Cosa sono i 5 process group (Gruppi di processo)? A cosa servono? In quale modo il PMBOK può supportare il lavoro di un project manager?
I progetti sono complicati. Ci sono tanti fattori che hanno un impatto costante sul progetto e che richiedono la riallocazione delle risorse per rimanere in linea.
Un ottimo modo per rispettare la tabella di marcia e gestire i costi è raccogliendo ed elaborando i dati del progetto attraverso i 5 Process Group del progetto come descritto nel PMBOK.
Quest’ultimo è uno dei libri più importanti nella raccolta di un project manager: il Project Management Body of Knowledge, PMBOK® Guide. Il PMBOK contiene i processi che regolano qualsiasi aspetto di un progetto. Vengono raggruppati in cinque gruppi di processi o le cosiddette fasi di gestione del progetto. I processi non contengono un metodo specifico per organizzare un progetto bensì possono essere utilizzati con una qualsiasi tipologia di gestione del progetto.
Perché si parla di 5 Process Group e come si legano al Life Cycle?
Il ciclo di vita del progetto (Life Cycle), comprende le fasi necessarie ai project manager per gestire con successo un progetto dal suo inizio alla sua conclusione.
Il ciclo di vita del progetto prevede 5 fasi o process group: Avvio, Pianificazione, Esecuzione, Monitoraggio e Controllo e Chiusura (Initiating, Planning, Execution, Monitoring and Controlling and Closing).
La guida PMBOK parla di un approccio alla gestione dei progetti basato sui processi. La guida suddivide la gestione del progetto in 49 processi, che vengono poi raggruppati nei gruppi di processi e nelle aree di conoscenza.
I progetti complessi, che hanno un’ampia portata, un’alta quantità di risorse e un’elevata importanza strategica, richiedono un livello più elevato di conoscenze di project management. Una conoscenza di base del ciclo di vita del progetto e delle 5 fasi della gestione del progetto (avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo e chiusura) aiuterà i project manager a ottenere un successo continuo e ripetibile nel tempo.
I gruppi di processi sono orizzontali, mentre i domini di prestazioni sono verticali.
Questo perché nel PMBOK i gruppi di processo vengono considerati come le fasi cronologiche che il progetto attraversa, mentre le aree di conoscenza avvengono in qualsiasi momento durante i gruppi di processo.
Di seguito vediamo i 5 Process Group nello specifico.
Initiating – Avvio
Si tratta del gruppo dei processi iniziali: comprende tutti quei processi necessari per avviare un nuovo progetto o una nuova fase di progetto.
La fase di avvio del ciclo di vita del progetto consiste in due processi distinti:la documentazione di base e il registro degli stakeholder. Lo scopo di questa fase è determinare la visione del progetto, documentare ciò che si spera di realizzare e assicurarsi l’approvazione da parte di uno stakeholder che lo possa autorizzare.
Secondo il PMI, l’avvio aiuta a definire la visione di ciò che deve essere realizzato. È qui che il progetto viene formalmente autorizzato dallo sponsor, viene definito l’ambito iniziale e vengono identificati gli stakeholder.
Questi processi vengono eseguiti in modo che i progetti e i programmi non solo siano approvati da un’entità sponsor, ma anche che i progetti siano allineati con gli obiettivi strategici dell’organizzazione. Con questa fase si definiscono in maniera definita le linee guida del progetto così da dare un inizio solido preparando le basi per ciò che seguirà.
Planning – Pianificazione
Una volta autorizzato il progetto va pianificato.
Il secondo gruppo di processi è la fase della pianificazione che coinvolge tutti quei processi relativi alla definizione e alla programmazione dell’entità del progetto.
Vengono stabilite le aspettative degli stakeholder e ora si dovrà definire l’ambito di progetto, costi, scadenze, in generale mostrare agli stakeholder tutto ciò che concerne la gestione del progetto.
Nel PMBOK vengono definiti ventiquattro processi coinvolti nella pianificazione. Anche se un team di progetto può decidere quale di questi scegliere per un determinato progetto, il punto chiave è: se non si pianifica, si fallisce.
Si crea l’infrastruttura del progetto, viene fatta una tabella di marcia dettagliata. Al termine tutti i membri del team devono essere in grado di comprendere la visione del progetto e devono capire cosa fare per raggiungere l’obiettivo prefissato nei tempi prestabiliti.
Il team è in grado di pensare all’intero progetto in anticipo. Quindi non solo crea una serie di piani, ma considera anche tutte le cose che potrebbero andare storte (rischi) e come rispondere a questi rischi.
I tipi di piani che vengono creati sono in primis quello di gestione del progetto, che guida ogni aspetto del progetto. È essenziale in quanto diventa un documento di governance indispensabile.
Se durante questa fase non si esegue tutto nel migliore dei modi si rischia di sforare i costi, far slittare le scadenze. Sarà dunque fondamentale per il project manager in carica di seguire ogni performance che si sviluppa durante questa fase.
Alla fine di questo processo, il team dovrebbe avere un’idea molto precisa non solo di ciò che è stato incaricato di fare, di ciò che rientra e di ciò che non rientra nell’ambito di applicazione, ma anche di ciò che sarà necessario per eseguire il progetto nei tempi e nei costi previsti.
Executing – Esecuzione
La terza fase tratta i processi relativi al completamento delle attività e dei compiti del progetto.
