I report sono un elemento fondamentale per la corretta applicazione dei principi insegnati da PRINCE2. In questo articolo analizzeremo i report più importanti per la realizzazione di un progetto che rispetti il framework PRINCE2:
- Documentazione dell’inizio del progetto
- Checkpoint Report
- Business Case
- Highlight Report
- End stage Report
- End project Report
La frequenza
La frequenza con cui devono essere redatti e consegnati i report non è stabilita da PRINCE2, ma deve essere adattata alle esigenze di ogni progetto e di ogni team di lavoro.
Proprio per questo, risulta fondamentale stabilire la frequenza di consegna dei report affinché corrisponda al livello di controllo necessario per il progetto e modificare anche la frequenza stabilita affinché rimanga un fattore utile al progresso del progetto.
Documentazione dell’inizio del progetto
- Prodotto da: Project Manager
- Consegnato a: Comitato di Progetto
- Funzionalità: Essere un punto di riferimento per tutti gli stakeholder coinvolti nello sviluppo del progetto.
La DIP (Documentazione dell’Inizio del Progetto) raccoglie tutte le informazioni necessarie ai professionisti coinvolti nella realizzazione di un progetto affinché questo possa essere iniziato con tutto il personale allineato e consapevole. La DIP ha 3 funzionalità principali:
- Conferma che il progetto abbia solide basi sui cui lavorare.
- È il documento di riferimento per valutare lo stato di avanzamento dei lavori.
- Serve a tutti coloro che lavorano al progetto per averne ben chiare le informazioni fondamentali.
Scopri come scrivere correttamente la Documentazione di inizio di un progetto leggendo il nostro articolo.
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Checkpoint Report
- Prodotto da: Team Manager
- Consegnato a: Project Manager
- Funzionalità: Fornire informazioni inerenti i progressi del work package
Generalmente prodotto dal team manager, il Checkpoint Report serve a fornire al project manager informazioni inerenti i progressi del work package.
Un checkpoint report deve sempre includere una introduzione che indichi scopo, obiettivi, scope del progetto ed identificare chi ha la responsabilità di scegliere l’approccio alla lavorazione.
Il Checkpoint Report deve indicare e giustificare ogni variazione effettuata relativamente a quanto stabilito rispetto a corporate, programme management o richieste dei clienti.
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Business Case
- Prodotto da: Executive
- Consegnato a: Project Board
- Funzionalità: Spiega il perché di un progetto e ne dà la giustificazione a proseguire
Il Business Case è il documento che giustifica continuativamente l’avanzare del progetto lungo tutte le sue fasi di sviluppo. Il Business Case viene sviluppato all’inizio del progetto e aggiornato con l’avanzare della lavorazione per assicurarsi di avere una costante risposta alla fondamentale domanda: “L’investimento è ancora valido?”
Trovi tutte le informazioni necessarie sul Business Case nell’articolo Come scrivere un Business Case?
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Highlight Report
- Prodotto da: Project Manager
- Consegnato a: Project Board
- Funzionalità: Fornire informazioni sui progressi effettuati relativamente a tutto il progetto e/o relativamente uno stage.
Non solo il project board utilizza questo report per monitorare la gestione degli stage e i progressi del progetto, ma anche il project manager utilizza l’Highlight Report per aggiornare il project board riguardo a problemi o per chiedere aiuto su determinate questioni.
L’Highlight Report deve includere:
- informazioni su come stanno performando il progetto e lo stage rispetto alle tolleranze stabilite;
- richieste di cambiamento, siano queste state sollevate, approvate, rigettate o pending;
- un sommario di problemi e rischi attuali o potenziali;
- lessons learned, comprendendo una revisione di quello che è andato bene e di quello che è andato male con consigli e raccomandazioni per corporate, programme management o clienti.
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End Stage Report
- Prodotto da: Project Manager
- Consegnato a: Project Board
- Funzionalità: Fornire informazioni sui progressi realizzati alla fine di ogni stage (ad esclusione del final stage). Le informazioni devono essere sufficienti da poter chiedere al Project Board di prendere decisioni relative al proseguimento del progetto.
L’obiettivo dell’End Stage Report è quello di fornire una sintesi dei progressi compiuti fino ad oggi, la situazione generale del progetto, e informazioni sufficienti per chiedere una decisione del comitato di progetto su cosa fare successivamente con il progetto.
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End Project Report
- Prodotto da: Project Manager
- Consegnato a: Project Board
- Funzionalità: Fornire le informazioni necessarie per fornire l’autorizzazione a chiudere il progetto.
L’End Project Report è utilizzato nella fase di chiusura del progetto e serve a:
- determinare come ha performato il progetto rispetto a quanto preventivato nel Project Initiation Documentation (PID);
- tramandare le lesson learned e qualsiasi consiglio che possa essere applicato ad altri progetti;
- trasmettere dettagli relativi a lavoro non finito, rischi in corso o possibili future modificazioni di prodotto.
Nell’End Project Report non devono sicuramente mancare il report del project manager in cui riassume le performance del progetto, un approfondimento sulla revisione del prodotto relativamente a caratteristiche e features, un bilancio degli obiettivi e di come il progetto ha performato rispetto a quello che era stato pianificato e una revisione del business case che tragga conclusioni sulla validità del progetto includendo benefici ancora da raggiungere, ulteriori benefici attesi e deviazioni dal business case inizialmente concordato.
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Per approfondire, leggi anche il nostro articolo Come scrivere un Project Status Report
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