Le best practice di Project Management sono applicabili a tutto, ma è mito o realtà? Dopo aver parlato di cinema, serie tv e sport, oggi ci occupiamo di cibo! In particolare, vedremo come organizzare una grigliata come un vero e proprio progetto.
In particolare, prenderemo in considerazione i seguenti aspetti:
- Business Case
- Organizzazione
- Plans
- Quality check
- Rischi
- Cambiamenti
- Lesson Learned
1. Business Case
Il business case è di fatto la giustificazione di progetto, ovvero è la risposta alla domanda: “Perché stiamo facendo questo progetto?”
Nel caso di una grigliata, non si tratta di altro che il voler mangiare una grigliata insieme alla propria famiglia e agli amici per approfittare della bella stagione.
2. Organizzazione
Anche nel caso di una grigliata, è utile avere una buona organizzazione ed essere pronti ad inconvenienti e problemi.
Prima di tutto bisogna stabilire i ruoli: chi si occupa della griglia, chi si occupa dei contorni, chi porta le bevande, chi invece si occupa di posate, tovaglioli, piatti e bicchieri, come ci si organizza per la spesa, ecc… Ovviamente più persone sono coinvolte in una grigliata, più sono le variabili da tenere in considerazione (es. vegetariani, intolleranze, preferenze, e via discorrendo).
Per questo motivo è ottimale stabilire dei ruoli “stagni” dando a ciascuno la responsabilità di una piccola parte del progetto totale, così da essere sicuri che anche se qualcosa dovesse andare storto, sarebbe solo una parte dell’intera organizzazione (l’importante è assegnare il compito della carne a qualcuno di affidabile!).
3. Plans
Pianificare le attività è fondamentale affinché queste riescano al meglio, è quindi importante definire tutto ciò che deve essere svolto dalla fase di preparazione della grigliata, ovvero controllo dei materiali.
La griglia è funzionante? È necessario comprarne una nuova? È presente tutta l’attrezzatura (dalla carbonella alle pinze)?
Una volta analizzato ogni aspetto del “progetto grigliata” e risolto ogni elemento mancante, si può passare al controllo qualità.
4. Quality Check
Quando si tratta di cibo, la qualità è un elemento molto importante sotto diversi punti di vista.
Sicuramente la fase di test è quella più ambita! Chi testerà i “prodotti”? Finalmente un’attività di Project Management che è davvero bello applicare nella vita di tutti i giorni!
5. Rischi
Quali tipologie di rischi si possono incontrare nella preparazione di un barbecue?
- Il tempo meteorologico: la grande incognita di tutte le grigliate (soprattutto quelle di Pasquetta!) è la pioggia. Pensare a soluzioni alternative, come ad esempio avere un luogo coperto in cui poter mangiare, sarebbe sicuramente ottimale.
- Bruciare il cibo: un’eventualità anche peggiore della pioggia. Se la fase di organizzazione è stata affrontata correttamente, alla griglia ci sarà sicuramente il cuoco o la cuoca migliore della compagnia.
- Dimenticarsi preferenze alimentari, intolleranze o allergie: più il gruppo di persone è ampio, più è possibile dimenticarsi di eventuali eccezioni. Avere ben presente questo tipo di dettagli aiuterà tutti ad avere la migliore esperienza possibile, basta solo un po’ di accortezza.
Per approfondire la gestione del rischio in un progetto e migliorare le tue competenze di Risk Management, leggi anche:
6. Cambiamenti
Anche (e soprattutto!) con gli eventi casalinghi, bisogna essere sempre preparati a cambiamenti dell’ultimo minuto: qualcuno ha portato più persone o qualcuno si è dimenticato di informarti di un’intolleranza, … sii pronto a cambiamenti dell’ultimo minuto e sii Agile!
Sperimentare l’agilità nella vita di tutti i giorni aiuta i professionisti ad applicarla anche nelle situazioni più complesse sviluppando ottime doti di problem solving utili anche quando si lavora a progetti.
7. Lesson Learned
Trarre le giuste conclusioni e capire cosa è andato bene e cosa era invece possibile fare meglio è fondamentale: le lesson learned sono il vero bagaglio che ogni professionista riceve dopo aver concluso un progetto.
Ancora meglio, si potrebbe pensare di condividere tra amici quelle che sono le lesson learned della grigliata così da poter migliorare ancora l’organizzazione dell’evento e sfruttare al meglio l’esperienza di tutti!
Scarica l’infografica di Axelos a questo link.
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