Il PMO, ovvero il Project/Programme/Portfolio Management Office, è l’organo dell’organizzazione responsabile per tutti i progetti e i programmi in corso. Può essere visto come un archivio centrale in cui le organizzazioni hanno una supervisione di tutte le iniziative di cambiamento e sono in grado di coordinarle.
Puoi approfondire l’argomento leggendo il nostro articolo Cos’è il Portfolio Management?
Fondamentalmente il PMO fornisce dei servizi all’organizzazione, ma questo cosa può davvero portare ad un’organizzazione? L’ambiente di lavoro è molto complesso e in continuo cambiamento, inoltre i ruoli e il contesto di progetti e programmi influenzano profondamente il PMO.
Le responsabilità giornaliere del PMO sono legate alla figura del PMO Manager. Oltre a quello del PMO Manager, altri ruoli legati al PMO sono: PMO administrator, PMO analyst, PMO director a cui si aggiungono altre figure specializzate.
Cosa fa un PMO Manager?
I/le PMO manager svolgono un vasto numero di compiti al fine di supervisionare con successo tutti gli aspetti del processo di sviluppo del progetto. Se l’organizzazione non ha ancora un PMO ma sta pensando di istituirne uno, il/la PMO Manager sarà la figura intorno a cui creare e strutturare tutto il team. Il/la PMO Manager è anche colui che individua e/o recruta le risorse in base al modello di PMO scelto.
Una volta che il PMO è istituito, le sue responsabilità giornaliere sono:
- Seguire tutti i programmi e i progetti in corso
- Supervisionare tutto il personale all’interno del PMO
- Supervisionare lo sviluppo del progetto
- Agevolare il project planning
- Agevolare il processo di governance
- Agevolare il processo di change control
- Svolgere attività di analisi finanziaria
- Fornire report finanziari e linee di bilancio
- Modificare processi e organizzare i flussi di lavoro
- Assicurare che la documentazione sia corretta e aggiornata
- Assicurare che i membri del team rispettino gli standard dell’organizzazione
- Collaborare con i leader di altri dipartimenti
- Fornire la documentazione di progetto e di programma
- Guidare i project manager
Le skill necessarie per diventare un/una PMO Manager
Il/la PMO Manager è responsabile per un elemento chiave dell’organizzazione in quanto guida tutti i progetti e programmi in fase di svolgimento. Pertanto, il/la PMO Manager deve essere in grado di avere una visione d’insieme chiara e completa in linea con la visione dell’organizzazione. Allo stesso tempo, il/la PMO Manager deve essere in grado di focalizzarsi su dettagli e technicality e avere ottime competenze interpersonali in quanto deve lavorare a stretto contatto con professionisti di diverso livello.
Spesso un/una PMO Manager ha almeno uno dei seguenti gruppi di competenze di base:
- Problem solving e pragmatismo
- Alto livello di competenze organizzative
- Ottima leadership
- Pensiero critico e attenzione ai dettagli
- Capacità di ottenere risultati anche sotto stress
- Ottime capacità di comunicazione verbale e scritta
- Ottime competenze da stakeholder
- Conoscenza dell’ambito finanziario e impostazione commerciale
- Ampia conoscenza di project management e change management
- Approfondita conoscenza su come utilizzare gli strumenti di lavoro
Inoltre, al PMO Manager può essere richiesto di dimostrare le sue competenze in project management attraverso una certificazione PMP e/o una certificazione P3O.
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