La fase di esecuzione descrive come rispondere alle esigenze e sviluppare i prodotti finali. In altre parole, come raggiungere gli obiettivi.
L’esecuzione del progetto richiede il coordinamento delle risorse umane, la gestione delle aspettative degli stakeholder e la gestione dei cambiamenti del progetto.
Il project manager deve tenere sotto controllo i problemi che si presentano, oltre a fare previsioni regolari sui futuri problemi di tempistica e di costi per affrontare le modifiche con il massimo anticipo possibile. Le richieste di modifica devono essere gestite e documentate durante questa fase e gli stakeholder devono essere tenuti informati costantemente.
In questa fase viene investita gran parte del budget e si produce la maggior parte dei risultati. Si inizia a mettere in pratica il progetto. La fase di esecuzione comprende spesso lo sviluppo del team, il coinvolgimento degli stakeholder e le attività di garanzia della qualità, su base formale o informale. è la fase più lunga di tutte, la maggior parte delle energie e degli investimenti vengono fatti qui.
Gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento e le altre comunicazioni sul progetto vengono inviate alle parti interessate secondo il piano di gestione del progetto. I documenti vengono conservati e archiviati e gli stakeholder vengono informati sullo svolgimento del piano.
È qui che il team di progetto inizia a svolgere il lavoro di creazione dei deliverable, mentre il project manager coordina le risorse.
Non è sufficiente la sola esecuzione. Bisogna assicurarsi che il progetto rimanga in carreggiata. Strettamente legata ed in concomitanza a questa fase troviamo la penultima delle fasi: il monitoraggio e il controllo del progetto.
Monitoring and Controlling – Monitoraggio e controllo
Si tratta ora dei processi che coprono tutto ciò che riguarda il monitoraggio, la rendicontazione e il controllo delle prestazioni e dell’avanzamento del progetto.
Per tutta la durata del progetto, il project manager deve monitorare e controllare il lavoro per garantire che le consegne siano puntuali, conformi al budget e di qualità accettabile.
Il monitoraggio e il controllo del lavoro del progetto avvengono in concomitanza con la fase di esecuzione, quindi i due gruppi di processi si svolgono in parallelo.
La qualità dei prodotti, la comunicazione con gli stakeholder e i problemi potenziali ad alto rischio sono altre aree da monitorare regolarmente. In qualsiasi momento, i risultati del monitoraggio possono portare a modifiche del progetto.
Secondo la Guida PMBOK , si tratta di “processi necessari per tracciare, rivedere e regolare l’avanzamento e le prestazioni del progetto; identificare le aree in cui sono necessarie modifiche al piano e avviare le modifiche corrispondenti“.
Questi sono i momenti in cui si torna in carreggiata, in cui si confronta il piano con la realtà, si misura lo scostamento per intraprendere azioni correttive.
Alcuni esempi di aree che si possono controllare sono l’ambito in cui si svolge il progetto, il costo e la tempistica. Tutti questi aspetti variano in base agli strumenti e alle tecniche da utilizzare per controllarli ma hanno in comune delle linee di base definite in fase di pianificazione.
Se è necessario apportare modifiche a qualsiasi parte del progetto, come documentato nel piano di gestione del progetto, è necessario documentare e aggiornare il piano in questo momento.
Ciò include modifiche alle scadenze, ai costi, ai risultati e a qualsiasi altro cambiamento del progetto.
Solo una costante vigilanza, il monitoraggio e la stesura di rapporti manterranno il progetto focalizzato verso il raggiungimento dell’obiettivo.
Closing – Chiusura
L’ultimo process group è il Closing Process Group.
Questo riguarda tutti quei processi necessari per finalizzare e completare un progetto o una fase di progetto.
Tutti i deliverable creati durante l’esecuzione del progetto sono stati consegnati e il project manager sta definendo gli ultimi dettagli. Può anche includere una revisione e una documentazione delle lezioni apprese,la fine del lavoro per i membri del team e il completamento degli obblighi contrattuali.
Non solo si chiude formalmente il progetto, ma si ottiene anche la firma e l’accettazione da parte del cliente. Anche se questo dovrebbe essere evidente, troppo spesso infatti i progetti terminano.
La conclusione è che, anche se questi gruppi di processo non sono necessariamente facili da implementare, non farlo significa che il team potrebbe non realizzarela fine del lavoro per i membri del team.
Per chiudere il progetto prima di chiudere il progetto devono essere completati gli obblighi contrattuali e finalizzati i finanziamenti. Gli obblighi contrattuali devono essere completati e chiusi.
In conclusione
Questi 5 gruppi sono stati creati per supportare la pianificazione di un progetto dal suo avvio alla sua conclusione.
Il project manager utilizzerà i gruppi di processi nel miglior modo possibile, facendoli interagire tra loro. In questo modo avrà maggiore successo nella gestione del progetto in questione.
I 5 processi possono essere applicati a tutti i tipi di progetto, non fanno dunque riferimento ad un unico modello. In questo modo riescono ad essere adattati a diverse tipologie di progetto, inclusi progetti agili.
I 5 process group definiti dal PMBOK sono un’importante risorsa per un project manager: applicandoli nel miglior modo possibile permette di gestire progetti di successo.
Conoscere e saper applicare nel migliore dei modi possibili i 5 Process Groups (avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo e chiusura) aiuterà i project manager ad avere un successo continuo e replicabile nella realizzazione dei loro progetti futuri.
