d’insieme.
Quando avrai finito, puoi convertire gli appunti in formato elettronico con uno strumento di diagrammi, come Visio o Powerpoint.
È importante creare una struttura di suddivisione del prodotto prima di pianificare. Per PRINCE2, la PBS è il primo passo della pianificazione. Se utilizzi uno strumento di pianificazione, come Microsoft Project o anche Excel, dovrai creare la tua struttura di suddivisione prodotto e averla approvata PRIMA di fare qualsiasi lavoro con lo strumento di programmazione. Intanto lascia il PC spento!
Hai bisogno di rivedere la prima versione con persone chiave – il Project Executive, il Cliente o l’Utente, e con i responsabili di team che produrranno la soluzione. Quando è approvata, costruisci un Piano di Progetto partendo dai 15 o 20 deliverable della tua struttura di suddivisione.
3) Crea un Business Case, lavorando con il tuo executive
Il business case fornisce la giustificazione commerciale per il progetto. Descrive le risorse che il progetto utilizzerà, e le bilancia con i benefici. È un documento importante, ma deve essere semplice, chiaro e breve.
Il problema con il business case è di decidere di quanti dettagli hai bisogno. Il tuo executive ti darà le indicazioni riguardo al livello di dettaglio. Applica la regola del “keep it simple and short” e non aggiungere MAI dettagli non necessari (per esempio, se la tua società non ha bisogno di esprimere i benefici in termini monetari, non farlo).
Inizia con una sintesi delle risorse di cui hai bisogno e dei benefici attesi (in alcuni progetti, è tutto quello che serve).
- Le risorse sono tipicamente le persone e/o il denaro. Hai bisogno di capire il tipo di risorse di cui avrai bisogno (per esempio, hai bisogno di progettisti e collaudatori, e anche di budget per acquisti).
- La giustificazione è basata sui benefici – raccogli input dal tuo executive riguardo ai benefici attesi. Entrambi avrete bisogno di capire il tipo di benefici che il vostro progetto genererà (per esempio, la riduzione dei costi).
Una volta avuta la sintesi, puoi aggiungere maggiori dettagli, ma SOLO SE NECESSARI. Potresti aver bisogno di esprimere le risorse e i benefici in termini monetari. Potresti aver bisogno di una timeline o di un calcolo finanziario complesso. Ma applica SEMPRE la regola del keep it simple and short – non fare lavoro che non serve.
In tre semplici step, abbiamo le fondamenta per il DIP (la Documentazione dell’Inizio del Progetto). Le tre basi per il DIP sono il Project Brief, il Piano di Progetto e il Business Case. I nostri tre semplici step ci hanno portato a creare queste tre basi.
Ecco come mettere in pratica il tuo corso PRINCE2. Basta iniziare con tre semplici passi: 1, 2, 3…
Ti è piaciuto questo articolo? Leggi il primo articolo della serie sul Project Management: Qual è il vero ruolo di un Project Manager?
La prossima settimana non perderti il terzo articolo della serie: Rispettare tempi e budget non basta: 6 KPI per il tuo progetto.
