Perché il Project Management è importante per la tua organizzazione?
I tuoi progetti vengono consegnati in ritardo?
I tuoi progetti costano troppo da realizzare?
Manca una metodologia e una comunicazione standard tra i team di progetto?
Quindi tu e la tua azienda avete bisogno del Project Management.
Affinché le aziende possano avviare, sviluppare e completare con successo progetti, hanno bisogno di persone con solide capacità di gestione dei progetti.
Il mondo degli affari sta accelerando e i cicli di vita dei prodotti sono molto più brevi. Ciò sta costringendo le organizzazioni ad avviare nuovi progetti a un ritmo crescente.
La gestione del progetto è uno dei processi essenziali di un’organizzazione. Senza Project Management, team e clienti sono esposti a una gestione caotica, obiettivi poco chiari, mancanza di risorse, pianificazione non realistica, rischi elevati, risultati finali dei progetti di scarsa qualità, progetti che superano il budget e vengono consegnati in ritardo.
In che modo il Project Management può aiutare la mia organizzazione?
La gestione del progetto coinvolge una varietà di competenze. Il Project Manager possiede un know-how tecnico che comprende tutte le conoscenze relative alle metodologie costruttive, agli strumenti utilizzati e alle tecniche produttive più adeguate.
Ma, allo stesso tempo, è un esperto che possiede indubbie doti relazionali e comunicative, attitudini alla gestione dei rapporti interpersonali nonché doti di motivazione e stimolazione nei confronti dei propri collaboratori al fine di perseguire al meglio gli obiettivi prefissati.
Il Project Management in azienda garantisce, quindi, il collegamento di tutti gli altri professionisti che lavorano attorno ad un progetto per coordinarli e motivarli verso una direzione coerente.
Per questo motivo il professionista presidia il progetto fin dalla fase di pianificazione dove definisce, a grandi linee, il lavoro da eseguire fissando le fasi di realizzazione, i ruoli del personale, le modalità operative, i tempi di produzione e il controllo esecutivo. fino alla corretta chiusura.
Vantaggi della gestione dei progetti per le vostre organizzazioni
La formazione sulla gestione dei progetti offre numerosi vantaggi a un’azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni.
1.Migliorare la produttività
L’obiettivo finale della gestione e pianificazione del progetto è l’efficienza. Le aziende vogliono fare il più possibile nel più breve tempo possibile.
La gestione dei progetti aiuta le aziende a creare processi, modelli e procedure. Potranno riutilizzarli per ogni progetto e sapranno esattamente su cosa puoi contare.
2.Monitoraggio dei progressi
Lo stato del progetto dovrebbe essere conosciuto in ogni momento. Ciò significa misurare i progressi effettivi e confrontarli con i progressi attesi mostrati dal piano.
I piani di progetto contengono risultati finali frequenti e i criteri per determinare se sono completi e corretti dovrebbero essere chiaramente definiti in anticipo.
Un progetto in cui esiste un flusso costante di risultati finali, ciascuno dei quali arriva in tempo, nel rispetto del budget e corretto, sta funzionando bene e probabilmente avrà successo.
Il mancato completamento dei risultati finali è un ovvio segnale di allarme, motivo per cui dovrebbero essere piccoli e frequenti, in modo che questo avviso venga ricevuto il prima possibile e vengano intraprese azioni correttive.
3.Migliorare la collaborazione del team
La gestione dei progetti non ti aiuta solo con un singolo processo di progetto, ma aiuta il tuo team a ottenere una visione olistica di come tutti i tuoi progetti e iniziative sono collegati.
Indipendentemente dal settore in cui opera la tua azienda, il tuo team trarrà vantaggio dall’adozione di alcune nozioni di base sulla gestione del progetto e del lavoro.
Anche poche semplici modifiche al modo in cui la tua azienda pianifica, gestisce e riporta il tuo lavoro possono rendere il tuo team più efficiente, responsabile nei confronti del proprio lavoro e fiducioso di affrontare le cose che contano di più.
