La metodologia PM² è la metodologia ufficiale di project management della Commissione Europea. È estremamente versatile e può essere personalizzata in base alle esigenze di qualsiasi settore o progetto. Le pratiche di PM² consentono ai team di progetto di massimizzare i risultati e di fornire le migliori soluzioni e benefici a tutte gli stakeholders. La metodologia PM² è facile da implementare e può essere utilizzata efficacemente da tutti i Project Manager a prescindere dal loro livello di esperienza.
Per capire meglio come la metodologia PM² è stata utilizzata in un progetto internazionale, abbiamo intervistato Marc Berghmans, Project Manager di WIFI4EU. Abbiamo discusso dell’impatto del progetto e di come Marc e il suo team abbiano applicato la metodologia PM² per ottenere i migliori risultati.
WIFI4EU: Un Caso Studio
Le fondamenta del progetto WIFI4EU sono state gettate da Jean-Claude Juncker, 12° presidente della Commissione europea (dal 2014 al 2019), quando ha dichiarato la necessità di “dotare ogni paese e città in europa di un accesso ad Internet wireless e gratuito intorno ai principali centri della vita pubblica – come parchi, piazze, edifici pubblici, biblioteche, centri sanitari e musei – entro il 2020”.
L’idea era che tutti dovessero beneficiare della connettività a Internet, indipendentemente dalla loro posizione geografica o dal reddito. A tal fine, l’Unione Europea ha stanziato tra il 2018 e il 2020 un budget di 120 milioni di euro per l’iniziativa WIFI4EU con l’obiettivo di “promuovere la connettività Wi-Fi gratuita per tutti i cittadini e visitatori in Europa”.
In questi anni, il progetto ha raggiunto l’obiettivo di installare oltre 90.000 punti di accesso WIFI4EU in più di 7.000 comuni in tutta Europa, fornendo a cittadini e visitatori una connessione WIFI gratuita, consentendo a paesi e città remote di essere meglio connessi online e riducendo la discrepanza tra chi ha accesso a Internet e chi no.
WIFI4EU: un’applicazione della metodologia PM²
Durante la nostra intervista con Marc Berghmans, Project Manager di WIFI4EU, abbiamo discusso di come la Metodologia PM² sia stata utilizzata per realizzare con successo questo progetto internazionale. Innanzitutto, Marc ha sottolineato l’importanza di adattare la Metodologia PM² al proprio ambiente e ai propri processi. Questa è solitamente una delle sfide principali, perché richiede una buona comprensione delle informazioni necessarie per massimizzare l’efficacia della metodologia, adattandola alle esigenze del team di progetto.
Marc Berghmans ha sottolineato che una chiara struttura di governance è essenziale nella gestione di un progetto, soprattutto se di ampia portata. Una chiara struttura di governance delinea i ruoli e le responsabilità di tutti gli stakeholder interni, contribuendo a definire le aspettative e i rapporti di lavoro (chi fa cosa, chi è responsabile di ogni compito). Senza una governance chiara, si scatena il caos.
Un altro aspetto essenziale per applicare con successo la Metodologia PM² al proprio progetto è quello di fare sempre riferimento ai Mindset PM², gli atteggiamenti e i comportamenti che aiutano i team di progetto a concentrarsi su ciò che è essenziale per raggiungere i propri obiettivi.
WIFI4EU: Gestione del rischio con PM²
L’applicazione delle pratiche e mindset di PM², la vasta esperienza di Project Management di Marc Berghmans e le competenze del suo team hanno permesso al progetto WIFI4EU di procedere senza grandi difficoltà.
Tuttavia, una situazione inaspettata durante il progetto si è presentata in relazione al portale online, dal quale i comuni potevano richiedere i fondi e cercare i fornitori – certificati dalla Commissione Europea – che si sarebbero occupati della costruzione delle infrastrutture necessarie per fornire alle loro città/regioni la connettività WIFI. Quando sono iniziati i test, i comuni dovevano passare dal loro portale a quello della Commissione per fornire documenti e certificazioni validi, e poi tornare al portale originale. Il sito web della Commissione ha ricevuto tutto il traffico dal sito web di WIFI4EU, lo ha segnalato come sospetto e lo ha bloccato. Fortunatamente il problema è stato risolto rapidamente.
