Per diventare un/una Project Manager di successo, le sole conoscenze tecniche non sono sufficienti. Essendo quello del project manager un ruolo in sinergia e interdipendente con ambiente e team di lavoro, è fondamentale che un/una professionista riesca a sviluppare alcune soft skills necessarie al successo dei progetti.
Quindi, quali sono le soft skill in project management che possono essere considerate fondamentali?
- Team building
- Saper prendere decisioni
- Gestire i conflitti
- Comunicare in modo efficace
- Saper negoziare
Team Building
Per riuscire a realizzare e gestire progetti in modo efficiente ed efficace, è fondamentale che il team sia allineato e soprattutto che collabori. Il/la project manager deve svolgere la funzione di collante tra i vari membri, facendoli collaborare e assegnando task che rispecchino il più possibile le competenze e le inclinazioni di ognuno di essi.
Se il/la project manager è in grado di creare uno spirito di squadra che coinvolge tutti i membri, potrà fare sempre più affidamento sui collaboratori, che saranno motivati a lavorare in modo sinergico tra di loro. Questo contribuirà ad evitare problemi e incomprensioni e a facilitare tutti i processi.
Saper prendere decisioni
Ovviamente, nello sviluppo di un progetto, è necessario riuscire a prendere le giuste decisioni, cercando di rimanere nei tempi stabiliti.
Il/la project manager di successo deve essere in grado di raccogliere le idee di tutti i membri del team che hanno le giuste competenze per poi prendere decisioni che possano andare in conflitto con le proposte ricevute, se questo garantisce la buona riuscita del progetto.
Può sicuramente essere utile affidarsi al modello decisionale in sei fasi:
- Definire il problema in modo chiaro e coinciso.
- Fare brainstorm con il team per ideare possibili soluzioni.
- Definire criteri di valutazione per le soluzioni e analizzare pro e contro di ognuna di esse.
- Capire quali sono gli altri attori coinvolti nell’implementazione della soluzione e coinvolgerli nel processo.
- Dopo aver effettuato l’implementazione analizzare, valutare e ascoltare le lesson learned.
- Valutare in che misura l’obiettivo del progetto è stato raggiunto mettendo in atto la soluzione.
Gestire i conflitti
I team che lavorano bene non sono i team in cui non ci sono mai conflitti ma i team in cui questi conflitti vengono gestiti e superati. Ed è proprio nelle situazioni di conflitto che l’esperienza di un project manager risulta fondamentale.
Infatti, il project manager deve riuscire a gestire i problemi interni al team così da garantire che il progetto proceda con successo. Le cause che possono scatenare la nascita di possibili conflitti sono molte, come ad esempio: comunicazione tra i membri del team scarsa o inefficace, richieste poco chiare relativamente ai requisiti di realizzazione del progetto, conflitti interni pre-esistenti e radicati, politiche aziendali poco inclini a favorire la collaborazione tra colleghi.
Un project manager di successo deve essere in grado di superare anche le problematiche pre-esistenti e radicate all’interno del team al fine di garantire un clima di lavoro disteso e stimolante che sia in grado di portare alla realizzazione di progetti di qualità nei tempi stabiliti.
Comunicare in modo efficace
Un/una project manager di successo deve essere in grado di comunicare in modo chiaro ed efficace con tutti gli stakeholder coinvolti nel progetto.
Questo comporta prima di tutto la capacità di comunicare con i membri del proprio team: la comunicazione aperta è un elemento di coinvolgimento efficace in grado di motivare concretamente i professionisti. Essere sempre aggiornati rende i membri del team proattivi nei confronti di possibili problemi e soprattutto più motivati ad impegnarsi affinché il progetto si concluda entro le tempistiche prestabilite e nel rispetto degli standard di qualità richiesti.
Ai colleghi si aggiungono quindi i superiori, con cui il/la project manager deve essere in grado di comunicare in modo chiaro sugli sviluppi del progetto, siano essi positivi o negativi. Questo permette di evitare che possano esserci incomprensioni nei confronti di quanto richiesto dai responsabili al gruppo di progetto.
Infine, ovviamente, i clienti. Il/la project manager che non è in grado di comunicare con i propri clienti, non saprà realizzare progetti che li soddisfino e ogni lavoro risulterà fallimentare sin dal principio.
La comunicazione si rivela quindi uno degli elementi principali alla base del successo di ogni progetto.
Saper negoziare
Anche questa soft skill si rivela fondamentale per la riuscita di qualsiasi progetto. Come già detto il/la project manager è l’elemento che unisce team di lavoro, superiori e clienti. Oltre a dover comunicare singolarmente con questi e altri gruppi (ad esempio i fornitori), il/la project manager deve anche essere in grado di gestire le richieste delle parti e bilanciarle tra loro.
La capacità di negoziazione è sicuramente una delle soft skills che maggiormente aiuta a livello pratico ogni project manager: alleggerisce la pressione del lavoro e aiuta a trovare soluzioni a problemi che possono inizialmente sembrare insormontabili.
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