4.Mitigazione dei rischi
La formazione sulla gestione dei progetti insegna ai leader come mitigare i rischi, pianificare gli imprevisti e ridurre l’ambiguità. La tolleranza al rischio è auspicabile in un project manager efficace perché i progetti raramente vanno esattamente secondo i piani. Sapere quali parti di un progetto hanno maggiori probabilità di causare problemi e mettere a repentaglio i risultati è un’abilità importante che un project manager deve avere.
Ciò è applicabile anche quando si affronta l’ambiguità. Se le opzioni non vengono identificate e chiarite, l’intero progetto può essere ritardato da problemi imprevisti. I project manager forniscono indicazioni in ogni fase e poi le comunicano chiaramente, in modo che ogni membro del team sia consapevole di come procedere. Una formazione adeguata può aumentare le capacità di comunicazione e la consapevolezza dei rischi.
5.Comunicare apertamente e collaborare meglio
I progetti sono sforzi altamente cooperativi e collaborativi ed è essenziale una comunicazione frequente, aperta e onesta tra tutte le parti. Al di fuori dei sistemi di costruzione per il governo o l’esercito, raramente è necessario che le informazioni sul progetto siano trattate come segrete. Gli addetti al progetto lavorano meglio quando possono vedere il quadro completo, quindi le informazioni dovrebbero essere liberamente disponibili.
Comunicare bene con gli utenti e le parti interessate è particolarmente importante. Aiuta a gestire le aspettative e garantisce che non ci siano sorprese durante il progetto o al momento della consegna. La maggior parte dei progetti IT aziendali comportano almeno qualche cambiamento organizzativo o comportamentale da parte di coloro che li utilizzeranno.
Mantenere gli utenti ben informati con una comunicazione chiara e aperta aiuta a garantire l’impegno verso il cambiamento e aiuta a garantire il risultato aziendale desiderato.
6.Aumentare la soddisfazione del cliente
Non sorprende che la soddisfazione del cliente sia il vantaggio più importante. Ogni volta che un progetto viene completato entro l’ambito, i tempi e il budget, il cliente è soddisfatto.
La gestione intelligente dei progetti fornisce gli strumenti affinché questa relazione con il cliente possa prosperare e aiuta a soddisfare o superare le sue esigenze e aspettative.
In definitiva, le competenze di project management aiutano le organizzazioni a servire i clienti in un modo migliore rispetto a prima.
7.Migliorare il vantaggio competitivo
L’integrità della reputazione riguarda il modo in cui le persone percepiscono la tua organizzazione e i suoi valori. Si basa in parte sul fare ciò che dici, quando dici che lo farai, e questo è direttamente collegato alla gestione efficace del progetto.
Il vantaggio competitivo è il vantaggio ottenuto dalla tua organizzazione perché offre ai tuoi clienti un valore maggiore, o un valore unico, rispetto ad altre organizzazioni.
I bravi professionisti della gestione dei progetti prendono sul serio questi aspetti. E il vantaggio competitivo fornito da una sana gestione dei progetti consente alle organizzazioni e ai loro stakeholder di prosperare.
Come implementare la gestione dei progetti in qualsiasi organizzazione
Esistono molti modi in cui un’organizzazione può scegliere per sviluppare una cultura di gestione del progetto mirata ed efficace, a seconda delle caratteristiche uniche dell’organizzazione stessa.
In generale, tuttavia, in quasi tutte le organizzazioni devono essere presenti cinque elementi fondamentali. Se ognuno di questi elementi non è presente, qualsiasi ulteriore sviluppo può diventare un processo lungo e doloroso.
Questi cinque elementi sono delineati e descritti di seguito:
- Una cultura organizzativa di supporto.
- Programmi di sviluppo delle competenze individuali.
- Definizioni del lavoro e aspettative di prestazione
- Metriche delle prestazioni del progetto.
- Una metodologia di progetto standardizzata.
Le aziende spesso scelgono di implementare una gestione dei progetti standardizzata, che può essere definita come un insieme standardizzato di migliori pratiche.
Il mercato offre un’ampia serie di metodologie.
Qual è il migliore per la tua organizzazione?
Dipende dal tuo lavoro, dal tuo team e dagli obiettivi!
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I nostri esperti saranno felici di aiutarti e consigliarti sulla migliore formazione di cui la tua azienda ha bisogno per iniziare ad implementare una cultura di project management.