Questa situazione esemplifica l’importanza della fase di testing, perché se lo stesso problema si fosse verificato il giorno del lancio, la situazione sarebbe stata molto più problematica di quanto non lo è stata durante questa prova.
Marc Berghmans ci ha fornito ulteriori spunti sull’importanza delle pratiche di gestione del rischio di PM² per superare in modo rapido ed efficace qualsiasi sfida durante un progetto. Ci ha detto che il momento migliore per pensare alle pratiche di gestione del rischio è il kick-off meeting, un momento in cui tutti sono ancora calmi e possono pensare razionalmente a come gestire una situazione problematica.
Durante il meeting è importante delineare anche il processo di comunicazione che rimarrà in vigore per l’intero progetto (frequenza, informazioni condivise nei report e ruoli coinvolti).
Oltre alle pratiche standard, come tenere un registro dei rischi e aggiornarlo mensilmente, è importante definire un processo per affrontare i problemi (“issue process”): Come possiamo comunicare i problemi? Quale stile di comunicazione vuole il management? Dalle e-mail, alla chat, agli SMS o alle chiamate dirette: tutto deve essere concordato in anticipo per consentire una gestione agevole dei potenziali problemi. Inoltre, tutti devono avere la possibilità di sollevare un problema.
Infine, è importante pensare a quali incidenti/situazioni possono avere un impatto (in termini di portata, tempo o budget) sul progetto. È anche importante rivedere i rischi regolarmente (ad esempio, mensilmente), perché alcuni rischi non sono rilevanti in una certa fase del progetto, ma possono diventare importanti in una fase successiva.
Tutto ciò, fa parte della sfida generale di personalizzare la Metodologia PM² in base alle esigenze del progetto e degli stakeholder.
Se si verificano situazioni impreviste, è importante fare riferimento alla struttura di governance per capire quali ruoli possono essere coinvolti nella soluzione del problema. È inoltre essenziale ricevere informazioni rilevanti per prendere le decisioni necessarie a risolvere il problema con una deviazione minima dal piano originale.
WIFI4EU: Lezioni apprese
La “Lesson Learned” più importante che Marc Berghmans, con i suoi oltre 30 anni nella pianificazione e nel coordinamento di progetti, programmi e miglioramenti dei processi aziendali su larga scala, ha condiviso con noi è che due fasi di un progetto sono solitamente sottovalutate: La Gestione del Rischio e il Testing.
Per lui, il Testing e il Low Testing devono iniziare non appena il progetto viene avviato. E i test cases non devono essere scritti dagli sviluppatori, ma dalle persone che ne definiscono i requisiti, perché li comprendono meglio. Marc ha anche sottolineato che il test deve sempre produrre dati utilizzabili. Iniziare presto permette al team di progetto di capire se i requisiti per i test sono fattibili e realizzabili, e ciò dà al progetto un vantaggio.
Un’altra importante lezione appresa riguarda la comunicazione e, soprattutto, l’ascolto reciproco: impegnarsi completamente ad ascoltare l’altra persona, invece di iniziare a pensare alla nostra risposta dopo poche parole dell’interlocutore può portare a nuove soluzioni.
WIFI4EU: Implementare la Metodologia PM²
Abbiamo chiesto a Marc di suggerire degli step concreti ad un’azienda che vuole implementare in modo efficiente la Metodologia PM² nei propri progetti e la sua risposta ha evidenziato le seguenti domande principali che il management e i team di progetto dovrebbero sempre porsi:
- Prima di tutto, è importante chiedersi “Perché vogliamo usare PM²?”. Ogni azienda ha ragioni diverse per implementarlo, forse i progetti non vanno bene come pianificato, o sono sempre fuori budget, forse i deliverable non sono mai consegnati in tempo o non è chiaro quando il progetto dovrebbe finire.
