Il Programme Management è la gestione dei progetti tra loro correlati che formano un programma (Definizione fornita da Axelos). In questo articolo capiremo perché programmare è un’attività così importante e come può portare benefici alle organizzazioni e ai team di lavoro.
Programmazione continua
“Plans Are Worthless, But Planning Is Everything” è una celebre citazione del presidente degli Stati Uniti Eisenhower che fa capire come ci saranno sempre momenti in cui attenersi ai piani sarà impossibile o in cui anche l’attività di programmazione si rivelerà estremamente difficile, se non impossibile da realizzare.
Tuttavia, il Programme Management non è solamente un’attività da svolgere pedissequamente con documenti da compilare fini a loro stessi: si tratta di un approccio al lavoro che guida tutto il team e i suoi componenti.
Programmare è un’attività necessaria
A prescindere dalla metodologia di Project/Programme/Portfolio Management applicata, l’attività di programmazione deve essere sempre svolta: senza pianificazione non c’è controllo, quindi qualsiasi attività di management risulterà fallimentare o poco efficace.
Ovviamente, l’attività di programmazione risulta più efficiente, più il livello di dettaglio applicato è gestibile e prevedibile. Questo riguarda soprattutto il fattore temporale: è importante programmare ciò che può essere ancora gestito. Avere una data di fine è importante, ma bisogna tenere presente che non sempre questa può essere realistica e accurata.
Suddividere in più fasi
Suddividere un progetto in diversi stage permette un maggior controllo su come procedere nel corso del progetto a livello di priorità, rischi e complessità.
Stage corti garantiscono:
- Maggior controllo: ogni stage ha date prestabilite di inizio e fine. Questo permette di valutare in ogni momento se proseguire, interrompere o modificare il programma di lavoro sulla base della sua evoluzione rispetto a quanto stabilito.
- Flessibilità: aiuta a focalizzare la fase del programma in cui si sta lavorando, capire quale direzione prendere e prepararsi ad affrontare eventuali problemi.
90-days action plan
Suddividere è una delle attività principali nell’ambito del Programme Management: aiuta a gestire le attività creando degli scomparti più ristretti sia a livello di task da compiere che a livello di tempo impiegato. Questo permette di gestire al meglio gli obiettivi da raggiungere, stabilendo tappe intermedie senza essere legati solamente alla conclusione del programma.
Una tecnica ormai molto diffusa è quella del 90-days action plan: come dice il nome stesso, si tratta di un plan che si sviluppa nell’arco di 90 giorni e che aiuta a focalizzarsi sulle azioni che porteranno al raggiungimento di determinati obiettivi.
90-days action plan perché 90 giorni è un periodo di tempo relativamente limitato che aiuta a non perdere il focus degli obiettivi da raggiungere ma al tempo stesso è un lasso di tempo abbastanza lungo da permettere progressi significativi verso l’obiettivo finale. Si tratta quindi del perfetto periodo di tempo per la realizzazione di un plan.
Conclusioni
Anche senza seguire il 90-days action plan, per ogni professionista l’attività della programmazione è fondamentale e aiuta a prevenire ed affrontare gli eventuali problemi che si possono presentare (e lo faranno!) nel corso dello sviluppo di un progetto.
Per approfondire leggi anche: Individuare e risolvere i problemi in un progetto