- In secondo luogo, Marc suggerisce di rispondere a due domande: “Di cosa abbiamo bisogno?” e “Come definiamo un progetto?”. Marc ha posto queste stesse domande a diverse istituzioni della Commissione Europea per capire come migliorare la gestione dei progetti.
- “Qual è il ruolo del project manager nella nostra azienda? “Sono in grado di compiere i passi necessari per continuare a gestire il progetto?”. Marc ci ha raccontato di aver visto aziende che fanno partecipare tutti i loro project manager a corsi di formazione ma che, dopo aver ottenuto la certificazione, non implementano la metodologia nei loro progetti. Per implementare correttamente ed efficacemente qualsiasi metodologia di gestione dei progetti, le pratiche devono essere applicate in tutte le fasi e in tutte le attività dell’azienda/istituzione: i processi dovranno essere modificati e dovranno essere implementate fasi e nuovi compiti.
Dopo queste domande preliminari, Marc ha individuato tre domande che possono aiutare un’azienda a riflettere sui passi da compiere per implementare la Metodologia PM² nelle proprie attività:
- Come si intende implementare la metodologia per realizzare un piano?
- Come verranno spiegati i nuovi processi a tutti i membri dell’azienda?
- Perché lo stiamo facendo?
In tutto questo, il ruolo del management è estremamente importante. Marc ricorda un vecchio detto che racchiude perfettamente questo sentimento: “Se vuoi farlo, il capo deve parlare”, cioè il CEO o qualcuno di importante nella gerarchia deve sostenere l’introduzione della nuova metodologia di project management.
Per accelerare l’implementazione, il management deve avere un piano chiaro e deve essere in grado di comunicarlo a tutte le parti interessate. È inoltre importante ricordare che la corretta implementazione di una metodologia di project management richiede tempo, non si può fare in tre settimane, nella maggior parte dei casi ci vogliono circa sei mesi o un anno.
Infine, è importante capire quali pratiche della Metodologia PM² l’azienda vuole applicare:
- Cosa vogliamo prendere dalla metodologia? Quali sono gli elementi che saranno comuni a tutti i progetti?
- E la personalizzazione?
Le aziende che hanno molti progetti possono ottimizzare i loro processi e accelerare l’implementazione della metodologia creando un Project Management Office (PMO). Un PMO può seguire i progetti e occuparsi delle consegne e dei risultati.
Il consiglio finale di Marc è di prendersi il tempo necessario per farlo. Creare una struttura, provare con uno o due piccoli progetti pilota e continuare a imparare da ogni nuovo progetto.
Perché dovrei usare PM²?
Per concludere la nostra intervista, abbiamo chiesto a Marc Berghmans perché un’azienda o un professionista dovrebbe utilizzare la Metodologia PM² nei propri progetti.
Marc ha detto che la Metodologia PM² è chiara e facile da capire, con una guida di circa 100 pagine. Per ogni pratica PM² ha un template che si può scaricare in formato Word o Excel, in modo da poterlo utilizzare immediatamente. Per ogni template ci sono chiare indicazioni su ciò che deve essere compilato per il tuo progetto. Inoltre, come parte del processo di personalizzazione, è sempre possibile non utilizzare un modello che non si applica al progetto in corso.
La metodologia PM², come altre metodologie di Project Management, fornisce una comprensione comune di come gestire i progetti, con un linguaggio tecnico e pratiche condivise.
Infine, PM² è la metodologia di Project Management ufficiale della Commissione Europea, quindi è ideale per lavorare con le istituzioni pubbliche di tutta Europa. Il materiale per i diversi programmi PM² (ad esempio, PM² Agile, PM² Portfolio Management, PM² Programme Management) è disponibile online sul sito ufficiale di PM².
Vuoi sapere perché la metodologia PM² può essere ideale per il tuo prossimo progetto? Leggi il nostro blog “5 motivi per innamorarsi di PM²” scritto dalla nostra formatrice Natacha Brenner.
Per saperne di più su come è nata la Metodologia PM², leggi il nostro blog “La storia di PM²”!
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